Класифікація документів

Закон — правовий акт вищого органу державної влади, що має найвищу юридичну чинність.

Постанова — правовий акт вищого і деяких центральних органів державного управління з метою вивирішення найбільш важливих і принципових завдань та встановлення визначених стабільних правил поведінки.

Розпорядження — правовий акт, видаваний одноосібно керівником з метою вивирішення визначених питань. Як правило, воно має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян.

Рішення — правовий акт виконавчих комітетів, прийнятий у колегіальному порядку для вирішення найбільш важливих питань їхньої компетенції.

Наказ — правовий акт, видаваний керівником підприємства, установи, організації з метою вирішення найважливіших оперативних питань. Накази видаються як на виконання нормативних документів вищих органів, так і в ініціативному порядку для керівництва внутрішньою діяльністю установи.

Перераховані нормативні акти складають основу розробки і формування документів кадрових служб при керуванні персоналом на виробництві. В особливу группу документів входять службові листи, телеграми, телефонограми, що застосовуються для передачі термінових повідомлень, указівок, звітів, довідок і т.д.

До документів на персонал належать: заяви про прийом на роботу, переміщення, звільнення і з інших кадрових питань; контракти з найму працівників; характеристики; накази на особовий склад та ін.

Заява

Письмова заява про прийом на роботу складається в довільній формі. Проте в ній мають бути такі реквізити: найменування організації, посада, прізвище й ініціали посадо­вої особи, яка має право прийому на роботу; відомості про заявника (прохання; перелік додатків (у разі необхідності) із зазначенням прізвище, ім'я, по батькові і домашня адреса); назва документа; зміст кількості сторінок; дата впорядкування заяви; підпис заявника.

Автобіографія — документ, що автор складає самостійно, у довільній формі, однак з дотриманням визначених вимог. Усі зведення даються в хронологічному порядку і так, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділову кваліфікацію й особовісні якості людини. При описі трудової діяльності не слід обмежуватися тільки перерахуванням посад, необхідно пояснити причини переходу з однієї роботи на іншу. Якщо тимчасово не працював, треба вказати причину. Необхідно також написати про зміни місця проживання.

Накази по особовому складу регламентують питання прийому на роботу, переведення, звільнення, надання щорічних і додаткових від­пусток, накладення стягнень, направлення в службові відрядження.

Підписаний керівником організації наказ (розпорядження) дово­диться працівникові під розписку.

На підставі цього наказу відділ управління персоналом заповнює форму № П-2 "Особова картка", робить відповідні записі у трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок.

Контракт

У контракті передбачаються: обсяги пропонованої роботи й вимоги до якості і термінів її виконання; права, обов'язки та взаємна відповідальність сторін; умови оплати й організації праці; підстави для його припинення або розірвання; соціально-побутові й Інші умови, необхідні для виконання зобо­ в'язань, узятих на себе сторонами, з урахуванням специфіки роботи, фахових особливостей і фінансових можливостей підприємства, уста­ нови, організації або роботодавця. Розміри виплат, передбачені конт­ рактом, не можуть установлюватися менше, ніж це визначено чинним законодавством, угодами й колективним договором.

У контракті можуть також визначатися умови підвищення або зниження обумовленого сторонами розміру оплати праці, встановлення доплат і надбавок, премій, винагород за підсумками роботи за рік і бо інший період, участі в прибутку підприємства.

Також може бути передбачено додаткові пільги, гарантії та компенсації, не встановлені чинним законодавством, за рахунок коштів робото­давця. У контракті визначаються .ежими робочого часу і часу відпочинку працівника.

Контрактом не можна: змінювати порядок розгляду індивідуальних трудових спорів; вводити щодо працівника повну матеріальну відповідальність крім випадків, передбачених ст. 134 КЗпП України).