21

Тема 9. Кадрове планування в організаціях (2 год.)

Поняття про кадрове планування. Мета та завдання планування персоналу. Сутність стратегічного планування людських ресурсів. Фактори, що впливають на визначення потреб в персоналі.

Зміст, завдання та принципи кадрового планування

Планування роботи з персоналом є складовою частиною загальних планів органі­зації і здійснюється за комплексом напрямів – підсистем управління персоналом.

Проблеми кадрового планування обумовлені:

1. Труднощами процесу планування кадрів, обумовленими складністю прогнозування трудової поведінки, можливістю ви­никнення конфліктів тощо. Можливості використання кадрів у майбутньому і майбутнє ставлення

їх до роботи прогнозується, якщо це взагалі можливо, з високим ступенем невизначеності.

2. Подвійністю системи економічних цілей у кадровій полі­тиці. Якщо при плануванні в галузі маркетингу, інвестицій тощо цілі планування зачіпають економічні аспекти, то при плануванні кадрів сюди додаються компоненти соціальної ефективності.

Філософія кадрового планування

1. Планування персоналу виходячи з результатів плануван­ня інших сфер:

2. Планування персоналу як інтегративне планування:

Кадрове планування— це система комплексних рішень і заходів з реалі­зації цілей організації і кожного працівника, яка дозволяє:

—забезпечити організацію персоналом відповідно до кількості і вимог робочих місць;

— підібрати таких людей, які могли б вирішувати поставлені завдання як у поточному, так і в майбутньому періодах;

— забезпечити високий рівень кваліфікації працівників;

— забезпечити активну участь працівників в управлінні організацією.

При здійсненні кадрового планування організація переслі­дує такі цілі:

- одержати й утримати людей потрібної якості й у потрібній кількості;

- найкращим чином використовувати потенціал свого персоналу; - бути здатною передбачати проблеми, що виникають через можливий надлишок чи недостачу персоналу.

Основні завдання кадрового планування:

- розробка процедури кадрового планування, узгодженої з інши­ми його видами;

-погоджування кадрового планування з плануванням ор­ганізації в цілому;

• організація ефективної взаємодії між плановою групою кадро­ вої служби і плановим відділом організації;

• впровадження в життя рішень, що сприяють успішному здійс­ ненню стратегії організації;

• сприяння організації у виявленні головних кадрових проблем і потреб при стратегічному плануванні;

-поліпшення обміну інформацією щодо персоналу між усіма підрозділами організації;

Виділяють наступні етапи кадрово­го планування:

1. Оцінка наявного персоналу і його потенціалу.

2. Оцінка майбутніх потреб.

3. Розробка програми по розвитку персоналу.

Процес кадрового планування складається з чотирьох ба­зисних кроків:

1. Визначення впливу організаційних цілей на підрозділи організації.

2. Визначення майбутніх потреб (необхідних кваліфікацій майбутнього персоналу і загального числа службовців, що пот­рібні для досягнення даною організацією поставлених цілей).

3. Визначення додаткової потреби в персоналі, враховуючи наявні кадри організації.

4. Розробка конкретного плану дії по ліквідації потреб у персоналі.

Стратегічне планування повинне вишукувати фактори, що є ключовими для успіху організації.

Кадрове планування спрямоване як на вирішення проблем підприєм­ства, так і на задоволення інтересів і потреб працюючих. Для організації важливо мати в потрібний час і на потрібному місці, в певній кількості та відповідної кваліфікації персонал, а працівникам — нормальні умови праці, стабільність зайнятості і справедливість оплати.

Кадрове планування є складовою частиною планування в організації, оскільки кожний вид діяльності повинен бути забезпечений персоналом і буде ефективним за умови інтеграції в загальний процес планування.

Таким чином, планування кадрової роботи включає науково обґрунтоване визначення перспективної і поточної потреби в кадрах необхідних спеціальностей і кваліфікації, оцінку ефективності використання персоналу на виробництві, форм і видів підготовки і підвищення кваліфікації; визначення оптимального розміщення, переміщення і висування керівників і фахівців; проведення виховної роботи в колективах. Сучасне комплектування підприємства кадрами і реалізація довгост­рокової, орієнтованої на майбутнє, кадрової політики є неможливим без чіткого кадрового планування.

Кадрове планування охоплює три послідовних етапи:

1. Інформаційний етап. На цьому етапі проводиться збір статистичних даних та іншої необхідної інформації, її обробка й аналіз кадрової ситуації, а також ймовірних варіантів її розвитку на перспективу.

2. Етап розробки проектів кадрового плану. На цьому етапі про­водяться дослідження альтернативних проектів кадрового плану.

3. Етап ухвалення рішення, тобто затвердження одного з варіантів плану як обов'язкового орієнтиру для організації діяль­ності кадрової служби. Він розробляється з кількісними і якісни­ми показниками.

Теоретичною основою планування кадрової роботи є урядові рішення з питань соціально-економічної політики, а також результати господарської діяльності і наукових досліджень в області підбора, підготовки і використання кадрів. Практичною основою планування роботи з кадрами є плани економічного і соціального розвитку колективів виробничих об'єднань, підприємств і організацій.

Щоб визначити потребу організації в людських ресурсах, необ­хідно усвідомити, під впливом яких зовнішніх та внутрішніх факторів вона формується.

Діючі взаємозв 'язки в плануванні потреби в персоналі

Фактори	їх вплив	Методи визначення
1. Зовнішні фактори
1.1. Зміна кон'юнктури	Збутові можливості підприємства	Аналіз тенденцій, оцінка
1.2. Зміна структури ринку		Аналіз ринку
1.3. Конкурентні відносини		Аналіз становища на ринку
1.4. Дані, що визначаються економічною політикою	Собівартість	Аналіз економічних даних і процесів
1.5. Тарифна угода		Прогноз наслідків, аналіз прийнятих угод
2. Внутрішні фактори
2.1. Запланований обсяг збуту	Кількісні та якісні потреби в кадрах (новий попит або понижений попит)	Ухвалення підприємницьких рішень у відповідності до оцінки вказаних факторів
2.2. Техніка, технологія, органі-зація в-ва та праці	Чисельність необхідно-го персоналу. Обсяг та якість продукції	Показники на основі емпіричних даних орг. характеру і науки про працю
2.3.Плинність кадрів	Додаткова потреба у працівниках для заміни вибулих	Облік вибуття
2.4. Простої	Нераціональне вико-ристання персоналу. Скорочення обсягів виробництва	Визначення частки плинності кадрів і простоїв
2.5. Стратегія профспілки	Кадрова політика	Переговори

Внутрішні фактори. Потреби організації в робочій силі зале­жать насамперед від поставленої мети, для реалізації якої необ­хідні людські ресурси. Чим конкретніша організаційна мета, тим легше визначити потреби в робочій силі, необхідній для її реаліза­ції. Ще одне джерело зміни потреби організації в робочій силі — внутрішньорганізаційна динаміка робочої сили: звільнення за власним бажанням, виходи на пенсію, декретні відпустки і т.д.

Зовнішні фактори:

1. Макроекономічні параметри — темпи економічного зростання, рівень інфляції і безробіття.

2. Розвиток техніки і технології може докорінно змінити погреби організації в робочій силі.

3. Політичні зміни можуть впливати на потреби в людських ресурсах і становище на ринку праці через зміну законодавства (податкового режиму, системи соціального страхування, трудового законодавства).

4. Конкуренція і стан ринку збуту, що змінюються під впли­вом різних факторів, здійснюють безпосередній вплив на потре­би підприємства в людських ресурсах.

Основними видами планування є довгострокове, перспективне і поточне. Довгострокове планування охоплює період не менш 10—15 років, перспективне — п'ятилітній період, оперативний (поточний) — до одного року.

Довгострокове планування виступає звичайно у формі цільових комплексних програм. Комплексна програма "Кадри" передбачає такі основні напрямки роботи з кадрами: удосконалювання планування й організації кадрової роботи, створення комплексної системи керування персоналом на основі використання електронно-обчислювальної техніки; удосконалювання систем комплектування, підготовки і підвищення кваліфікації кадрів, поліпшення їх соціально-демографічної і професійно-кваліфікаційної структури; зміцнення дисципліни праці і стабілізація виробничих колективів на основі всілякого скорочення втрат робочого часу, плинності кадрів і поліпшення умов праці, побуту і дозвілля працівників. При розробці цільової програми "Кадри" враховуються основні положення сучасної кадрової політики, особливості демографічної ситуації, зв'язані з балансом трудових ресурсів, а також процесами вивільнення і перерозподіли працівників; найважливіші тенденції науково-технічного прогресу на виробництві; зростаючі вимоги до удосконалювання планування й організації керування; накопичений досвід реалізації основних напрямків удосконалювання роботи з кадрами в попередніх періодах. Метою таких програм є створення умов для забезпечення виробничих підрозділів стабільними кваліфікованими кадрами, постійного росту продуктивності праці за рахунок реалізації заходів програми, зниження рівня плинності кадрів і втрат робочого часу, а

Рис. 1 Кадрове планування

також поліпшення структури кадрів відповідно до вимог розвитку сучасного виробництва. На стратегічному рівні визначають довгострокові, розраховані на 10— 15 років цілі підприємства, напрямки його розвитку, враховуючи загальну ситуацію на ринку праці, тенденції розвитку внутрішньої і зовнішньої торгівлі, концепції і напрямки розвитку народного господарства в цілому. Встановлюються трудові, фінансові, матеріальні ресурси, необхідні для досягнення цілей організації. Обирається метод (стратегія) досягнення цих цілей. Оформлюють результати стратегічного планування у вигляді кон­цепцій і програм розвитку, протоколів намірів.

На основі довгострокових планів роботи з кадрами розробляються перспективні і поточні плани, що у сукупності являють собою єдину систему планування кадрової роботи на виробництві, що дозволяє комплексно реалізувати найважливіші процеси формування кадрового потенціалу підприємства, об'єднання, галузі. На тактичному рівні загальні цілі конкретизуються на коротший пері­од— 2—5 років, і відповідно до поставлених завдань залучаються необхідні ресурси. Строк у 2—5 років зумовлений тим, що він співвідноситься із три­валістю проектування й освоєння нової техніки, технології, реконструкції і технічного переозброєння, розв'язку масштабних задач по соціальному розвитку підприємства.

П'ятирічний план роботи з кадрами містить у собі три основних розділи, у яких відбиваються заходи:

• по удосконалюванню складу кадрів робітників, керівників і фахівців (показники якісного складу кадрів, аналіз їхнього відновлення і розрахунок перспективної потреби, визначення джерел комплектування кадрами, визначення вимог до різних категорій працівників і розробка профессиограмм основних професій, оцінка кадрів і створення резерву на висування, робота з молодими фахівцями і молодими робітниками, заходу, спрямовані на удосконалювання підбора і висування керівних кадрів і ін.);

• по підготовці, перепідготовці і підвищенню кваліфікації кадрів, створенню єдиної системи безупинного утворення (показники загальноосвітньої і професійної підготовки працівників, робота з навчання і підвищення кваліфікації, підготовці резерву; створення учбово-матеріальної бази, розвиток постійний діючих форм безупинного утворення персоналу на виробництві);

• по вихованню кадрів (зміцнення виробничої і трудової дисципліни, наставництво й ін.).

Результати тактичного планування оформлюють, як правило, докумен­том економічного і соціального розвитку підприємства. Плани реалізації конкретних підприємницьких проектів на тактичному рівні (плани рекон­струкції, впровадження нових технологій, створення підприємств тощо), які вимагають залученнядо цих процесів інвестицій, розробляють у формі «Бізнес-планів».

На оперативному рівні розв'язуються поточні завдання, які висувають­ся кон'юнктурою ринку, і, відповідно, план й розробляються в межах року. В річних планах завдання тактичного планування конкретизуються, уточ­нюються на основі вивчення руху персоналу, потреб виробництва. Пла­нові розрахунки проводяться, як правило, у квартальному розрізі.

Безумовна вимога полягає втому, що планування навіть нагальних зав­дань не повинно суперечити стратегічним і тактичним цілям підприєм­ства.

Поточний план конкретизує показники довгострокового і перспективного планів роботи з кадрами і відбиває питання комплектування підрозділів необхідними працівниками, їхнього розміщення і навчання, оцінки діяльності і підвищення кваліфікації, контролю раціонального використання робочого часу і здійснення запланованих заходів щодо роботи з кадрами.

Планування кадрової роботи на виробництві здійснюється на основі загальних для всієї системи планування і прогнозування принципів, найважливішими з який є науковий характер планування і прогнозування, їхня безперервність; збалансованість між ресурсами і потребами; сполучення галузевого і територіального підходів до планування; комплексний і системний підхід до розробки планів.

При цьому система планування кадрової роботи повинна включати такі обов'язкові показники: чисельність кадрів по категоріях і посадам; питома вага працівників апарата керування в загальній чисельності працюючих, витрати на їхній зміст; кількість робітників, фахівців і керівників, що повинні навчатися в різних видах навчальних закладів, у тому числі в системі підготовки резерву кадрів керування; кількість навчальних місць у системі підготовки і підвищення кваліфікації кадрів, забезпеченість навчальними місцями (відношення фактичного числа навчальних місць до необхідного); оборот, плинність і змінюваність кадрів різних категорій і професійних груп; утрати робочого часу внаслідок порушень трудової дисципліни й ін. Це дозволяє по-справжньому комплексно охопити плануванням усі найважливіші ланки, проблеми і процеси роботи з персоналом на виробництві. При цьому ведуче місце в системі планування кадрової роботи приділяється розробці планів потреби в кадрах і джерел її забезпечення.

Ефективне кадрове планування позитивно впливає на результати діяльності підприємства завдяки:

—оптимізації використання персоналу. Детальне планування дозволяє виявити й ефективно використати персонал шляхом створення робочих місць; переводу працівників на інші робочі місця; реорганізацію виробни­чих процесів;

— удосконалення процесу найму працівників;

— організації професійного навчання. Детальна розробка плану про­фесійного навчання дозволяє забезпечити потрібну кваліфікацію праців­ників і досягти реалізації цілей підприємства з меншими витратами;

— скорочення загальних витрат на робочу силу за рахунок продуманої, послідовної та активної політики на ринку праці.

Отже, на основі кадрового планування вирішуються питання раціо­нальної зайнятості працівників, стабільного та рівномірного завантажен­ня персоналу протягом робочого часу (тижня, року).

Процес планування персоналу, які планування взагалі, грунтується на таких принципах: науковість, економічність, безперервність, гнучкість, уз­годження, масовість, повнота, точність.

Планування персоналу повинно забезпечити максимальне розкриття здібностей працівників і їх мотивацію, врахувати економічні і соціальні наслідки при прийнятті відповідних рішень. Оскільки персонал є вирішаль­ним фактором діяльності будь-якої організації, про ефективність кадро­вого планування можна судити з рівня досягнення цілей підприємством.

Результати кадрового планування повинні знайти своє вираження в комплексі конкретних заходів для підтримки балансу робочої сили при звільненні працівників і забезпеченні найму потрібних спеціалістів, орга­нізації навчання молодих працівників і підвищення кваліфікації штатних співробітників.

Вихідними даними для планування потреб у персоналі є: план робочих місць, виробнича програма, норми праці, зростання продуктивності праці і структура робіт.

ПРОГНОЗУВАННЯ В УПРАВЛІННІ ПЕРСОНАЛОМ

Попередньою стадією планування кадрової роботи є прогнозування, що є основою підготовки планових рішень і завдань. Прогнозування застосовується для передбачення зміни структури і динаміки кадрової роботи в майбутньому на основі аналізу минулого і сьогодення і виходить з цілей розвитку підприємства, об'єднання, галузі, які необхідно досягти на визначеному перспективному етапі. Динаміка розвитку організацій і галузей обумовлена різноманіттям факторів, що діють на ці господарські системи, наявністю рухливих зв'язків між окремими ланками структури керування. Тому сутність прогнозу структури кадрів, шляхів її удосконалювання визначається передбаченням змін у системах підбору, підготовки, розміщення і виховання кадрів, станом демографічних змін у регіоні і країні, зростанням вимог до кадрів і кадрової роботи. Прогнозування будується на основі переробки необхідної інформації. Основні етапи процедури прогнозування:

1) ретроспекція — вивчення стану кадрової роботи і структури кадрів у минулому (за останні 10—15 років);

2) діагноз — визначення характеру, стану кадрової роботи і структури кадрів на підставі всебічного їхнього дослідження. Тут насамперед виявляються тенденції в розвитку структури кадрів, визначаються шляхи удосконалення кадрової роботи, мети прогнозування і коло кадрових завдань, що підлягають вирішенню;

3) вибір методу — найбільш відповідальний етап у прогнозуванні кадрової роботи. Методи можуть бути формалізованими і неформалізованими: у першому випадку використовується апарат математичної статистики, у другому — експертні оцінки і пропозиції якісного характеру на основі останніх досягнень науки і практики в області підбора, підготовки, розміщення і виховання кадрів;

4) прогноз — передбачення основних змін і структурних зрушень у професійно-кваліфікаційному і соціально-демографічному складі кадрів, організація і проведення кадрової роботи на виробництві.

Процес планування має своє логічне завершення в плані. План — це офіційний документ, в якому сконцентрована система взаємопов'язаних показників прогнозу розвитку організації для досягнення поставленої мети.

Процес планування повинен забезпечувати:

• визначення мети організації;

• визначення припущень;

• план дії у світлі наявних ресурсів, включаючи навчений персонал.

Розповсюджена помилка при кадровому плануванні - зосе­редитися на короткострокових потребах і не скоординувати їх з довгостроковими планами організації.

Завдання кадрового планування — з одного боку, забезпечити людей робочими місцями в потрібний момент часу відповідно до їх здібностей і вимог виробництва. Робочі місця, з точки зору продуктивності і мотивації, повинні давати можливість працюючим оптимальним способом розвива­ти свої здібності, підвищувати ефективність праці, відповідати вимогам людини щодо умов праці і забезпечення зайнятості. З іншого боку, — за­безпечити реалізацію планів підприємства з точки зору людського факто­ра — персоналу, його кількості, кваліфікації, продуктивності та витрат на найм працівників.

Планування чисельності персоналу по категоріях: основна і додаткова потреба в персоналі. Аналіз внутрішніх та зовнішніх джерел покриття потреб у персоналі. Прогнозування кількісної та якісної потреби в персоналі. Особливості закордонного досвіду планування потреб в персоналі.