Барьеры коммуникации

Барьеры коммуникации – то, что снижает эффективность сообщения и влияет на качество выполнения решения.

1. Барьер восприятия – связан с избирательностью и искажением получаемой информации (предубеждения, стереотипы, эффект проекции).

2. Семантический барьер.

3. Невербальные барьеры (жесты, посторонние звуки) – возникают при плохом слушании, при некачественной обратной связи.

Все перечисленные барьеры – барьеры в межличностных коммуникациях.

Также существуют барьеры в организационных коммуникациях. Они влияют на эффективность управления.

1. В искажении сообщений в качестве фильтров выступают менеджеры и подчиненные каждого уровня управления.

2. Информационные перегрузки, которые не позволяют своевременно реагировать на поступающую информацию.

3. Отсутствие связи между подразделениями.

Целеполагание

Процесс формулировки цели

В любой организации существует конфликт интересов основных участников управления и деятельности фирмы. Необходимо найти баланс между интересами организации и интересами руководителей.

В рамках глобальной цели определяются локальные подцели. В первую очередь, выделяют подцели в соответствии с временной иерархией:

• стратегические подцели, которые определяют направление движения организации и обеспечивают формирование базы устойчивого развития;

• тактические подцели, рассчитанные на небольшой временной период и выраженные в конкретных количественных и качественных характеристиках.

Для построения дерева целей используется декомпозиция (выделение локальных подцелей на одном уровне по горизонтали) и структуризация (выделение локальных подцелей на основе процедур, которые обеспечивают описание подцелей и критериев их достижения по вертикали).

Основные признаки структуризации

1. Универсальные признаки (т. е. используются во всех организациях независимо от специфики деятельности).

• деление по времени

стратегические тактические

• д еление по сферам деятельности

финансовые производственные маркетинговые и т. д.

2. Общие признаки структуризации (применяются практически для всех коммерческих организаций).

• по видам продукции

• по элементам производственного процесса

• по жизненному циклу продукции

3. Специфические признаки связаны с особенностями деятельности организации (технологии, рынки сбыта, особенности размещения производства).

Алгоритм формирования дерева целей

1. Формулируется список критериев структуризации глобальной цели.

2. Формируются возможные подцели, которые определяют условия достижения рассматриваемой вышестоящей цели.

критерии

финансовые экономические производственные социальные

оборудование сырье технологии ресурсы

3. Описывается каждая из подцелей по одному критерию. Если это невозможно, то данную подцель необходимо разбить на более мелкие цели. Например, цель – увеличение объема продаж. Она может быть описана критерием – выручка от продаж. Процедура повторяется до тех пор, пока цели нижнего уровня не будут описаны с помощью одного критерия.

Кроме целей управления существуют задачи управления. Это конкретные действия, направленные на достижение определенного результата, которые ограничены пространственными, временными и ресурсными условиями.

Совокупность задач необходимых для достижения целей, которые выполняются в определенной последовательности, называется траекторией достижения цели. Она может быть представлена в виде сетевого графа.

Лекция V

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Планирование

1. Планирование как функция управления

2. Структура и механизм реализации.

3. Система планов в организации.

Основная цель планирования как вида управленческой деятельности – определить направление развития организации исходя из текущего состояния, возможностей, а также объективных условий существования организации на рынке.

Планирование включает в себя следующие функции:

1. прогнозирование (деятельность по определению состояния организации при условии реализации существующих или измененных условий функционирования);

2. непосредственно процесс планирования (увязывание целей организации с имеющимися ресурсами и сроками);

3. программирование (детализированное описание действий по достижению сформулированных целей).

План включает в себя следующие элементы:

• цель

• мероприятия по достижению цели

• сроки достижения цели

• требуемые ресурсы

• ответственные исполнители

Период, на который составляется план, называется горизонтом планирования. Он зависит от следующих факторов:

1. Степень изученности и прогнозируемости среды, т. е. это напрямую связано с неопределенностью среды.

2. Масштаб организации и ее доля на рынке.

3. Отраслевая принадлежность фирмы.

От всех этих факторов зависит предполагаемый интервал достижения цели. В целом система планирования включает в себя:

1. Стратегические (долгосрочные) планы. В этих планах определяются стратегические цели и последовательность решения задач по достижению этих целей с привязкой к имеющимся ресурсам фирмы. Обычно составляются в 3 вариантах:

• оптимистический

• пессимистический

• реалистический.

Горизонт планирования – от 3 до 5 лет.

2. Тактические (среднесрочные) планы. Определяют последовательность и способ решения задач на относительно короткий период (от нескольких месяцев до одного года). В этих планах детализируются способы, методы решения задач, заданных в стратегических планах на ближайший период. Эти планы составляются для организации в целом, а также для крупных подразделений и филиалов, возможно, для крупных цехов.

3. Оперативные (календарные) планы. Составляются не период до нескольких месяцев, и в них определяются сроки решения задач, требуемые ресурсы укрупненно, конкретные исполнители, виды выполняемых работ и промежуточные решения, которые необходимы для осуществления контроля.

К оперативным планам относятся квартальные и месячные планы. Разрабатываются, начиная с уровня организации и до отдельных участков или секторов.

3.б. Оперативно-календарный план (на период от нескольких дней до нескольких недель) – краткосрочные программы. Конкретизация работ, сроков и исполнителей осуществляется до определения последовательности производственного процесса.

Помимо временной упорядоченности система планов строится в соответствии с организационной структурой предприятия, т. е. существует система планов для организации в целом, которая конкретизируется в планах функционирования и развития отдельных подразделений, а далее для более мелких подразделений, отделов и секторов.

Кроме этого в систему планов могут включаться отдельные планы по реализации инвестиционных проектов.

В целом структура плана включает в себя следующие разделы:

1. Производство и реализация продукции.

2. Техническое и организационное развитие фирмы (в этом разделе рассматриваются вопросы по освоению и использованию технологий, а также новой продукции).

3. Повышение эффективности производства (рассматриваются факторы, влияющие на производительность труда и рентабельность).

4. Нормирование работы и материалов (факторы, связанные с себестоимостью производства – нормы расходов и затрат трудовых ресурсов и материалов).

5. Капитальные вложения и капитальное строительство (реконструкция и ремонт).

6. Материально-техническое снабжение.

7. Персонал и оплата труда.

8. Система материального стимулирования.

9. Себестоимость прибыль и рентабельность.

10. Финансовый план (баланс, налоги и кредиты).

11. Социальное развитие коллектива.

12. Охрана окружающей среды (экология).

Механизмы планирования

Последовательность выполняемых действий в рамках функций планирования называется механизмом планирования. Существует несколько типов механизмов:

1. Традиционное планирование (планирование от достигнутого). Включает следующие виды работ:

   1. Составляется экстраполяционный прогноз. Это определение состояния организации, которого она достигнет при неизменных условиях ее функционирования Сложившиеся тенденции переносятся на планируемый период. Полученные данные закрепляются как цели организации.

   2. Определяется достаточность ресурсов для достижения сформулированных целей. Если их достаточно, то осуществляется детализация планов по времени и по уровням организации. Если не достаточно – производится корректировка прогноза.

Условия использования данного механизма планирования – для крупных и средних предприятий, выпускающих традиционные виды продукции в стабильной среде.

2. Сводное планирование. Данный механизм используется для диверсифицированных организаций, т. е. организаций, состоящих из нескольких относительно самостоятельных подразделений (филиалов).

   1. Планирование начинается с формулировки стратегических и тактических целей для организации в целом.

   2. На основе данных целей каждое подразделение разрабатывает свои долгосрочные и среднесрочные планы.

   3. Составление сводного плана для организации в целом на основе планов подразделений. При этом определяется достаточность ресурсов организации для удовлетворения запросов отдельных подразделений (филиалов). В случае недостаточности ресурсов планы подразделений корректируются исходя из возможного размера выделяемых ресурсов.

   4. Составление прогноза состояния организации, которое будет достигнуто при реализации сформулированных и уточненных планов подразделений.

По полученным данным цели организации могут быть скорректированы.