Организация беседы.

Включает определение места и времени встречи, планировании тактики проведения беседы, организацию расположения людей относительно друг друга в ходе встречи.

Место беседы должно максимально соответствовать ее целям и характеру. Важно также получить согласие партера на встречу, позаботиться об исключении различного рода помех (телефонных звонков, обращений коллег и т.д.), обеспечить конфиденциальность общения. В месте проведения беседы не должно быть ничего яркого или неожиданного, отвлекающего собеседников.

Планирование тактики беды – творческий процесс. Характер и последовательность вопросов зависят от конкретных обстоятельств, особенностей личности партнера, его отношения к теме встречи.

Время встречи – устанавливает с учетом характера предстоящего разговора и пожеланий обоих партнеров.

Во время встречи необходимо правильно расположить собеседников. Каждый из них непроизвольно стремится занять место в соответствии со своим статусом. «начальники» стремятся сесть в центре, те кто воспринимают свой статус, как «низкий» садятся сбоку или с краю, как бы ни на что не претендуя. Поэтому в ходе деловой встречи очень важно соблюсти равенство партнеров.

Самым естественным считается положение собеседников друг напротив друга. Такое расположение создает одновременно деловую и доверительную атмосферу. Важно и то, что находится между партнерами. Например, если это большой письменный стол, то разговор скорее всего примет деловой оттенок, если же это журнальный столик, беседа будет интимной.

Начало деловой встречи.

У людей, как правило, сохраняется более яркое воспоминание о начале и конце разговора. Поэтому психологи рекомендуют особенно тщательно продумывать и подбирать как первые, так и заключительные фразы вашей речи на предстоящей деловой встречи.

Первые фразы должны привлечь внимание, установить контакт с партнером.

В начале встречи партнеры приветствуют друг друга. Наиболее распространенная форма приветствия – рукопожатие. Мужчина для рукопожатия должен снять перчатку. Происхождение этого жеста – показать, что рука бузоружена. Мужчина приподнял или снял шляпу – этот жест знак доверия к собеседнику (раньше снимали шлем).

Мужчина не должен первым протягивать руку женщине, не следует навязывать рукопожатие людям, которые старше по возрасту, общественному положению. Не принято обмениваться рукопожатием с детьми.

Когда руку берут правой рукой и накрывают и похлопывают левой – такое рукопожатие возможно только между близкими друзьями.

Если при рукопожатии партнер подает корпус вперед – это явный признак его расположения и заинтересованности в общении.

Если корпус остается прямым или отклоняется назад – означает высокомерное отношение к партнеру.

Рука подается вперед прямо – отношение как к ……….

Если ладонь руки при этом повернута вверх – это показатель подчиненного положения. Наоборот – вынуждение партнера подчинятся всем.

Поданная женщиной рука ладонью вниз – признак кокетства и ожидания поцелуя руки.

Партнер, пожимающий книзу руку не полностью, ограничиваясь пожатием пальцев – стремится избегать сближения.

Типичное дружеское рукопожатие: рука подается сбоку широким жестом.

Существует 2 варианта фразы, начинающей знакомство с собеседником.

«Давайте познакомимся, как вас зовут?» или «Меня зовут …., а как мне обращаться к вам?»

Разговор будет протекать успешно, если с самого начала будет обозначены его цели и задачи.

Для этого необходима небольшая вводная часть. «Мне хотелось бы поговорить с вами о …»

«Вам, наверное, будет интересно узнать о …» особенно, это необходимо, когда собеседники мало знакомы друг с другом. Благоприятная обстановка для беседы создается не только вербальными, но и невербальными средствами общения: внимательный взгляд, улыбка, доверительный и спокойный тон.

Лучший способ расположить к себе собеседника – это проявить максимальный интерес и внимание к нему.

Деловое общение предполагает равенство положений.

Поэтому необходимо выбрать оптимальное положение в беседе.

Существуют «территориальные зоны общения». Пространство в общении структурируется определенным образом.

1. Интимные дистанции. Ее пределы от непосредственного контакта до расстояния 15-45 см. эта дистанция взаимных прикосновений, контакта глаз и др. обычно мы не возражаем против вторжения в нашу интимную зону, только в том случае если оно сочетается с любовью, вознаграждениями или похвалой.

2. Личная дистанция – близкая 45-75 см, далекая 75-120 см. В этом пространстве должны реализовываться нормальные коммуникационные отношения между людьми.

Люди, концентрирующиеся на внутренних переживания (интроверты) стремятся к сохранению большего расстояния, чем их противоположность – экстраверт.

Нарушая пределы личной зоны другого человека, мы демонстрирует отсутствие такта и верной оценки личности другого человека. Становимся навязчивыми.

Личная дистанция неодинакова для людей разного возраста. Люди среднего возраста предпочитают более далекую дистанцию, дети и старики более близкую.

3. Социальная дистанция 120-210 см – близкая и 210-350 далекая. Ее чаще используют люди, работающие вместе. С этой зоной дистанции мы имеем дело в сфере деловых отношений.

Ее размеры устанавливаются непроизвольно, когда между людьми находятся письменный стол. На таком расстоянии происходят беседы, когда речь идет не о человеке, а о деле.

4. Публичная дистанция от350-750см до более дальней. Это расстояние, которое отделяет докладчика о его слушателей. Это расстояние позволяет без смущения наблюдать за людьми. Отодвинутый на такую дистанцию взгляд наблюдателя не вызывает защитных реакций, оборонительных телодвижений.

Учет особенностей пространственной ориентации в общении нашел отражение в использовании для конференций круглого стола, для того чтобы все чувствовали себя равными.

Для того чтобы вовлечь человека в разговор, необходимо начать с того, что для него является интересным и важным.

Существует ряд популярных приемов установления психологического контакта:

1. Выбор нейтрального материала для начала беседы, который может касаться самочувствия, биографии, семейного положения, интересов и увлечений.

2. Формулировка вопросов в такой форме, которая предполагает обязательное согласие партнера (для этого необходимо предварительное изучение его личности)

3. Создание у собеседника впечатления о совпадении его интересов и увлечений с интересами общения. Это снимает напряженность и психологически барьеры.

4. Использование тактики» психологического поглаживания», проявления сочувствия, уважительного отношения к собеседнику.

5. Положительная оценка индивидуальных особенностей собеседника (предполагаемый статус, чувство доли смелости, и др.)

Наиболее внимательно собеседники прислушиваются к первым фразам инициатора встречи, поэтому их нужно выбирать особенно тщательно.

Не рекомендуется начинать беседу с таких фраз как:

«Извините, если я помешал…»

«Я бы хотел еще раз услышать…»

«Если у вас есть время выслушать меня…» и т.д.