2.4. Разработка to-be модели процесса подбора персонала

Исходной точкой to-be моделирования служат проблемы, выявленные на этапе моделирования и анализа модели as-is. Задача моделирования to-be состоит в совершенствовании исходной модели as-is.

Авторы Й. Беккер, Л. Вилков, В. Таратухин, М. Кугелер, М. Роземанн в совместной публикации (Беккер, 2007) излагают следующие принципы, которые могут быть применены при разработке to-be модели:

• Ускорение процессов за счет параллельного выполнения операций;

• Внедрение механизмов самоконтроля, приводящих к повышению мотивации сотрудников;

В данном исследовании модель процесса подбора персонала to-be включает в себя все функции из модели as-is, а также добавляется новый подпроцесс «Создание объявления о вакантной должности» и расширяется дополнительными функциями подпроцесс «Поиск кандидата на вакантную должность», который теперь называется «Подбор кандидата на вакантную должность».

Необходимость добавления подпроцесса «Создание объявления о вакантной должности» обусловлена тем, что при обращении руководителя структурного подразделения в отдел кадров с потребностью комплектования кадров специалист отдела кадров будет создавать объявление о вакантной должности в системе, которое будет сохраняться в централизованной базе данных. Необходимость создания подпроцесса «Подбор кандидата на вакантную должность» обусловлена тем, что ввиду наличия кандидатов на трудоустройство и объявлений о вакансии, необходимо сначала прикрепить кандидатов к объявлениям о вакансиях, а затем отобрать среди них тех, кто будет соответствовать требованиям руководителя структурного подразделения.

Усовершенствованный процесс подбора персонала выполняют те же участники, что и для модели as-is. Единственное отличие состоит в том, что в to-be модели существует разделение на внешнего и внутреннего кандидата, влияющее на ведение работы с ними. Кандидат называется внутренним, если является сотрудником предприятия. Внешним кандидатом является любое физическое лицо, желающее трудоустроиться на предприятии. Департамент по работе с кадрами также контролирует выполнение процесса, но не принимает непосредственного участия в его реализации

Модель to-be верхнего уровня процесса подбора персонала представлена на рисунке 2.4.1.

Особенность усовершенствованного процесса состоит в том, что большинство функций будут автоматизированы в системе SAP E-Recruiting. Функции, которые будут реализованы в системе SAP E-Recruiting, показаны в моделях подпроцессов процесса подбора персонала с использованием специального символа .

Рисунок 2.4.1. Модель to-be верхнего уровня процесса подбора персонала

В «Приложении 6. Модель to-be процесса подбора персонала» на рисунке 7 детально представлена функция «Обращение кандидата в отдел кадров и сохранение его анкеты». Выполнение функции «Обращение кандидата в отдел кадров и сохранение его анкеты» начинается либо при обращении внешнего кандидата, заинтересованного в трудоустройстве, либо при обращении внутреннего кандидата, заинтересованного в изменении места работы или должности.

Внешний кандидат обращается в отдел кадров структурного подразделения или к внешнему сайту предприятия. При обращении кандидата в отдел кадров специалист проверяет документы кандидата и заполняет электронный формуляр анкеты, который сохраняется в базе данных внешних кандидатов.

Если внутренний кандидат заинтересован в изменении места работы или должности, то он обращается к внешнему сайту предприятия или к внутреннему порталу и самостоятельно заполняет формуляр анкеты, и его анкета сохраняется в базе данных внутренних кандидатов. Работа внешнего кандидата с внутренним порталом невозможна, так как при входе на внутренний портал каждому сотруднику необходимо авторизоваться, введя персональный адрес корпоративной электронной почты и пароль. Так как в систему SAP E-Recruiting данные загружаются из системы SAP ERP HR, то формуляр анкеты кандидата заполняется автоматически на внутреннем портале с использованием уже существующих данных о кандидате.

Очевидно, что внутреннему кандидату проще обратиться к внутреннему порталу, чем к внешнему сайту, так как анкета на внутреннем портале автоматически заполняется, что облегчает процесс внесения персональных данных. Однако у 70% сотрудников нет доступа к компьютеру на рабочем месте ввиду выполняемых функций рабочих, поэтому сотрудники вынуждены обращаться к внешнему сайту.

При обращении к внешнему сайту предприятия последующие функции и события одинаковы и для внешнего, и для внутреннего кандидата. После того, как кандидат заполняет формуляр анкеты, специалист отдела кадров структурного подразделения проверяет предоставленные сведения. Анкета кандидата сохраняется в базе данных внешних кандидатов, если она соответствует требованиям и содержит достоверную информацию. Если кандидат предоставляет ложную информацию в анкете, то такая анкета удаляется. Если по итогам проверки оказывается, что анкету кандидата заполнил сотрудник предприятия, то данные, указанные в анкете, сопоставляются с данными активного сотрудника. Таким образом, при завершении процесса анкета внешнего и внутреннего кандидата сохраняется в базе данных кандидатов, и выполняется следующий процесс «Подбор кандидата на вакантную должность».

В «Приложении 6. Модель to-be процесса подбора персонала» на рисунке 8 детально представлен процесс «Создание объявления о вакантной должности». Процесс начинает выполняться, если руководитель структурного подразделения сообщает о необходимости комплектования кадров. Специалист отдела кадров создаёт признак «Вакансия» на вакантной единице в системе SAP ERP HR, на основе которой в SAP E-Recruting создаётся заявка на поиск кандидата, она анализируется, согласовывается и публикуется. При публикации заявка на поиск кандидата приобретает статус объявления о вакансии. После того, как объявление о вакансии опубликовано, оно сохраняется в базе данных объявлений о вакансиях, процесс «Создание объявления о вакантной должности» считается выполненным, за ним следует процесс «Подбор кандидата на вакантную должность».

Процесс подбора кандидата на вакантную должность (см. «Приложение 6. Модель to-be процесса подбора персонала» рисунок 10) выполняется различно для внешнего и внутреннего кандидатов.

Рассмотрим первый случай, касающийся трудоустройства внешнего кандидата. При обращении внешнего кандидата по вопросу трудоустройства в структурное подразделение специалист отдела кадров предлагает внешнему кандидату рассмотреть и выбрать одну из имеющихся вакансий в рамках структурного подразделения. Если внешнего кандидата заинтересовала вакансия и он соответствует указанным требованиям, то специалист отдела кадров прикрепляет его анкету в системе SAP E-Recruiting к объявлению о вакансии. Таким образом, специалист отдела кадров формирует в базе данных внешних кандидатов список кандидатов на конкретную вакансию. Процесс считается завершенным, если внешнего кандидата не заинтересовали имеющиеся вакансии или он не соответствует требованиям.

Рассмотрим второй случай, касающийся внутреннего кандидата. Внутренний кандидат самостоятельно ищет вакансии, размещённые на внутреннем портале. Кандидат самостоятельно прикрепляется к заинтересовавшим его объявлениям о вакансиях. Специалист отдела кадров структурного подразделения проверяет, соответствуют ли прикреплённые кандидаты требованиям. Если кандидат не соответствует требованиям, то работа с данным кандидатом считается завершённой. Если кандидат соответствует требованиям, то следует подбор кандидатов из прикреплённых анкет.

После того, как анкеты внутреннего или внешнего кандидата прикреплены к объявлению о вакансии, руководитель структурного подразделения проводит предварительный анализ и мониторинг анкет, прикреплённых к объявлениям о вакансиях. Кроме того, руководитель структурного подразделения может самостоятельно начать поиск кандидатов на вакантные должности. Если кандидат не соответствует требованиям, указанным в объявлении, то его кандидатура отклоняется, он удаляется из списка кандидатов, прикреплённых к объявлению. Затем на предварительный анализ и мониторинг анкеты руководителем и специалистом кадровой службы попадает следующая анкета кандидата. Если кандидат не найден среди имеющихся в базе данных кандидатов, то процесс подбора кандидата на вакансию считается завершённым. Если кандидат найден и соответствует требованиям, указанным в объявлении, то кандидат одобряется для дальнейшего рассмотрения. Следующим процессом является «Организация собеседования».

Процесс «Организация собеседования», представленный в «Приложении 6. Модель to-be процесса подбора персонала» на рисунке 9, выполняется, если кандидат одобрен. Специалист отдела кадров структурного подразделения проверяет документы кандидата. Если документы не соответствуют требованиям, то кандидатура отклоняется. Если документы соответствуют требованиям, то руководитель структурного подразделения организовывает и проводит собеседование. Если результаты собеседования не удовлетворительны, то специалист отдела кадров структурного подразделения отклоняет кандидатуру, и рассматривается следующий кандидат. Если результаты собеседования удовлетворительны, то кандидата оповещают о приёме на работу. Специалист отдела кадров структурного подразделения удаляет признак «Вакансия» на вакантной единице и объявление о вакансии. Процесс «Организация собеседования» заканчивается, затем выполняется процесс «Ведение мероприятий по персоналу (приём, перевод, увольнение,…)», заключающийся в ведении приёма на работу кандидата.

Департамент по работе с кадрами контролирует процесс и анализирует предоставленную отделами кадрами структурных подразделений отчетность за отчетный период (месяц, квартал, год).