2.2. Разработка as-is модели процесса подбора персонала

За разработкой целостной структуры процесса, представленной в разделе «1.3. Описание процесса управления персоналом и разработка модели верхнего уровня процесса» следует моделирование и анализ ситуации as-is – фактической ситуации.

Авторы Й. Беккер, Л. Вилков, В. Таратухин, М. Кугелер, М. Роземанн в совместной публикации (Беккер, 2007) в пользу моделирования as-is приводят следующие аргументы:

• Моделирование as-is позволяет идентифицировать слабые места на предприятии;

• Знание фактической ситуации или, другими словами, моделирование as-is позволяет разработать усовершенствованную стратегию и перейти к моделированию to-be;

• Моделирование to-be невозможно без первоначальной разработки модели as-is.

При разработке as-is моделей источниками информации выступают документация предприятия, содержащая информацию по его организационной структуре (например, Приказ «Об организационной структуре предприятия») и информационным системам – задания на проектирование, проектные решения, пояснительные записки.

Модель as-is верхнего уровня процесса подбора персонала представлена на рисунке 2.2.1. Процесс подбора персонала включает в себя функции: Обращение кандидата в отдел кадров, обработка и сохранение резюме; Поиск кандидата на вакантную должность; Организация собеседования, а также событие «Руководитель сообщает о необходимости комплектования кадров».

Рисунок 2.2.1. Модель as-is верхнего уровня процесса подбора персонала

Основными участниками процесса являются специалист отдела кадров структурного подразделения предприятия (функции могут выполнять несколько человек в зависимости от численности структурного подразделения), руководитель структурного подразделения, системный администратор и кандидат, заинтересованный в трудоустройстве или изменении места работы или должности. Кандидат называется внутренним, если является сотрудником предприятия. Внешним кандидатом является любое физическое лицо, желающее трудоустроиться на предприятие. Также участником процесса является Департамент по работе с кадрами, который контролирует выполнение процесса, но не принимает непосредственного участия в его реализации.

В «Приложении 5. Модель as-is процесса подбора персонала» на рисунке 4 детально представлена функция «Обращение кандидата в отдел кадров, обработка и сохранение резюме». Выполнение процесса «Обращение кандидата в отдел кадров, обработка и сохранение резюме» начинается при наступлении события «Кандидат заинтересован в трудоустройстве на предприятии». Если внешний кандидат заинтересован в трудоустройстве или внутренний кандидат заинтересован в изменении места работы или должности, то процессы обработки данных при трудоустройстве являются идентичными. Это связано с тем, что на данный момент на предприятии обращение внутреннего кандидата, заинтересованного в изменении места работы или должности, не регламентировано.

Если кандидат заинтересован в трудоустройстве или изменении места работы на предприятии, то он обращается в отдел кадров или к внешнему сайту.

При обращении в отдел кадров кандидат предоставляет личное резюме и пакет документов. Специалист отдела кадров структурного подразделения вручную обрабатывает и сохраняет личное резюме кандидата в произвольной форме, используя средства Microsoft Office, или сохраняет в базе данных кандидатов «Претенденты». Затем выполняется процесс «Поиск кандидата».

При обращении к внешнему сайту предприятия кандидат отправляет личное резюме на электронную почту, указанную на внешнем сайте предприятия. Специалист отдела кадров первично просматривает резюме кандидата. Если резюме кандидата одобрено, то специалист отдела кадров сохраняет на персональном компьютере резюме в произвольной форме, используя средства Microsoft Office или в локальной базе данных кандидатов «Претенденты». Затем выполняются мероприятия, связанные с поиском кандидата. Если резюме не одобрено, то специалист отдела кадров структурного подразделения уведомляет кандидата об отклонении его кандидатуры.

Если руководитель структурного подразделения сообщает о необходимости комплектования кадров, то выполняется процесс «Поиск кандидата на вакантную должность», представленный в «Приложении 5. Модель as-is процесса подбора персонала» на рисунке 5. Первоначально поиск выполняется специалистом отдела кадров структурного подразделения в модуле «Претенденты» или в локальной базе данных кандидатов на персональном компьютере, сформированной в процессе «Обращение кандидата в отдел кадров, обработка и сохранение резюме». Если кандидат найден и соответствует требованиям, то выполняются мероприятия, связанные с организацией собеседования. Если кандидат не найден или не соответствует требованиям, то системным администратором по указанию руководства формируются и рассылаются объявления о вакансиях по корпоративной электронной почте с указаниями требований на вакантную должность.

Если на сообщение откликнулся кандидат и он соответствует требованиям, указанным в объявлении, то выполняются мероприятия, связанные с организацией собеседования. Если ни один кандидат не откликнулся или не соответствует требованиям, то специалист отдела кадров публикует в средства массовой информации объявление о вакансии. Если кандидат откликнулся на объявление из средств массовой информации и соответствует требованиям, то выполняются мероприятия, связанные с организацией собеседования. Если ни один кандидат не откликнулся или не соответствует требованиям, то потребность руководителя не удовлетворена.

Процесс «Организация собеседования» (см. «Приложение 5. Модель as-is процесса подбора персонала» рисунок 6) наступает в случае одобрения и соответствия требованиям кандидата, рассмотренного в подпроцессе «Поиск кандидата на вакантную должность». Специалист отдела кадров структурного подразделения проверяет пакет документов, предоставленных кандидатом. Если пакет документов кандидата не проходит проверку, то кандидатура отклоняется, и рассматривается следующий кандидат. Если пакет документов проходит проверку, то организовывается собеседование, которое проводит руководитель структурного подразделения.

Если результаты собеседования не удовлетворительны, то кандидатура отклоняется, и рассматривается следующий кандидат. Если собеседование прошло успешно, то специалист отдела кадров структурного подразделения оповещает кандидата о приёме на работу, и затем выполняется процесс «Ведение мероприятий по персоналу (приём, перевод, увольнение и т.д.)», заключающийся в выполнении приёма на работу кандидата.

Департамент по работе с кадрами контролирует процесс и анализирует предоставленную отделами кадров структурных подразделений отчетность за отчетный период (месяц, квартал, год).