1.4. Предпосылки проведения автоматизации процесса подбора персонала на предприятии

Для выполнения процессов в масштабах предприятия необходимо, чтобы сотрудники своевременно и в полной мере имели надёжные данные для принятия управленческих решений, а также получали оперативную информацию для выполнения своих каждодневных функций. Таким образом, появляется необходимость в едином информационном пространстве, обработка данных в котором осуществляется в реальном масштабе времени. Предприятие ищет идеи, технологии и способы, позволяющие оптимизировать все фазы деятельности.

Также потребность в автоматизации на предприятии диктуется в связи с определёнными проблемами, возникающими в процессе подбора персонала у отделов кадров в структурных подразделениях.

Одна из основных и наиболее встречающихся проблем не только на рассматриваемом предприятии, но и на других предприятиях – текучесть кадров. Текучесть кадров на рассматриваемом предприятии обусловлена следующими причинами:

• неконкурентоспособные ставки оплаты;

• неблагоприятные условия труда;

• продолжительные или неудобные часы работы;

• проблемы с проездом до места работы;

• неадекватные меры по введению в должность (отсутствие контроля над адаптацией).

На данный момент в каждом структурном подразделении процесс подбора персонала ведётся обособленно, единый процесс на предприятии отсутствует.

Такое обстоятельство, как то, что процесс подбора персонала не централизован, порождает определённые следствия. На предприятии не разработаны единые документы (положения, регламенты, порядки, инструкции), регламентирующие работу в области поиска и подбора персонала. Это порождает определённые сложности в контроле качества и масштаба выполняемых работ персоналом.

Создание единого процесса позволит определить и ввести в действие необходимые регламентирующие документы.

Единый процесс подбора персонала будет удобен в использовании, улучшит культуру взаимодействия с сотрудниками, позволит структурировать все документы, а также собрать централизованную базу данных кандидатов на работу. Единый процесс подбора персонала позволит контролировать деятельность сотрудников отделов кадров, так как на данный момент на предприятии не весь персонал в структурных подразделениях выполняет с одинаковой ответственностью одни и те же функции.

Кроме того, подбор кандидатов на вакантные единицы связан с высоким уровнем затрат. Подбор персонала связан с двумя видами затрат:

• Прямые затраты (оплата объявлений о вакансиях, участия в различных мероприятиях по подбору и адаптации новых сотрудников);

• Косвенные затраты (оплата рабочего времени сотрудников, занятых в подборе и адаптации новых работников; оплата лиц, поддерживающих подразделений; стоимость аренды помещения, коммунальных услуг).

Как было отмечено ранее, особенность рассматриваемого предприятия – выполнение всех работ собственными силами. На предприятии требуются сотрудники разнообразных специальностей. Использование централизованной базы кандидатов облегчит деятельность сотрудников отделов кадров, а также сделает её более эффективной.

Внедрение единого процесса и единых требований к процессу подбора персонала и ведение единой базы кандидатов на предприятии приведёт к снижению расходов.

Управление кадрами, в том числе подбор кадров до сих пор дублируется бумажными документами. Это можно объяснить консерватизмом сотрудников, недоверием к вычислительной технике и опасением непредвиденных обстоятельств. Таким образом, у сотрудников отделов кадров увеличивается объём работы с документами. При этом часть задач, которые отделы кадров должны решать, из-за дефицита времени остаются либо вообще нереализованными, либо реализованными с помощью примитивных алгоритмов, что отражается на качестве полученных результатов.

Трудоёмкость процесса подбора персонала на предприятии подтверждает статистика по приему на работу за 2015 год в разрезе источников подбора персонала (см. «Таблицу 1. Статистика по приему на работу на предприятии за 2015 год»). Из таблицы видно, что новых работников принято в течение года более 10% от общего количества работников предприятия. Соответственно, отделами кадров было обработано примерно в 15 раз больше анкет кандидатов, чтобы отобрать среди них лучших и принять на работу. Трудоёмкость процесса подбора персонала, в свою очередь, порождает необходимость автоматизации процесса.

Таблица 1

Статистика по приему на работу на предприятии за 2015 год

Источник подбора персонала	Количество, человек
Из других отраслей	6 913
Из других структурных подразделений	5 504
Из ВУЗов, университетов	582
Из профессиональных училищ	21
Из рядов Российской армии	309
Всего принято	13 329

Описанные выше проблемы процесса подбора персонала, а также стремление предприятия организовать более эффективно менеджмент персонала обуславливают необходимость автоматизации процесса подбора персонала.

Как показывает практический опыт современных промышленных предприятий, автоматизация процесса подбора персонала связана со следующими преимуществами [25, электронный ресурс]:

• Сокращение трудозатрат, связанных с планированием и реализацией подбора персонала;

• Минимизация затрат на подбор персонала;

• Использование единой базы данных кандидатов;

• Убыстрение поиска и привлечения кандидатов;

• Постоянный рост базы данных кандидатов;

• Оптимизация процесса подбора персонала;

• Исключение потери данных ввиду грамотного и регламентированного учёта.