Розділ 6. Складання основних видів управлінської документації

Документ – матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі в часі і просторі.

Сучасні вили ділових документів:

Офіційний лист – один з найважливіших каналів зв'язку підприємства, організації, установи з зовнішнім світом. Через листа переддоговірні ведуться переговори, з'ясовуються відносини між підприємствами, викладаються претензії. Листи супроводжують матеріальні цінності в дорозі і т.д.

Офіційні листи пишуться на спеціальних бланках, що відповідають стандарту. Для таких бланків встановлений комплекс обов'язкових елементів (реквізитів), які повинні розташовуватися в певному порядку.

Реквізити – це обов'язкові ознаки, встановлені законом або положеннями для окремих видів документів. Склад і розташування реквізитів на бланках організаційно-розпорядчих документів повинні відповідати ГОСТ Р 6.30-97.

Сукупність реквізитів офіційного листа називається формуляром.

Офіційний лист є єдиним документом, на якому не ставиться назва його виду. Всі інші документи мають назви. Наприклад: «Наказ», «Акт», «Рішення», «Доповідна записка» і т.д.

Основний реквізит ділового листа – текст. Максимальна довжина стандартної рядка офіційного листа дорівнює 64 друкованих знаків, що складає близько 17 см. Зазвичай рядок вміщає 60-62 знака. Вибір такої довжини рядка пояснюється найбільш вживаною форматом А4, а також тим, що, читаючи текст, ми, як правило, тримаємо його на відстані 30-35 см від очей, а кут сектора найкращою сприйнятливості людського ока дорівнює 30 градусів.

Організаційно-розпорядчі документи.

Діяльність всіх установ фіксується в різного виду документах. У своїй діяльності установи керуються поряд з актами органів державної влади та державного управління положеннями, статутами, правилами. Згідно з чинним законодавством органи законодавчої і виконавчої влади видають наступні документи: рішення, укази, розпорядження, постанови, накази, вказівки, інструкції. На територіях країв і областей видаються постанови, розпорядження голови адміністрації та його заступників. Такі ж документи видаються в районних (міських) адміністраціях. Органи представницької влади приймають рішення.

Організаційна документація

Всі державні, муніципальні, приватні підприємства, громадські об'єднання діють на основі статуту.

Статут – це зведення правил, що реєструють діяльність організацій, установ, товариств і громадян, їх взаємини з іншими організаціями та громадянами, права і обов'язки в певній сфері державної або господарської діяльності.

В оформленні статутів мають бути присутні наступні реквізити: найменування міністерства, найменування організації, вид документа, індекс, дата, місце видання, гриф затвердження (у випадку приватного підприємства вказати, ким воно зареєстровано). У реквізиті «текст» необхідно передбачити такі розділи, як загальні положення, основні функції, права і обов'язки, керівництво, взаємини і зв'язку, – виробничо-господарська, комерційна діяльність, майно та кошти, контроль, перевірка і ревізія, реорганізація або ліквідація.

Положення – це нормативний акт, що встановлює порядок утворення, структуру, функцію, компетенцію, обов'язки та організацію роботи системи державних органів .

Положення бувають типові та індивідуальні. Типові розробляються для системи установ і підприємств. У текст положення необхідно включити такі розділи, як загальна частина (преамбула), основні функції, права, порядок утворення та організації роботи тощо залежно від характеру положення.

Статути і положення є складними документами. Їх структура і зміст, як правило, визначаються установами-розробниками.

Інструкція – це правовий акт, що видається органом державного управління (або затверджується його керівником) з метою встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян . Інструкції видаються також з метою роз'яснення і визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів (наприклад, наказів).

Текст інструкції розбивається по певній логічній схемі на розділи, пункти та підпункти. Як правило, інструкція починається з розділу «Загальні положення», в якому вказуються цілі її видання, область розповсюдження, порядок застосування та інші відомості загального характеру. Інструкція є документом постійного або тривалої дії (до заміни її новою).

Інструкція оформляється на загальному бланку. Рішення виконавчого комітету або суду. На інструкції може бути зроблена позначка про те, що вона є в інші відділи реєстрації. При затвердження інструкції розпорядчим документом (наказом, розпорядженням і тощо) у ньому встановлюється термін введення інструкції, перераховуються необхідні організаційні заходи, зазначаються відповідальні виконавці. Якщо в тексті розпорядчого документа не вказано термін введення інструкції, таким вважається день підписання і реєстрації документа.

Наказ є найпоширенішим видом розпорядчого документа, який застосовується в практиці управління. Він видається з питань створення, ліквідації, реорганізації установ або їх структурних підрозділів, затвердження положень, інструкцій, правил і тому подібних документів, що вимагають твердження, організації, підприємства, а також з кадрових питань прийому, переміщення, звільнення працівників і т.д. Одержаних бланків керівник ставить перед працівниками основні завдання, вказує шляхи вирішення принципових питань. Наказ є обов'язковим для всіх працівників даної організації чи галузі.

Основні види розпорядчих документів готуються в цілому аналогічно. Це досить складний процес, відмінності ж виникають на кінцевій стадії оформлення документів, що відображає результат колегіальної діяльності (у разі постанов і рішень) і єдиноначальності (у разі постанов, розпоряджень, наказів, вказівок).

Можна виділити три стадії підготовки розпорядчого документа. Це вивчення суті питання та підготовка проекту документа: стадія обговорення та прийняття документа на засіданнях колегіального органу (у разі постанов, рішень); узгодження документа і його підписання. Процедура складання та оформлення розпорядчого документа конкретної установи може бути описана в інструкції з діловодства або в інструкції, встановлює порядок роботи з документами.

Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає збору необхідної інформації з ним робочий день. Для цього використовують різні інформаційно-довідкові документи: звіти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти, службове листування. Зібравши і вивчивши необхідні матеріали, отримавши повну ясність по суті питання, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, приступають до складання його проекту. Увага слід сконцентрувати перш за все заяву про вступ у конкретного рішення. Спочатку це роблять начорно, а потім редагують і уточнюють частини в порядку узгодження.

Текст розпорядчого документа найчастіше складається з двох взаємозалежних частин: констатуючої і розпорядчої. Констатуюча частина є введенням в суть розглянутого питання і призначена для того, щоб пояснити, чим викликана розпорядження. У ній можуть бути перераховані факти, події, дана їхня оцінка. Нерідко в констатуючої частини дається переказ акту вищого органу, на виконання якого видається цей розпорядчий документ. У цьому разі зазначаються вид акта, його автор, повна назва (заголовок), номер та дата, тобто наводяться всі пошукові (посилальні) дані. Реєстрація розірвання не обов'язкова, вона може і строку, що немає необхідності давати роз'яснення.