2.5. Макеты машинных носителей информации

Макеты машинных носителей проектируются с целью подготовки массивов информации к обработке с помощью автоматизированных информационных технологий. Проектирование макетов – это разработка порядка и правил размещения данных в записях каждого массива, определение порядка следования записей в массиве, обеспечивающих поиск и обработку нужных данных. В системах автоматизированной обработки экономической информации одной из основных операций является запись данных машинные носители. При проектировании машинных носителей необходимо обеспечить:

- полноту отражения информации о состоянии объекта управления, обо всех хозяйственных операциях;

- оперативный доступ к нужной информации при обработке;

- удобство переноса исходной информации с первичных документов на носители за счет логичного, согласованного расположения реквизитов на машинных носителях и в документах; за счет автоматической фиксации на носителях тех реквизитов, значения которых известны заранее; за счет сокращения числа реквизитов, переносимых вручную на машинные носители.

Проектирование машинных носителей информации осуществляется в виде табл. 4. В первой графе таблицы указывается идентификатор массива (машинного носителя информации), во второй - перечень и порядок размещения реквизитов в записи конкретного машинного носителя информации, в третьей графе – тип и размер реквизита, т.е. шаблон реквизита.

Таблица 4

Содержание макетов машинных носителей входной информации

Идентификатор массива	Реквизит	Шаблон
1	2	3

3. Выходная информация

Информация, получаемая в результате обработки на компьютере, распечатывается на печатающем устройстве в виде ведомостей, выводятся по запросам пользователей на экран дисплеев, записываются на машинные носители информации для передачи вышестоящим организациям и хранения.

Проектирование носителей результативной информации осуществляется в два этапа:

1. общий этап;

2. проектирование каждого отдельного документа.

3.1. Перечень выходных документов

На первом этапе определяется перечень результативных показателей, который предполагается получить с помощью компьютера. Отобранные показатели разбиваются на отдельные группы, которые в последующем будут представлять собой отдельные ведомости. Также учитывается общность признаков, по которым будут группироваться исходные данные.

Поэтому необходимо составить специальную таблицу (табл. 5), в которой перечисляются все ведомости, которые необходимо получить. По каждой ведомости указывается:

• наименование документа (графа 1);

• назначение (графа 2);

• сроки составления (графа 3)

• количество экземпляров (графа 4);

• массивы исходных данных (графа 5);

• состав исходных массивов (графа 6) .

Таблица 5

Перечень документов выходной информации

Наименование выходного документа	Назначение документа	Сроки составления документа	Количество экземпляров	Массивы входной информации	Состав массива
1	2	3	4	5	6