2.3. Характеристика информационных массивов

Характеристика информационных массивов приведена в табл. 2. В первой графе таблицы указывается имя, во второй – вид массива. Решение вопроса о количестве массивов сложно. Для упрощения можно организовать один информационно-поисковый текущий (рабочий) массив и один постоянный (справочный). Идентификатор массива должен отразить тип массива (рабочий, справочный и т. д.), его порядковый номер и принадлежность к участку учёта. Целесообразно использовать пятизначную структуру идентификатора массива: первый знак – признак массива – М, второй знак – тип (рабочий – Р, справочный – С, промежуточный – П и т. д.), третий и четвёртый – порядковые номера массива (в пределах типа массива и участка учёта), пятый знак – принадлежность к участку учёта:

З – учёт труда и заработной платы;

А – учёт работы грузового автотранспорта;

М – учёт товарно-материальных ценностей и их реализации;

О – учёт основных средств;

П – учёт затрат на производство и калькуляции себестоимости продукции;

Ф – учёт финансовых и расчётных операций;

С – сводный синтетический учёт.

Например, идентификатор массива MC02О указывает, что это справочный массив с порядковым номером два по участку учета «Учёт основных средств».

При заполнении графы 5 подчеркнуть ключевой признак. Ключевой признак справочника – это реквизит, используемый компьютером для нахождения нужных данных в справочнике для расчёта реквизитов выходной информации и расшифровки кодовых обозначений, этот же реквизит должен включаться и в текущие (промежуточные и т. д.) массивы для сопоставления (сравнения).

Таблица 2

Характеристика информационных массивов

Массив	Вид массива	Идентификатор	Тип машинного носителя информации	Состав реквизитов массива
1	2	3	4	5

2.4. Носители исходной информации

В системах машинного преобразования информации применяются два вида носителей исходной информации: справочные и первичные документы. Справочники являются носителями условно-постоянной информации, по данным которых на машинных носителях формируются массивы, многократно используемые в процессе обработки данных. Ежемесячно в эти массивы вносятся лишь отдельные коррективы. Первичные документы являются носителями переменной информации. Они служат источником информации для оперативного, бухгалтерского и статистического учета, контроля за хозяйственными операциями и других целей. От достоверности, времени оформления хозяйственной операций зависит качество и оперативность управления. Первичные документы включают в себя два этапа преобразования информации: измерение и регистрацию. Это наименее автоматизированный участок учетно-вычислительных работ. Данным видом работ занимаются много работников предприятия: бригадиры, звеньевые, учетчики, кладовщики, инженеры, агрономы, другой персонал. Направления сокращения трудоемкости этих работ, повышения достоверности получения исходной информации и разных результативных реквизитов необходимо учитывать при проектировании. Одно из основных направлений – сокращение числа регистрируемых реквизитов за счет удаления из форм документов условно-постоянной информации и производственных показателей, сокращение числа самих форм и их унификация.

Таблица 3

Характеристика носителей входной информации

Наименование документа или идентификатор массива информации	Реквизит	Вид реквизита	Количество значений	Перенос реквизита на машинный носитель
1	2	3	4	5

В графе 2 – указываются все реквизиты, которые будут отражаться в форме входного документа.

В графе 3 – отражается характеристика реквизита: справочный (СП), группировочный (ГП), реквизит-основания (Р _о), реквизит-признаки (Р _п).

В графе 4 – указывается, сколько значений реквизита может отражаться в документе.

При проектировании форм первичных и справочных документов следует учитывать, что формуляр на систему первичной учётной документации состоит из трёх частей:

1. общая (заголовочная);

2. предметная (содержательная);

3. оформительская.

В общей части помещаются реквизиты, действующие (постоянные) на весь документ. И включает в себя следующие зоны:

1 – зона наименования предприятия, структурных подразделений и их кодов;

2 – зона индекса формы документа и грифа его утверждения;

3 – зона наименования и значения документа;

4 – зона наименования и номера документа, реквизитов – признаков, постоянных для документа или группы документов.

Чаще всего реквизиты в данной части документа размещаются в линейной форме.

В предметной части документа содержится существо хозяйственной операции. В ней размещается:

5 – зона наименования строк и граф, их значения (переменные справочные и группировочные признаки, реквизиты–основания). Реквизиты располагаются по табличной форме размещения реквизитов.

В оформительской части располагается 6 – зона подписей и печати.

В спроектированных формах первичного и справочного документа реквизиты, переносимые на машинный носитель информации, обводятся утолщённой линией. Следует также перечислить и другие требования, которые предъявляются к проектированию форм первичных документов.