2.4 Организация бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет в организации осуществляется бухгалтерией . Учет организован по централизованной системе. Структура бухгалтерской службы, численность работников отдельных бухгалтерских подразделений определяется внутренними правилами и должностными инструкциями организации. В таблице 6 представлены должностные обязанности бухгалтерской службы.

Таблица 6

Должностные обязанности бухгалтерского отдела организации

Должность	Функции
Главный бухгалтер	Возглавляет бухгалтерскую службу предприятия и отвечает за весь процесс ведения бухгалтерского учета на предприятии, обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов и финансовой отчетности
Бухгалтер по расчетам с персоналом и контрагентами	Расчет заработной платы, учет расчетов с работниками, контрагентами, отвечает за своевременное отражение в бухгалтерском учете первичной документации
Бухгалтер-кассир	Ведение кассовых операций

Главный бухгалтер организации подписывает совместно с руководителем организации документы, служащие основанием для приемки товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетно-кредитных и финансовых обязательств.

Основой организации первичного учета является утвержденный главным бухгалтером график документооборота, т.е. прохождения документов от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота определяются лица, ответственные за оформление документов, а также порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

Организация использует типовые формы первичных учетных документов. Все формы первичных учетных документов составляются с соблюдением требований предусмотренных Положением по бухгалтерскому учету и отчетности.

В организации бухгалтерский учет ведется автоматизировано с использованием персональных компьютеров. Регистры по учету материальных ценностей формируются автоматически в программе «1С:Бухгалтерия 7.7». Электронные документы на хозяйственные операции отражаются в программе в двух экземплярах: в журнале документов и в журнале хозяйственных операций. Для более полного и правильного ведения учета применяет две правовые базы «Гарант» и «Консультант», которые обновляются каждую неделю, что позволяет своевременно узнавать об изменениях в законодательстве РФ.

Учетная политика - это выбор организацией определенных и конкретных методик, формы и техники ведения бухгалтерского учета исходя из установленных правил и особенностей деятельности общества. При формировании учетной политики ООО «Стройдеталь» предполагаются имущественная независимость и непрерывность деятельности. Учетная политика на текущий год утверждается приказом по организации в конце предшествующего года, вводится с 1 января текущего года.

3. Организация учета расчетов с покупателями и

ЗАКАЗЧИКАМИ В ООО «Стройдеталь»

3.1. Первичный учет расчетов с покупателями и заказчиками

Согласно п.1 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Все сделки в организации оформляются соответствующим договором, в котором оговариваются: виды продаваемых изделий, выполняемых работ и услуг, коммерческие условия продажи, количественные и стоимостные показатели готовой продукции или услуг, порядок расчётов, размер и сроки оплаты, форма оплаты, условия доставки отгружаемой продукции, штрафные санкции. Договор составляется юристом организации в соответствии с законодательством РФ. Если же сделка совершается с физическим лицом, то договор не составляется. После того, как договор подписан обеими сторонами, начинается его исполнение. В рассматриваемой организации заключено много договоров с покупателями. (См. приложение 4).

Если по условиям договора предусмотрена предоплата, то покупателю выписывается счет на оплату. После поступления денежных средств на счет организации, осуществляется отгрузка продукции.

Организация в основном работает по предоплате, поэтому при приобретении продукции покупатель организации получает на месте от бухгалтера накладную (форма №116-а), выписанную в двух экземплярах. Один остается у покупателя, другой, направляется в бухгалтерию, на основании которого выписывается счет-фактура (Приложение №1 к правилам учета полученных и выставленных счетов-фактур). С отрицательной стороны характеризует организацию, что в накладных часто отсутствуют обязательные реквизиты, в частности наименование должностных лиц. Учет выписанных накладных и выданных счетов-фактур организация ведет в автоматическом режиме. В основном по условиям договора доставка входит в обязанности организации, дополнительно выписывается товарно-транспортная накладная (форма №1-Т). Отгруженная со склада продукция направляется с водителем – экспедитором к покупателю, который при получении продукции на месте расписывается в квитанции. Один экземпляр накладной и счета-фактуры остается на складе, на его основании кладовщик отпускает продукцию, второй экземпляр документов остается у покупателя.

Если покупателем является физическое лицо, то договор не заключается, оплата производится тут же в кассу организации. Счет-фактура на эту операцию не выписывается, а накладная выписывается в двух экземплярах. На основании накладной и приходного кассового ордера (форма № КО-1), который выписывает бухгалтер, кассир принимает деньги от покупателя. С чеком, корешком к приходному кассовому ордеру и накладными покупатель - физическое лицо направляется на склад, где получает продукцию. Один экземпляр накладной остается у покупателя, один на складе, откуда передается в бухгалтерию.

Еженедельно с понедельника и до четверга документы со склада поступают в бухгалтерию.

Бухгалтер, основываясь на полученных документах, делает записи в учете в автоматическом режиме. В базу данных заносится номер и дата документа, делается отметка об оплате, указывается сумма реализации, включая налог, при этом указывается сумму налоговой ставки или 18%. На основании этих операций программа формирует соответствующие проводки по продаже автоматически.

Если же организация предоставляет какие-либо услуги, например, предоставление автотранспортных услуг, то на данную сумму выписывается акт о выполнении этапа работ и счет-фактура, тоже в двух экземплярах. Один экземпляр остается у бухгалтера, второй отправляется заказчику. Аналогично делаются записи в бухгалтерском учете.

Все первичные документы бухгалтерией подшиваются в дела. При чем накладные и счета – фактуры учитываются отдельно по видам производств.

Правила ведения полученных и выставленных счетов-фактур говорят, что экземпляры счетов-фактур, выданных покупателям (заказчикам) ежемесячно или ежеквартально должны сшиваться в хронологическом порядке в «Журнал учета выданных счетов-фактур». Все листы журнала должны быть пронумерованы, а сам журнал прошнурован. В организации же счета-фактуры подшиваются вместе с накладными в общий журнал – дело.

Порядок расчётов по внутри российским поставкам на территории России между покупателями и поставщиками определяется в соответствие с Положением о безналичных расчётах в РФ. В соответствии с этими условиями четко определяется, кто организует и оплачивает перевозку товара от продавца к покупателю, несет риск и ответственность при осуществлении этих функций и при гибели или порче продукции. Так в ООО «Стройдеталь» передачу продукции можно осуществлять двумя вариантами. При первом варианте для отгрузки продукции организация – покупатель назначает свое доверенное лицо. Ему выдают подотчёт наличные деньги с правами получения продукции и немедленной оплаты за нее, либо доверенность, по которой можно получить изделия, в счет договоренности, имеющей место между организациями в виде договора поставок или гарантийного письма (независимо, оплачена продукция предварительно или нет). При втором варианте (отдаленность поставщика от покупателя, или постоянство поставок) поставки осуществляет непосредственно ООО «Стройдеталь». Все доверенности регистрируются в специальном журнале.

Согласно учетной политике ООО «Стройдеталь», счет 63 «Резерв по сомнительным долгам» не используется, то есть резерв не создается. Дебиторская задолженность, нереальная к взысканию списывается по каждому обязательству на основании данных инвентаризации, письменного обоснования бухгалтерии и приказа руководителя. Списанная в убыток из-за неплатежеспособности должника сумма дебиторской задолженности учитывается на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет для наблюдения за финансовым состоянием и появлением возможности ее взыскания. Анализ финансовых показателей Общества за последние три года говорит о том, что организация выбралась из убытков, хотя прибыль ее еще не на столько велика. При этом доля дебиторской задолженности в общем объеме оборотных активов носит массивный характер, а значит большое значение имеет неполучение части доходов организации. В ООО «Стройдеталь» выгоднее создавать резерв по сомнительным долгам, тем самым заранее уменьшая свою прибыль, чем рисковать и списывать нереальные для взыскания долги за счет прибыли текущего года.

Немаловажное значение имеет инвентаризация расчетов с покупателями и заказчиками. Согласно учетной политике на 2009 год ООО «Стройдеталь» проводит инвентаризацию расчетов ежемесячно с каждым контрагентом, по состоянию на 1 число месяца, следующего за отчетным. При проведении инвентаризации используется документ «Акт сверки взаимных расчетов» за определенный период. Данный документ формируется в автоматическом режиме на основе бухгалтерских записей, занесенных в программу. Во вкладке Отчеты программы «1С Бухгалтерия» открывается вкладка Специализированные, где и находится Акт сверки взаимных расчетов, определяется период и контрагент, затем данный документ выводится на бумажный носитель и посылается в бухгалтерию покупателя для проведения сверки расчетов. С крайне негативной стороны характеризует организацию то, что результаты инвентаризации не оформляются должным образом, что является нарушением Постановления Госкомстата от 18.08.1998г. №88. Инвентаризация расчетов с покупателями и заказчиками должна быть оформлена в акте инвентаризации унифицированной формы №17-ИНВ.