Создание резервов на случай непредвиденных обстоятельств

Фонды для использования в непредвиденных обстоятельствах создаются для покрытия ошибок в расчетах, упущений или неопределенности, которые могут вскрыться по мере выполнения проекта. Владельцы проекта, как правило, неохотно создают фонды на случай непредвиденных обстоятельств, так как им кажется, что создание фонда подразумевает слабость проекта. Величина и количество резервов на случай непредвиденных обстоятельств зависят от "новизны" проекта, неточности в оценках времени и затрат, технических проблем, небольших изменений в масштабе и от непредвиденных проблем. На практике непредвиденные обстоятельства составляют от 1 до 10% в проектах, аналогичных предыдущим. Однако в уникальных проектах и проектах, связанных с высокими технологиями, непредвиденные обстоятельства зачастую достигают от 20 до 60%. На практике в целях контроля резервный фонд обычно подразделяют на сметный резерв и фонд резерва управления. Сметные резервы обычно выделяют на конкретные сегменты или промежуточные результаты проекта. Резервы управления выделяют на риски, связанные с проектом в целом.

Сметные резервы

Эти резервы выделяются на конкретные пакеты работ или сегменты проекта, выбранные из основной сметы и структуры распределения работы по этапам. Сметные резервы используются для выявленных рисков с малой вероятностью возникновения. Примерами таких рисков, покрывающихся за счёт сметных резервов, являются небольшие изменения в дизайне и ошибки в расчетах времени и затрат. Величина резерва определяется при расчетах затрат на принятый план выхода из непредвиденных обстоятельств или план выхода из кризиса. За распределение сметных резервов должны нести ответственность как управляющий проектом, так и члены команды, отвечающие за работу над конкретным сегментом проекта.Если риска удается избежать, фонды возвращаются в резерв управления.

Резервы управления

Эти резервные фонды необходимы для покрытия крупных непредвиденных и потенциальных рисков и поэтому применяются к проекту в целом. Резервы управления организуют после того, как организованы сметные резервы и выделены фонды. Они не зависят от сметных резервов и контролируются управляющим проектом и "владельцем" проекта. Большинство резервов управления организуется с использованием исторических данных и мнений об уникальности проекта. Особый случай - размещение технических резервов на случай непредвиденных обстоятельств в резерве управления. Выявление возможных технических рисков часто ассоциируется с новыми, неиспытанными инновационными процессами или продукцией. Контроль за риском такого типа - вне сферы компетенции управляющего проектом. Поэтому технические резервы находятся внутри резервов управления и контролируются "владельцем" или верхним эшелоном управления. Владелец и управляющий проектом вместе решают, когда привести в действие план непредвиденных обстоятельств.

В табл. 2.9 показаны расчеты для фонда непредвиденных обстоятельств, сделанные для гипотетического проекта. Обратите внимание на то, что сметный резерв и резерв управления имеют раздельные статьи, что способствует осуществлению контроля.

Таблица 2.9 – Расчет фонда непредвиденных обстоятельств (тыс. долл.)
Наименование операции	Основная смета	Сметный резерв	Проектная смета
Дизайн	500	15	515
Код	900	80	980
Испытание	20	2	22
Всего	1420	97	1517
Резерв управления	-	-	50
Итого	1420	97	1567