- •1. Охарактеризуйте периоды развития делопроизводства и секретарской службы до п/п 19 века.
- •1.1. Охарактеризуйте периоды развития дп и секретарские службы со в/п 19 века по наше время.
- •2. Каковы должностные обязанности секретаря?
- •3. Деловые качества секретаря.
- •4. Охарактеризуйте личные качества секретаря.
- •5. Охарактеризуйте рабочее место секретаря.
- •7. Каковы основные правила приема посетителей.
- •12. Охарактеризуйте прием делегаций.
- •13. Каковы основные задачи и принципы ведения телефонных переговоров.
- •14. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонят секретарю.
- •15. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонит секретарь.
- •16. Как происходит подготовка командировки руководителя?
- •17. Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя?
- •20. Что такое совещание? Охарактеризуйте виды совещания?
- •21(22). Каковы основные обязанности секретаря при подготовке совещания?
- •23. Каковы основные обязанности секретаря при проведении совещания и после его проведения?
- •24. Что такое приглашение? Его назначение, основные реквизиты Правила составления.
- •25. Что такое документооборот? Каковы правила организации документооборота?
- •26. Охарактеризуйте документопотоки организации.
- •27. Каковы правила приема и обработки входящей корреспонденции?
- •28. Каковы правила обработки исходящей корреспонденции?
- •29. Каковы правила обработки внутренней корреспонденции?
- •30. Как происходит регистрация документов? Каковы основные принципы регистрации?
- •31. Что такое регистрационный индекс документа? Из каких частей он состоит?
- •33. Каковы правила работы с конвертами при обработке поступившей корреспонденции?
- •34. Как происходит контроль исполнения документов? Охарактеризуйте назначения контрольных и справочных карточек.
- •35. Что такое номенклатура дел? Охарактеризуйте виды номенклатуры дел.
- •36. Каковы правила составления и оформления номенклатуры дел?
- •«»» Какова последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре?»»»
- •37. Каковы правила составления заголовков дел?
- •38. Каковы основные правила формирования дел?
- •39. Каковы основные признаки формирования дел?
- •40. Каковы основные принципы систематизации документов дела?
- •41. Что такое оформление дел? Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел.
- •42. Охарактеризуйте процесс переплета или подшивки дела как этапа оформления дел.
- •43. Как происходит нумерация листов дела?
- •46. Каковы особенности оформления обложки дела?
- •49. Как происходит экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации?
- •50. Как происходит экспертиза ценности документов в архиве?
- •51. Как происходит описание документов постоянного и временного (более 10 лет) хранения?
- •«»» Какие документы не подшиваются в личное дело работника?»»»
- •54. Охарактеризуйте порядок заполнения личного листка по учету кадров и дополнения к нему?
- •«»»Какие документы могут подшиваться в сформированное личное дело работника?»»»
- •55. Как происходит учет, ведение и хранение личных дел работников?
- •56. Что такое трудовая книжка? Каковы особенности ведения и хранения тк работника?
- •57. Как вносятся записи в трудовую книжку работника?
- •58. Каковы правила оформления титульного листа трудовой книжки?
7. Каковы основные правила приема посетителей.
Общие правила приема посетителей:
Секретарю важно помнить, что не один посетитель не должен оказаться без внимания.
Посетителям следует попросить представиться и назвать вопрос, по которому он пришел. Представление может проходить с помощью визитной карточки. Секретарь с благодарностью принимает ее, а данные с визитной карточки заносит в ПК, а визитка помещается в картотеку. Секретарь может предложить визитную карточку своей организации. Визитные карточки делятся на официальные и личные. На официальных карточках указывается ФИО, место работы, должность, служебный тел. и адрес организации. Официальные карточки вне работы не используются. Возвращать визитную карточку нельзя, т.к. это означает отказ в приеме или беседе с человеком.
Посетитель любого ранга может зайти в кабинет руководителя, только после доклада секретаря. Исключения могут составлять, те лица, которые могут входить к руководитель с его разрешения.
При докладе секретарь называет ФИО посетителя, его должность и вопрос по которому он пришел. Если руководитель готов принять посетителя секретарь приглашает его войти. Доложить о посетителе можно и по переговорному устройству.
Если руководителя нет, секретарь объясняет причину отсутствия и организует так, чтобы посетителя принял другой компетентный работник (заместитель). По желанию посетителя можно записать его предварительно на прием и в журнал учета посетителей:
Номер п/п
Дата и время приема
ФИО посетителя
Место работы, должность, дом. адрес и тел.
Вопрос, по которому пришел посетитель
Решение по данному вопросу (примечание)
Иногда посетители идут на прием к руководителю с вопросам, который может решить другой работник. Поэтому секретарь должен хорошо знать распределение обязанностей между сотрудниками, чтобы направить посетителя.
В помещении приемной должно быть отведено место для посетителей (зона приема посетителей).
8. Охарактеризуйте прием сотрудников своей организации.
Организуя, прием сотрудников своей организации по текущим вопросам секретарь должен:
Знать круг лиц имеющих доступ к руководителю в любое время и пропускать их беспрепятственно.
Довести до сведения всех сотрудников, часы приемов по текущим вопросам и время подписания документов.
Сообщить руководителю о посетителе.
9. Охарактеризуйте прием сотрудников других организаций по текущим вопросам.
Прием посетителей других организаций может быть подготовлен заранее. Посетителю могут предварительно записаться на прием. Если в это время руководитель будет отсутствовать секретарь, предупреждает об этом посетителя заранее.
10. Охарактеризуйте прием командированных работников.
Организуя прием командированных работников, секретарь обязан:
Выяснить согласовано ли это посещение заранее, вопрос по которому прибыл посетитель.
Отметить командированное удостоверение.
Оказать помощь в поиске гостинице, объяснить удобный маршрут транспорта, помочь в подборе необходимых материалов.
11. Охарактеризуйте прием по личным вопросам.
Прием по личным вопросам – это особый вид приема. Он осуществляется руководителем в специально отведенные дни и время. Возможна предварительная запись на личный прием. Во время приема секретарь сам принимает телефонные вызовы, посетителей, которые хотят решить текущие вопросы. Поступающие телефонные звонки и другие посетители передаются заместителю. В это время сотрудники, которые могут понадобиться должны находиться на своих местах. По окончанию беседы и после принятия решений руководитель или секретарь делает соответствующие записи в журнале учета посетителей.