2. Каковы должностные обязанности секретаря?

Общее положение

• Секретарь-машинистка ведет работу с документами в пределах своей компетенции.

• Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно руководителю; назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации.

• В своей работе секретарь-машинистка руководствуется нормативными документами в вышестоящих организаций, законодательными актами, инструкциями по работе с документами и должностной инструкцией.

Секретарь-машинистка должна знать:

• Структуру организации.

• ГОСТЫ и СТБ на унифицированные системы документации.

• Правила эксплуатации средств оргтехники.

• Порядок распоряжения материала при оформлении документов.

• Правила орфографии и пунктуации.

• Правила внутреннего распорядка в организации.

• Правила и нормы охраны труда, безопасности труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.

Секретарь-машинистка:

• Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителем и организации (закупка канцелярских принадлежностей, организация рабочего времени и т.д.).

• Получает сведения от работников для руководителя и передает работникам поручения руководителя.

• Организовывает прием посетителей, телефонные переговоры, вызывает работников, занимается организацией проведения совещаний, планирует рабочий день, готовит командировку руководителя и т.д.

• Принимает и передает телефонограмму, факсы, записывает телефонные переговоры в отсутствии руководителя в последствии докладывает ему.

• Печатает документы и другие материалы по указанию руководителя.

• Принимает и обрабатывает входящую корреспонденцию, передает ее на рассмотрение руководителю, направляет исполнителями, следит за сроками исполнения документов взятых на контроль.

• Формирует и оформляет дела.

• Хранит дела и своевременно передает их в архив.

3. Деловые качества секретаря.

• Профессиональное мастерство – это владение профессиональными знаниями, умениями, навыками, умение стенографировать, печатать слепым десятипальцевым методом, знание оформления документов и т.д.

• Инициативность – секретарь должен самостоятельно принимать решения по различным вопросам в приделах своей компетентности не дожидаясь указаний руководителя.

• Организованность – это умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей и мероприятий по времени.

• Ответственность – секретарь должен быть готов нести ответственность по вопросам своей компетентности.

• Пунктуальность – умение правильно спланировать мероприятия и выполнить их в срок; недопустимы опоздания секретаря на работу, на деловые встречи и т.д. Нужно проявлять пунктуальность к подготовке документов, докладов руководителю; секретарь ни чего не забудет и вовремя напомнит и организует.

• Осведомленность – секретарь должен хорошо знать направления деятельности организации, знать последние достижения фирмы и её проблемы; хорошо знать структуру организации и должностных лиц.

• Дипломатичность – умение хранить служебные тайны; умение тактично и вежливо уйти от разговора, который может нанести ущерб фирме.

• Хорошая память – это не только способность хорошо запоминать информацию, но и использовать современные средства оргтехники для записи и сохранения информации (ежедневники, органайзеры, ПК, диктофон и т.д.).

• Преданность работе – это любовь к избранной профессии, понимая её важности и постоянное совершенствование в знаниях, умениях, навыках.

• Способность к самообразованию – анализ и использование в работе периодических изданий и нормативной литературы.