- •1. Охарактеризуйте периоды развития делопроизводства и секретарской службы до п/п 19 века.
- •1.1. Охарактеризуйте периоды развития дп и секретарские службы со в/п 19 века по наше время.
- •2. Каковы должностные обязанности секретаря?
- •3. Деловые качества секретаря.
- •4. Охарактеризуйте личные качества секретаря.
- •5. Охарактеризуйте рабочее место секретаря.
- •7. Каковы основные правила приема посетителей.
- •12. Охарактеризуйте прием делегаций.
- •13. Каковы основные задачи и принципы ведения телефонных переговоров.
- •14. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонят секретарю.
- •15. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонит секретарь.
- •16. Как происходит подготовка командировки руководителя?
- •17. Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя?
- •20. Что такое совещание? Охарактеризуйте виды совещания?
- •21(22). Каковы основные обязанности секретаря при подготовке совещания?
- •23. Каковы основные обязанности секретаря при проведении совещания и после его проведения?
- •24. Что такое приглашение? Его назначение, основные реквизиты Правила составления.
- •25. Что такое документооборот? Каковы правила организации документооборота?
- •26. Охарактеризуйте документопотоки организации.
- •27. Каковы правила приема и обработки входящей корреспонденции?
- •28. Каковы правила обработки исходящей корреспонденции?
- •29. Каковы правила обработки внутренней корреспонденции?
- •30. Как происходит регистрация документов? Каковы основные принципы регистрации?
- •31. Что такое регистрационный индекс документа? Из каких частей он состоит?
- •33. Каковы правила работы с конвертами при обработке поступившей корреспонденции?
- •34. Как происходит контроль исполнения документов? Охарактеризуйте назначения контрольных и справочных карточек.
- •35. Что такое номенклатура дел? Охарактеризуйте виды номенклатуры дел.
- •36. Каковы правила составления и оформления номенклатуры дел?
- •«»» Какова последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре?»»»
- •37. Каковы правила составления заголовков дел?
- •38. Каковы основные правила формирования дел?
- •39. Каковы основные признаки формирования дел?
- •40. Каковы основные принципы систематизации документов дела?
- •41. Что такое оформление дел? Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел.
- •42. Охарактеризуйте процесс переплета или подшивки дела как этапа оформления дел.
- •43. Как происходит нумерация листов дела?
- •46. Каковы особенности оформления обложки дела?
- •49. Как происходит экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации?
- •50. Как происходит экспертиза ценности документов в архиве?
- •51. Как происходит описание документов постоянного и временного (более 10 лет) хранения?
- •«»» Какие документы не подшиваются в личное дело работника?»»»
- •54. Охарактеризуйте порядок заполнения личного листка по учету кадров и дополнения к нему?
- •«»»Какие документы могут подшиваться в сформированное личное дело работника?»»»
- •55. Как происходит учет, ведение и хранение личных дел работников?
- •56. Что такое трудовая книжка? Каковы особенности ведения и хранения тк работника?
- •57. Как вносятся записи в трудовую книжку работника?
- •58. Каковы правила оформления титульного листа трудовой книжки?
49. Как происходит экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации?
ЭЦД в делопроизводстве охватывает те документы, которые еще не поступили на хранение в архив организации. Она осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ и членами ЭК. На этом этапе рассматриваются и уточняются НД; определяется правильность оформления документов, формирование и оформление дел; даются директивные указания и рекомендации по работе с документами.
Главная задача в ЭЦД в делопроизводстве это определение сроков хранения на основании действующих перечней документов. Отбор документов проводится по 3 группам:
Постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения – для передачи в архив организации.
Временного до 10 лет включительно хранения – для дальнейшего хранения в структурных подразделений.
Временного хранения, если сроки хранения документов истекли – для выделения к уничтожению.
ЭЦД осуществляется путем полистного просмотра дел. При этом изымаются вторые экземпляры документов, черновики, проверяется правильность формирования в дела документов с различными сроками хранения.
Обычно тщательно следует проверять дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что среди документов временного срока хранения могут находиться документы, которые в силу своей важности должны храниться постоянно.
Эти документы отделяются от других документов дела, формируются в самостоятельные дела, включаемые в опись дел постоянного хранения. Остальные документы с пометкой ЭПК подлежат уничтожению вместе с группой дел временного хранения, сроки, хранения которых истекли.
По итогам ЭЦД в ДП организации составляется в годовые разделы описей и дел постоянного хранения в структурных подразделений, временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по личному составу.
50. Как происходит экспертиза ценности документов в архиве?
ЭЦД в архиве охватывает документы, хранящиеся, в архиве организации и преследует 2 цели:
Выделение к уничтожению документов временного (свыше 10 лет) хранения по мере истечения установленный сроков хранения.
Отбор документов и дел для передачи в государственный архив, а в не государственных организациях, не передающих свои документы в государственные архивы, - для их постоянного хранения в архиве.
Данная экспертиза проводится постоянно по мере поступления дел от структурных подразделений и при необходимости упорядочения документов и дел.
На этом этапе экспертизы также осуществляется полистный просмотр дел. В процессе экспертизы выявляются документы с повторяющейся информацией, которые подлежат уничтожению. Особое внимание уделяется делам с пометкой ЭПК.
После проведения ЭЦД в архиве составляются сводные описи дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, опись дел по личному составу, а дела с истекшим сроком хранения уничтожаются.
Документы уничтожаются в том случае, когда истекает срок хранения, установленный на 1 января текущего года. На такие дела составляется акт о выделении их к уничтожению, в которых делается отметка об утверждении (согласовании) описей дел постоянного хранения и по личному составу. Это связано с тем, что документы уничтожаются лишь за тот хронологический период времени, за который имеются соответствующие описи дел постоянного хранения и по личному составу, утвержденным согласно действующих требованиям. Иначе уничтожения является не законным.