4. Охарактеризуйте личные качества секретаря.

Личные качества секретаря

• Интеллигентность – способность и умение тактично и вежливо вести беседу, сдерживать и не проявлять отрицательные эмоции, соблюдать нормы поведения и общения, следить за культурой своего внешнего вида и рабочего места.

• Трудолюбие – способность выполнять работу вовремя качественно, не обращая внимания, на нежелание трудится.

• Добросовестность – секретарь должен обязательно выполнять порученную работу, сдерживать слово и обещание и не перекладывать свои обязанности на других сотрудников.

• Отзывчивость, умение адаптироваться – готовность оказать помощь другим, особенно в напряженных ситуациях. Важно уметь быстро переключится с одного вида работы на другой.

• Скромность – понятие культуры человеческой личности. Недостаточная скромность секретаря может привести к нетактичному поведению и неприятной ситуации.

• Аккуратность – в работе с документами, в организации рабочего места, во внешнем виде.

• Доброжелательность – секретарь всегда должен быть готов придти на помощь и оказать содействие.

• Вежливость, любезность – в разговоре должны употребляться, только вежливые формулировки.

5. Охарактеризуйте рабочее место секретаря.

Требование к организации рабочего места секретаря-машинистки.

• Рабочий кабинет секретаря называется приёмная.

• Организация рабочего места должна соответствовать технологическому процессу работы с документами, т.е. все предметы и средства оргтехники должны иметь своё место и использоваться по назначению.

• Ящики рабочего стола должны легко выдвигаться и задвигаться.

• Средства оргтехники располагаются вдали от отопительных приборов, и их размещение должно соответствовать правилам техники безопасности.

• Шкафы, столы, стулья не должны захламлять приёмную и загромождать проходу.

Условно приёмную можно разделить на три основные части:

• Рабочая

• Зона приёма посетителей

• Вспомогательная зона

Рабочая зона – рабочее место с-м. Там располагаются стул, стол с приставками, средства оргтехники. На столе размещаются персональный компьютер, органайзер с ручками и карандашами, перекидной календарь, телефон, факс. На дополнительных приставках к столу могут размещаться принтер, сканер, копировальный аппарат или МФУ (много функциональное устройство). В ящиках стола находятся словари, карты города, районов, конверты, рабочий блокнот секретаря, журнал регистрации документов и т.д.

Зона приёма посетителей – это визитная карточка организации, где посетители ожидают своей очереди на приём к руководителю. Там располагаются столы, кресло, стулья, диван, журнальный столик. На стол можно положить буклеты фирмы, журналы, газеты и др. информацию. В зоне приёма можно повесить “немую справку” – это стенд с информацией о руководителе, о организации, о деятельности фирмы, о предоставляемых услугах, о часах приёма и др. информация.

Вспомогательная зона – это место, где стоит шкаф, в котором хранятся личные вещи секретаря чайник, посуда, печенье, папки с документами и т.д.

На рабочем месте с-м не должно быть и не рекомендуется:

• Заниматься маникюром, макияжем и хранить предметы косметики на столе.

• Заниматься посторонними делами (читать журналы, играть в пасьянс).

• Пить чай и обедать за столом.

• Хранить еду, обувь, предметы личной гигиены, вещи в ящиках стола.

• Ставить в приёмной телевизор, потому что он соберет около себя сотрудников, что будет мешать работе секретаря.