3.3. Формирование личных дел

Личное дело — это систематизированный комплекс документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.³

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосу­дарственными нормативами, поэтому организации имеют право по-разному решать вопросы их формирования и ведения.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников всех рангов, специалистов, материально ответственных лиц и т. п. На ос­тальных работников оформляют личные карточки (форма Т-2).²

Первоначально в личные дела группируются документы, оформля­ющие процесс приема на работу, впоследствии — все основные доку­менты, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

Наиболее рациональным представляется следующий состав и по­рядок расположения документов в личном деле:

• внутренняя опись документов дела;

• личный листок по учету кадров (анкета);

• автобиография или резюме;

• копии документов об образовании;

• трудовой договор (может входить в состав личного дела или хра­ниться отдельно);

• характеристики или рекомендательные письма;

• копия приказа о приеме на работу (заверенная);

• копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.

В дальнейшем в личное дело включают именную должностную ин­струкцию, копии приказов о поощрениях, переме­щениях, документы об изменениях анкетно-биографических данных работника, а также документы, характеризующие его деловые и лич­ные качества (аттестационные листы, характеристики и др.). Кроме того, в личное дело включаются копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных работника.¹

Порядок ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом по­рядке.

Личные дела имеют длительный срок хранения, поэтому в них не включаются документы, имеющие временные (до 10 лет включитель­но) сроки хранения: справки с места жительства, о состоянии здоро­вья, копийные материалы. Личные дела регистрируются в журнале учета личных дел .

В номенклатуру дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «Личные дела сотрудников». Личное дело помещается в папку, на которой обозначен присвоенный личному делу номер по журналу учета личных дел.

При увольнении работника его личное дело извлекается из папки, подшивается в твердую обложку и оформляется в соответствии с тре­бованиями архивной службы. Если личное дело формировалось на ско­росшивателе, то перед подшивкой документы необходимо пересисте­матизировать в хронологическом порядке.

На обложке личного дела полностью указывается фа­милия, имя, отчество работника.

Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах.

Не разрешается (даже по распоряжению первого руководителя) изъятие документов из личного дела или замена документов.

Если вместо ранее хранившегося в деле документа подшивается дру­гой, то оба документа должны находиться в личном деле. Например, вместо копии паспорта старого образца подшивается также и копия паспорта нового образца; оба документа остаются в личном деле.²

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Организация может выдать копии документов, которые создаются в самой организации (это положение не распространяется на архивные учреждения и нотариат).¹

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при форми­ровании личных дел организация может изготовить копии докумен­тов, выданных другими организациями, необходимые для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о получе­нии образования и т. д.) в соответствии с действующим законодатель­ством.

Заверение копии документа производится для придания ей юри­дической силы.

Особое внимание обращаем на оформление отметки о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа подлиннику в пра­вом верхнем углу пишется слово «Копия», а ниже реквизита «Под­пись» проставляют:

• заверительную надпись «Верно»;

• должность лица, заверившего копию;

• личную подпись;

• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

• дату заверения.

По ГОСТ Р 6.30-2003 допускается копию документа заверять пе­чатью, определяемой по усмотрению организации.

Если следовать рекомендациям «Основ законодательства Российс­кой Федерации о нотариате» и Типовой инструкции по делопроиз­водству, то отметка о заверении копии обязательно удостоверяется оттиском печати.²