- •1.1.Трудовой договор
- •1.4.Трудовая книжка
- •2. Нормативные документы по работе с кадрами
- •2.1.Положение о структурном подразделении
- •2.3.Штатное расписание
- •2.4.Инструкция. Должностная инструкция
- •3. Организация работы с кадровыми документами
- •3.1. Номенклатура дел
- •3.2. Перечни документов с указанием сроков хранения
- •3.3. Формирование личных дел
- •4.Защита персональных данных сотрудников организации
- •I.Источники
- •II.Литература
2.3.Штатное расписание
Штатное расписание — это документ, устанавливающий численность структурных подразделений в составе предприятия, количество и квалификацию работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) по каждому структурному подразделению и по предприятию в целом на календарный год2 (см. приложение 7).
В соответствии с «Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) проект штатного расписания предприятия ежегодно представляется на утверждение руководителю предприятия (соответствующим приказом по состоянию на 1 января) службой персонала. Изменения в штатное расписание в течении года вносятся в соответствии с распоряжением руководителя предприятия, издаваемым на основании соответствующего представления службы персонала.
В содержании штатного расписания предприятия отражаются следующие сведения:
перечень структурных подразделений в составе предприятия;
перечень должностей работников предприятия;
перечень о количестве должностей (штатных единиц);
сведения о должностных окладах работников предприятия;
сведения о надбавках, установленных к должностным окладам работников;
сведения о месячном фонде заработной платы предприятия.
Оформление штатного расписания производится по форме № Т-3 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) с использованием следующих реквизитов:
кода формы документа;
наименование предприятия;
наименование вида документа;
даты документа;
регистрационного номера документа;
грифа утверждения документа;
заголовка к тексту;
текста документа;
подписи;
визы согласования;
оттиска печати;
отметки об исполнителе;
идентификатора электронной копии документа.1
2.4.Инструкция. Должностная инструкция
Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления с целью установления правил, регулирующих специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан.
Особенностью инструкций является их обязательное утверждение специальным приказом или подписью руководителя в грифе утверждения.
В приказе или в самой инструкции указывается срок введения инструкции.
Текст инструкции состоит из разделов, которые могут быть разбиты на пункты и подпункты, и излагается в третьем лице или же в безличной форме.
Инструкция оформляется на бланке.
Формуляр имеет следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
название инструкции;
гриф утверждения.
Разновидностью этого вида документа являются должностные инструкции, определяющие организационно-правовое положение работника в структурном подразделении, устанавливающей функции, права, обязанности ответственность должностных лиц.
Должностная инструкция — это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы (см. приложение 8).
Должностная инструкция необходима в случае возникновения споров и конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На ее основании составляется трудовой контракт с работником.1
Должностные инструкции разрабатываются в соответствии со штатным расписанием организации руководителем структурного подразделения. При отсутствии структурных подразделений - специалистом, занимающим данную должность. Подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-разработчиком, утверждается директором предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку. При необходимости она согласовывается с другими функциональными подразделениями предприятия и вышестоящим руководителем, курирующим соответствующее направление деятельности предприятия. Согласованную и утвержденную инструкцию заверяют печатью предприятия и хранят в отделе кадров предприятия в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства на предприятии.1
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем предприятия или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией.
Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является приказ руководителя предприятия. Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизации, сокращении штатов и т.д.
Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:
при изменении названия предприятия или структурного подразделения;
при изменении названия должности;
при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (то есть при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция, в виде исключения, была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы работника. Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками предприятия устанавливается распорядительным документом - приказом руководитедя.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.2
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.
Раздел "Общие положения " включает наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям.
В разделе "Должностные обязанности" перечисляются виды работ, выполняемые работником.
Раздел "Права " определяет полномочия работника по выполнению возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др. 1
В разделе "Ответственность" устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе "Взаимоотношения" указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы, и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.2