Текстове оформлення документів

Документ — основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. Обов'язковими для документа є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв'язність викладу, структурна організація, завершеність. Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, Приватні стосунки між людьми. Документи мають правове і господарче значення. За походженням виділяють службові й приватні документи; службові1 функціонують в установах і організаціях, приватні стосуються приватних осіб. За призначенням документи поділяють на: розпорядчі де подається інформація про організацію роботи установи' закладу, підприємства; статутні —з коротким викладом змісту статуту організації чи установи; виконавчі в яких подається план або напрям виконання певного обсягу роботи; інформаційні, які містять конкретну інформацію' необхідну для діяльності даної організації чи підприємства. Документи розрізняють ще й за структурними ознаками вони можуть бути стандартними й нестандартним и, що залежить від багатьох об'єктивних та суб'єктивних факторів. Типові та фірмові документи оформляються на бланках або стандартних аркушах. Слід зауважити, що в роботі інженерів, конструкторів керівників виробництва багато часу відводиться вивченню, аналізу та складанню різної документації. Це — конструкторська технологічна, експлуатаційно-ремонтна документація; організаційно-розпорядчі, інформаційні, рекламні та інші документи. Часто буває, що робота з подібними документами ускладнюється тільки тому, що в побудові їх немає необхідної послідовності або ж документи перевантажені несуттєвою для користування інформацією. Питаннями складання текстових документів відають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування та теорія управління виробництвом. Щоб не марнувати часу в процесі складання і використання документів, слід розумно поєднувати формальний підхід і творчість. Пропонований розділ подає деякі рекомендації, загальні правила і норми у текстовому викладі ділових паперів та ілюструє їх конкретними зразками. Текст — головний елемент документа. Крім параграфів пунктів у тексті виділяються абзаци. Тут треба стежити щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему.

Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення Це допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми.

Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац з трьох чи п'яти речень. Для сприйняття краще якщо ід речення будуть різні: найкоротші — на початку і в кінці. Абзаци теж вимагають чергування залежно від розмірів. Наприклад, у виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для виділення однорідних членів чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного-двох речень.

Найзручніші для сприйняття речення з трьох, п'яти, семи і найбільше — з дев'яти слів.

Щодо словосполучень, то слід пам'ятати, що в будь-якому діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми. Це прискорює складання і сприйняття документа.

Текст документа повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень.

Договір Трудова угода

Договір і трудова угода — документи, що фіксують взаємні зобов'язання про права і обов'язки між державами, двома чи кількома державними, кооперативними чи громадськими організаціями, установами, підприємствами та окремими особами. Ці документи вважаються дійсними, якщо сторони досягли взаємної згоди з усіх пунктів і належно їх оформили. Договір — документ господарсько-договірної діяльності. Так, він може бути укладений між керівником фірми і її ж працівником на виконання додаткових робіт, послуг тощо. Договір також може укладатися між країнами СНД та іншими державами. Трудова угода — укладається між підприємством та працівником чи бригадою, які не входять до складу цього підприємства, на виконання певних робіт. Слово-термін «угода» також може вживатися, коли йдеться про дипломатичну роботу (міжнародні угоди). Обов'язкові реквізити договору: найменування відомств, організацій, установ, які вступають у договірні стосунки; дата укладання договору; місто; предмет договору; юридичні адреси; підписи представників; печатки. Подаємо зразки:

Стильові різновиди української мови

Мова обслуговує усі сфери суспільного життя. В процесі історичного розвитку в мові виробилося багато різноманітних засобів висловлювання, які по-різному використовуються залежно від мети спілкування. Так, наприклад, мовні засоби художнього твору де в чому відрізняються від наукового твору; мовні засоби ділових документів відрізняються від художніх і наукових творів і т. д. Літературна мова становить систему стилів. Структура, кількість, характер і співвідношення їх змінюються з розвитком суспільства. Під стилями літературної мови розуміють її різновиди, які обслуговують різноманітні сфери суспільного життя. Усна форма літературної мови має лише один стиль — розмовний. У писемній мові виділяють: науковий, офіційно-діловий, публіцистичний, художній стилі. Офіційно-діловий стиль має підстилі: інформаційний, дипломатичний, законодавчий, адміністративно-канцелярський. Ним написані найважливіші документи, в яких відбивається історія народу. Це стиль Конституції країни, законів, постанов, статутів, програм, наказів, звітів та інших ділових паперів. Документи відображають події, зберігають пам'ять через роки, пов'язуючи минуле з сьогоденням. Тексти в офіційно-діловому стилі повинні бути змістовними, точними. Для офіційно-ділового стилю характерні усталені мовні звороти, стандартні початки і закшчення документів, поділ на частини. В ньому закріпилося чимало специфічних термінів, традиційних форм. Цей стиль позбавлений образності й емоційності. Побудова речень відзначається лаконізмом. Речення чіткі й нескладні. Стиль законодавчих паперів значно відрізняється від канцелярського. В канцелярсько-діловій мові виразно виявляється безпосередній зв'язок мови з виробничою діяльністю людей. З роками, від століття до століття, від епохи до епохи змінюються мовні стилі. Ряд термінів і слів виходять з ужитку і виникають нові, а ті, що лишаються, змінюють своє значення. Тому стиль ділової мови на сучасному етапі відрізняється від стилів попередніх років. Уміння складати ділові папери, вдумливо читати їх, правильно розуміти —обов'язок кожної сучасної людини.

Заява

Одним з найпоширеніших інформаційних документів у справочинстві є заява. Вона має кілька стандартних зразків. Розглянемо деякі з них. Дуже часто за службовими й приватними обставинами ми пишемо заяву. Вона адресується установі або посадовій особі, як правило, містить прохання чи пропозицію. Заява складається однією або кількома особами. Прізвище особи, яка звертається із заявою, має форму родового відмінка без прийменника. Але у випадку збігу близькозвучних прізвищ пишеться прийменник. Подаємо зразки:

Наказ

Одним із найпоширеніших документів є наказ — правовий акт, що видається на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це може бути і внутрішній документ будь-якої організації, установи, підприємства та ін. Він має як розпорядче, так і виконавче значення. Накази охоплюють широке коло питань: з виробничої діяльності — організація праці, добір і розстановка кадрів, трудова дисципліна, заохочування до праці тощо; по особовому складу — оформлення відпусток, звільнення працівників, призначення, переміщення, нагороди, стягнення та ін. Форма викладу тексту в наказах —наказова. Як правило, наказ складається з двох частин: констатуючої й розпорядчої. Іноді констатуючої частини може й не бути, зокрема в наказах, які не потребують роз'яснень, та з різнопланових питань. У таких випадках тексти складаються з параграфів. Основні реквізити наказу: назва, місто видання, номер, дата підписання, заголовок, текст і підпис керівника. Наводимо зразки наказів.

Протокол Витяг з протоколу

Протокол — це документ, який відбиває процес і результати роботи колегіальних органів, проведення різних нарад, засідань, обговорень тощо. Протоколом оформляється також діяльність адміністративних органів, слідчих та ін. У ньому занотовуються всі виступи з розглянутих питань та прийняті рішення. Текст протоколу може складатися з одного або кількох розділів, кожен з яких ділиться на три частини, що починаються словами: Слухали; Виступили; Постановили (Ухвалили). Після цих слів ставиться двокрапка. Наводимо зразок протоколу.

Автобіографія

Автобіографія — це опис свого життя. Складається вона довільно. Проте протягом років виробилися певні вимоги до оформлення цього офіційного документа. Автобіографія подається при оформленні на роботу, при вступі на навчання та в інших випадках. Пишеться вона від руки, на аркуші паперу, іноді на спеціальному бланку. Форма викладу —від першої особи. Прийнято всі відомості подавати в хронологічному порядку. В автобіографії вказується рік, місяць і число народження; прізвище, ім'я та по батькові батьків, їхня професія; освіта; відомості про трудову діяльність та участь у громадському житті; сімейний стан; склад сім'ї; домашня адреса; дата складання автобіографії; у кінці ставиться підпис. Подаємо зразок автобіографії:

Центральним поняттям культури мовлення є мовна норма. Дотримання чи порушення мовних норм служить найважливішим критерієм оцінки висловлювань.

Відомий російський мовознавець С.Ожегов дає таке визначення: “Норма – це сукупність найбільш придатних … для обслуговування суспільства засобів мови, яка складається як результат відбору мовних елементів (лексичних, вимовних, морфологічних, синтаксичних) із числа тих, що співіснують у мові, виникають як нові або беруться з пасивного запасу минулого”.

Подібні визначення дають і українські мовознавці. Так, у “Словнику лінгвістичних термінів” Д.Ганича та І.Олійника читаємо, що мовні норми – це “закріплені в практиці зразкового використання мовні варіанти (у галузі вимови, слововживання, граматичних та інших мовних засобів), які найкраще і найповніше з числа співіснуючих виконують свою суспільну роль”.

Отже, мовна норма – це сукупність прийнятих у мовленнєвій практиці народу правил відбору і вживання мовних одиниць, тобто формулювання “сукупності правил, що забезпечує регулярне відтворення у мовленні зразкового варіанта мови”(О.Ахманова).

Сформовані норми мови охоплюють усі рівні мовної системи і тому можуть бути названі структурно-мовними. Б.Головін пропонує розрізняти такі типи норм:

1)       норми вимови – регулюють вибір акустичних варіантів фонем або морфем (напр., можна  [озим’і] і не можна [оз’і м’і];

2)       норми наголошування – регулюють вибір акустичних варіантів розташування і переміщення наголошеного складу серед ненаголошених;

3)       норми словотворення – регулюють вибір морфем, їх розташування і сполучення у складі нового слова (напр., можна зернові – і не можна зерняні);

4)       норми морфологічні – регулюють вибір варіантів морфологічної форми слова (напр., тракторів, бригадирів, але деталей, доповідей);

5)       синтаксичні норми – регулюють вибір варіантів побудови речень (напр., не можна Директор видав дівчині довідку, з якою потім познайомився - можна Ознайомившись із довідкою, директор видав її дівчині);

6)       норми лексичні – регулюють вибір слова відповідно до змісту і мети висловлювання (напр., можна рятувальник – не можна рятівник, якщо мовиться про посаду);

7)       норми стилістичні – регулюють вибір слова або синтаксичної конструкції відповідно до умов спілкування і стилю викладу (напр., велика кількість, а не величезна кількість – у науковому стилі; у зв’язку з тим, що, а не бо…в офіційно-діловому стилі).

Норми літературної мови розрізняються за ступенем “міцності” в різних ярусах мови і варіюються в різних умовах спілкування. Суворість приписів, жорстокість правил панують у галузі вимови, наголошування, морфології, орфографії і пунктуації. У лексиці помітніше, ніж у граматиці, схрещуються жорсткі приписи норми і м’які рекомендації доцільності. У стилістиці панує доцільність. Відповідно міняються критерії оцінки: замість “правильно – неправильно” головним стає “прийнято – краще”. Саме цим орієнтиром керуються при визначенні мовно-стилістичних норм.

М.Пентилюк зазначає, що мовною нормою виступає будь-яке мовне явище – звук, сполучення звуків, морфема, значення слова чи фразеологізму, форма слова, словосполучення і речення, - що сприймається як зразок. На основі цього вона виділяє такі норми української літературної мови:

-       орфоепічні - регулюють вимову звуків, звукосполучень і наголосу в словах;

-       лексичні  -  вживання слів у властивому їм значенні та правильне поєднання слів за змістом у реченні і словосполученні;

-       граматичні - правильне творення і вживання слів та їх форм, правильна побудова словосполучень і речень;

-       стилістичні - вживання мовних засобів відповідно до їх стилістичного забарвлення та стилю мовлення;

-       орфографічні -  правильний запис слів;

-       пунктуаційні -  правильну розстановку розділових знаків.

Н.Бабич зазначає, що головними ознаками норми є відповідність системі мови, стабільність, обов’язковість. Засвоєння норм, які не порушують систему певної мови, утруднюється сьогодні вживанням двох і більше мов у практиці спілкування: небезпеку появи інтерферентних явищ, “суржику” повинні враховувати всі, хто причетний до вироблення навичок літературно-нормативного мовлення. Літературна норма – це певна штучність (на відміну від норм розмовно-просторічних, діалектних, що відзначаються невимушеністю входження в мовну свідомість людини), яка хоч і постає як результат систематизації певного явища, засвідчуваного всіма системами національної мови, проте стосовно деяких із цих систем є суперечливою. Тому “засвоєння норм літературної мови буде полегшуватися за умови поступового розмивання, нівеляції територіальних чи й соціальних діалектів внаслідок поширення літературного мовлення, насамперед усної його норми”.

Норма та правило. Слід розрізняти терміни „норма” та „правило”. Правила – це положення, які виражають певну закономірність, постійне співвідношення мовних явищ або які пропонують як нормативний конкретний спосіб використання мовних засобів у писемному і усному мовлення. Правила, як і мовні норми, - категорія історична: зміна в словнику чи в граматичній системі мови призводить до зміни правил, бо вони повинні теж відтворювати розвиток мови. Правила граматичні регулюють застосування форм слів залежно від словозміни та словотвору, синтаксичних конструкцій; орфографічні стосуються написання слів та їх форм; пунктуаційні корегують постановку розділових знаків відповідно до змісту й форми реалізованої засобами мови думки, урахування мети висловлювання.

Норма та правило взаємопов’язані: вони корегують мовну систему й одночасно визначають рівень культури мовлення. Однак правила можуть і не відбивати літературних норм, нерідко навіть суперечити їм (наприклад, правила правопису й орфоепічні норми). Правила не можуть охопити всі норми – доказом цього є численні винятки з правил, які подають словники, правопис. Правила змінюються частіше, ніж норми, - закономірне прагнення зробити правило ближчим до реальної мовної дійсності, урахувати її різноманітність, варіантність.

Види й форми мовлення

Мова для всіх носіїв одна, але реалізація її в мовленні для кожного мовця має свої особливості. І.Торопцев виділяє такі форми існування мови: національна мова (літературна й діалектна – територіальні, професійні діалекти, сленг), індивідуальна мова; форми існування мовлення: зовнішнє мовлення (усне та писемне), внутрішнє мовлення.

Основні положення про літературний та діалектний види  мови:

• Літературна та діалектна мови – різновиди національної мови, що перебувають у тісному зв’язку.

• Літературна мова – відшліфована (унормована, зразкова) форма національної мови з багатим лексичним фондом, упорядкованою граматичною структурою й розвиненою системою стилів.

• Діалектна мова або діалект – це різновид національної мови, яким говорить частина нації, народності, племені.

• Літературна мова виникла на основі діалектної, безперервно збагачується за рахунок народних говорів; відбувається процес стирання відмінностей між літературною і діалектною мовами.

• Діалектні одиниці: говірка – найдрібніша діалектна одиниця, охоплює мову одного чи кількох населених пунктів; говір – група однотипних говірок.

• Діалектні групи: північноукраїнська, південно-західна, південно-східна. До системи південно-східних діалектів входять степові говори, серед яких виділяють нижньонаддніпрянські говірки (табл.1).

Таблиця 1

Особливості нижньонаддніпрянських говірок

Фонетичні (відрізняються звуковим оформленням від слів, уживаних у літературній мові)	на місці літературного о перед наступним складом з у вимовляють звук у: лопатую, кунюшня, куцюба; замість старого о у переднаголосному складі вимовляють звук а : канура, хамут, каляска; на місці літературного у вимовляють о: госадьба,  сосіда; у новозакритих складах зберігають старий о : дом,  батог; у вимові голосний и підпадає регресивній асиміляції до наступного і : кісіль, піріжок, вісівати; ненаголошений е вимовляється як и: сило, зирно, зимля; ненаголошений е вимовляється як і: за[йі]ць, Ки[йі]ва; наявність протетичного г перед голосними: гаршин,  гоко; відсутність чергування приголосних д, т, з, с та шиплячих у дієсловах: ходю, литю, возю, косю; відсутність довготи приголосних перед давнім  закінченням –ьйе в іменниках середнього роду: бадиля, насіня, кулося; назалізація звукосполучення вн в мн: рімний, рімняти; поява на місці й епентичних л, н: риплях, памнять; рефлекс ир на місці ьр: кирниця; дисиміляція звуків на відстані: калідор, лівольвер
Морфологічні  (діалектні відхилення морфологічно-го характеру в словотворі і словозміні повнозначних частин мови)	замість суфікса –ен- вживають –ан- : скосяно, зробляно; уніфікація форм: а) у суфіксах присвійних прикметників жіночого й середнього роду: васильова, виноградарьова; б) в орудному відмінку однини іменників першої і третьої відміни: зимльою, динюю, мижою; в) в орудному відмінку однини другої і четвертої відміни: хмельом, курчом, ягньом; стягнення голосних: тою, усьою, на свому, на твому; відмінювання деяких дієслів: лию, дую, лиїш, дуїш; закінчення -е на місці літературного –ить: ходе, носе
Лексичні (синоніми до літературних слів)	Дерга – товста тканина; пакіль – кілок; підмет – грядка; бідарка – легкий візок; вагани – дерев’яне корито; гурт – стадо тварин; тирло – вибите худобою поле; кендюх – шлунок; коп’як – снопи, складені в одну скирту; м’яло – пристрій для розтирання конопель, льону.

 

У степових районах півдня України традиційними видами господарської діяльності є землеробство й тваринництво. А тому в словниковому складі населення зустрічаються слова, пов’язані з сільським господарством: випас, дерть, комбікорм, кошара, надої, нетелі, силос, толока, фермер. У мові мешканців села збереглася певна кількість слів, словосполучень, своєрідних способів їх творення, котрих ми не знаходимо в літературній мові (бобирь, блакитник, парша, ярча). Це діалектні особливості мовлення селян.

А.Очеретний уважає, що діалектні особливості мовлення часто створюють серйозні перешкоди засвоєнню норм літературної мови. Відмінне від літературної мови фонетичне або морфологічне оформлення окремих слів, а також уживання деяких слів і сполук, так званих діалектизмів, впливають на рівень культури мовця.

Досліджуючи норми сучасної російської мови, К.Горбачевич стверджує, що територіальні діалекти не відіграють значної ролі в утворенні норм літературної мови, але деякі особливості діалектного мовлення дуже стійкі. Першочергове завдання навчального закладу, на думку вченого, - це “усунення засвоєних у ранньому дитинстві діалектних рис вимови, котрі нерідко зумовлюють орфографічну малограмотність учнів”.

Урахування особливостей місцевих говірок має важливе значення в удосконаленні орфографічної грамотності студентів, оскільки діалектні орфографічні помилки, як зазначає А.Текучов, “дуже численні і різноманітні за своїм характером і … вимагають особливого до них методичного підходу”.

Ставлячи питання, як оцінювати діалектні особливості (ставитися до них терпимо, вважаючи, що вони певною мірою природні для дитини, яка виросла в селі, чи об’явити їм непримиренну боротьбу), А.Текучов відповідає на нього так: “Учитель зобов’язаний розглядати діалекти як явище небажане, а в більшості випадків і недопустиме”.

Але не всі мовознавці й методисти так категорично ставляться до діалектних особливостей мовців. Н.Бабич, зазначаючи, що фундаментом мовної майстерності є літературна мова, радить не ігнорувати діалектне мовлення, соціально-діалектні його особливості, бо саме тут “може виникнути підстава для перегляду діючих правил, норм та їх функціонально-стильових варіантів”.

Л.Паламар і Г.Кацавець застерігають від надмірного вживання діалектної лексики: це ускладнює сприйняття висловлювання чи тексту. Діалектну лексику треба використовувати, але обережно, “дбати про те, щоб вона не засмічувала мову і не утруднювала сприймання творів читачами”.

 

Мовлення буває зовнішнє та внутрішнє, воно має усну та писемну форми.

Усне мовлення  (ситуативне):

v    Спонтанне.

v    Характерна посилена інформативність, насиченість фактами.

v    Твориться у кількох виявах: словесному, інтонаційному, візуальному (безпосередньо застосовуються інтонація, паузи, міміка, жести).

v    Менше уваги приділяється формі висловлювання.

v    Допускаються повтори, варіативність вислову.

 

Писемне мовлення (контекстуальне):

v               Фіксується графічно.

v    Спирається на усне і є у відношенні до нього вторинним.

v    Сприймається зором.

v    В основному монологічне.

v    Характеризується більшою регламентацією мовних засобів, точнішим добором відповідної лексики.

v    Переважає традиційна форма викладу, загальноприйняті структури документів, правила вживання специфічних словосполучень.

v    Одиницею є текст.

 

Н.Бабич зазначає, що відмінність між усною й писемною формами зовнішнього мовлення переважно функціональна: усне мовлення відбувається у вигляді сприйманої органами слуху усної артикуляції мовних звуків і розраховане на передачу інформації іншим людям з метою впливу на їхню поведінку й діяльність, писемне ж мовлення відбувається у вигляді умовного відображення цих звуків на письмі і має таке ж призначення. Обидві форми мають свої переваги, і це не дає можливості вважати жодну з них багатшою чи виразнішою.

М.Пентилюк відмічає, що в писемному вияві мовлення більш організоване, відзначається ретельністю добору лексики, граматично оформляється складніше, чіткіше, дотримання норм тут строгіше. В усному мовленні може безпосередньо застосовуватись інтонація, паузи, міміка й жести; так само може здійснюватися правка тексту (застосовується варіативність мовних елементів).

Усне мовлення твориться у кількох виявах: словесному, інтонаційному і візуальному (міміка, жести). Писемному мовленню два останні вияви не властиві. Усне мовлення вважається ситуативним, писемне – контекстуальним. Хоча, як зазначає І.Синиця, “навіть у високоосвічених людей усне і писемне мовлення значно відрізняються своєю досконалістю: людина може добре говорити, але посередньо, а то й погано писати” .

На відміну від зовнішнього внутрішнє мовлення не реалізується ні у вигляді звуків, ні у вигляді знаків: воно служить для підготовки процесу спілкування, регулює поведінку, опрацьовує отриману інформацію. Внутрішнє мовлення відбувається значно швидше за зовнішнє, воно фрагментарніше, більш згорнуте (часом схематичне).

Мовлення завжди передбачає співбесідника (чи слухача) й у зв’язку з цим буває діалогічним чи монологічним. Ці дві форми передбачають чимало екстралінгвістичних факторів: ситуація спілкування, очікуваний результат спілкування, мовні здібності мовця, слухача та ін., адже у мовленні можуть трапитись явища, яких немає в мові, які не засвідчені ніякими словниками і жодною граматикою. Щодо мовних здібностей індивіда, то вони (як продукт розвитку природних задатків у сприятливих умовах) забезпечують людині швидкий, вільний виклад думок, а також допомагають оволодіти новим різноманітним мовним матеріалом, успішно користуватися ним і в побутовій, і в професійній мовній діяльності. Таким людям властива легкість наслідування, тонке чуття мови, чудова словесна пам’ять, швидкість засвоєння і практичне використання мовного матеріалу. Ці якості формуються в процесі активної мовленнєвої діяльності при наявності добрих зразків та інтересу, поваги до предмета мовлення.

На думку Н.Бабич, мовлення забезпечується багатьма факторами (див. рис.1). Як видно з рис. 1, насамперед мовлення забезпечується самою мовою. Людина відрізняється від природи, реального світу своїм інтелектом, тобто здатністю мислити, а засобом вираження і передачі думок є мова. Вже сама наявність звукової мови передбачає реалізацію її змісту в акті мовлення. Мовленнєва діяльність залишиться діяльністю незалежно від того, якою мовою вона реалізується, бо з погляду психології не має значення, засобами якої мови буде виражено необхідний зміст.

Не менш важливим є ступінь (рівень) володіння мовою. Залежно від того, наскільки добре мовець володіє мовою, один і той же зміст він виражає більш або менш вдало (зрозуміло, виразно, гарно), більш або менш правильно (з помилками чи без них), у більш чи менш узвичаєному режимі (тобто в характерному для даної мови темпі мовлення).

Мовлення забезпечується також і функціонально-стилістичною метою мовлення. Вона передбачає добір оптимальних мовних і мовленнєвих засобів із загального арсеналу мови відповідно до потреб висловлювання. Слід обрати форму мовлення (усну чи писемну, діалогічну чи монологічну), стиль мовлення (розмовний, офіційно-діловий, науковий, публіцистичний, художній), його колорит (офіційний, інтимний, нейтральний тощо).

Соціально-психологічні умови взаємин мовця і співбесідника визначають, наприклад, шанобливе ставлення мовця до співбесідника, зумовлене віком, соціальним становищем, вимогами норм ввічливості та ін.

Афективний стан одного зі співбесідників зумовлює вибір варіанта висловлювання відповідно до того експресивного навантаження, що покладається на дібраний мовний засіб у конкретній ситуації мовлення.

Слід ураховувати й індивідуальні відмінності мовленнєвого досвіду мовців. Чим цей досвід більший, різноманітніший, тим більша гарантія самобутності, оригінальності мовлення, відсутності у ньому штампів (стереотипів). У людини з багатою практикою спілкування звуковим мовленням кожне висловлювання буде творчим, неповторним.

Мовленнєвий контекст повинен враховуватись і в малих, і у великих словесних масивах з метою недопущення невиправданих повторів власних одиниць або несвідомого копіювання  чужого мовлення. Контроль контексту мовлення забезпечить чистоту, різноманітність, інформаційну вичерпність.

До екстралінгвістичних факторів належить мовленнєва ситуація (див. рис.2). Вона зумовлює не тільки зміст, обсяг, синтаксичну організацію, а й форму мовлення, зокрема його темп, висоту тону, паузи тощо. О.Вишневський зазначає, що мовленнєва ситуація є органічним компонентом спілкування, а в багатьох випадках вона виступає і як засіб комунікації. Мовленнєва ситуація є ключовим моментом у формуванні мовленнєвих умінь і навичок – навчитися спілкуватися можна лише спілкуючись.

Мовлення забезпечується також суспільними функціями мови. Фактичне і рівноцінне функціонування мови в усіх сферах суспільно-виробничої, наукової, культурно-освітньої та іншої діяльності людини (в усіх функціональних стилях, загальнонаціональній та діалектній формах).

Ділове українське мовлення вивчає:

У писемній формі:

v    Відомості про види документів. Загальні вимоги щодо їх оформлення й викладу.

v    Стилістику (офіційно-діловий стиль).

v    Лексику (вибір слова).

v    Окремі риси синтаксису ділового стилю.

v    Складні випадки правопису.

v    Культуру писемного мовлення. Етикет ділових паперів.

В усній формі:

v    Сфери застосування усного мовлення:

спілкування в колективі,

прийом відвідувачів,

телефонна розмова,

ділове засідання,

публічний виступ – доповідь, лекція, промова, бесіда.

v    Лексику (добір слова).

v    Орфоепію (наголос, вимову).

Культуру спілкування.