- •Види й форми мовлення
- •Особливості нижньонаддніпрянських говірок
- •Які існують стилі літературної мови, стилістичні норми
- •Огляд стилів мови: розмовний, науковий, публіцистичний, художній, та інш.
- •Поняття документ, його різні варіанти визначення. Вимоги до документа
- •Класифікація ділових документів за сферами використання, стадіями створення, призначенням та інш.
- •Поняття формуляру документа, формуляр-зразок
- •Ерелік найважливіших правил та вимог до оформлення ділових документів
- •Текстова складова документа: вступ, основна частина (доказ), закінчення
- •§ 45. Заява. Автобіографія
Поняття документ, його різні варіанти визначення. Вимоги до документа
Документ (лат. “доказ”) – засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумову діяльність людини. Має правове й господарське значення - може служити писемним доказом, а також джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру (носій інформації).
Документ — основний вид ділового мовлення. Він фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.
Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Оформляють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.
До документа ставляться такі вимоги:
Повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією.
Не повинен суперечити діючому законодавству і директивам вищестоящих органів.
Повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва.
Повинен бути складений за формою.
Бездоганно відредагований і оформлений.
Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни й особистої культури працівників. Якщо документи виконані неохайно – значить в установі низька культура праці.
Класифікація ділових документів за сферами використання, стадіями створення, призначенням та інш.
Види документів визначаються за багатьма ознаками.
v За найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи тощо.
v За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності.
v За місцем виникнення документи поділяються на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.
v За призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, інформаційні та колегіальних органів.
v За напрямком документи поділяються на вхідні й вихідні.
v За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні — це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за суворо обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
v За строками виконання документи є звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення "дуже терміново".
v За ступенем гласності документи поділяються на секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку "Секретно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.
v За стадіями створення серед документів розрізняють оригінали, копії й виписки.
Оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й у разі потреби завірений штампом і печаткою.
Копія — це точне відтворення оригіналу На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.
Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг).
Якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.
v За складністю документи поділяються на прості (односкладові) та складні.
v За строками зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.
v За технікою відтворення документи можуть бути рукописними чи відтвореними механічним способом.
За сферами використання:
1. Документи щодо особового складу: заява, характеристика, автобіографія, накази щодо особового складу.
2. Інформаційні документи: листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні й пояснювальні записки, протокол, резолюція, звіт, оголошення, повідомлення про захід.
3. Документи з господарсько-договірної діяльності: договір, трудова угода.
4. Обліково-фінансові документи: таблиця, список, перелік, накладна, акт, доручення, розписка.
Організація роботи з документами та діяльність щодо створення документів називаються діловодством.
Єдина державна система діловодства (ЄДСД) – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документів і до здачі їх в архів. Державні стандарти (ГОСТи), які увійшли до складу цієї системи, упроваджуються одночасно з нею (це ряд уніфікованих систем, призначених для застосування в загальнодержавній автоматизованій системі відбору й обробки техніко-економічної інформації: планової, звітно-статистичної, первинної облікової, фінансової, звітної бухгалтерської, організаційно-розпорядчої тощо).
Основне завдання ЄДСД - сприяти раціоналізації та уніфікації документаційних процесів у діяльності державного апарату на різних рівнях управління. Основні положення ЄДСД присвячені методиці й техніці роботи з документами. У них сформульовані вимоги та рекомендації з питань підготовки службових документів та угрупування їх у справи. Вони встановлюють порядок підготовки й видання організаційно-розпорядчої документації, правила організації проходження документів, методику створення карткової чи комп’ютерної форми обліково-довідкового апарату, застосування комп’ютерних технологій і програм для контролю за виконанням документів.
ЄДСД вимагає від кожної установи чіткого визначення складу документів, необхідних і достатніх для діяльності даної установи; встановлення основних принципів адміністративної та юридичної необхідності складання документів, упорядкування практики застосування різних видів документів (щоб аналогічні управлінські дії оформлялися однаковими документами); уніфікації формулярів і структури тексту документів; високого рівня культури мови документів, дотримання вимог ділового стилю в документах.