3. Необхідність забезпечення готелю програмним забезпеченням нового покоління.

Сучасні темпи розвитку готельного бізнесу висувають найвищі вимоги до автоматизованих систем управління для підприємств індустрії гостинності. Зростаючі з кожним днем потреби клієнтів і жорсткість конкурентної боротьби жадають від готелю здатності швидко реагувати на всі коливання ринкової кон'юнктури.

Прийшов час для програмного забезпечення нового покоління Fidelio V8 (Додаток 1) - це нова і не має аналогів на ринку система управління готелем. Це здатність вирішувати задачі від продажу, бронювання, прийому та розміщення гостей, організації конференцій та банкетів і управління зв'язками з клієнтами до надання повних даних для фінансового контролю й управлінського обліку діяльності підприємства.

Fidelio V8 - це функціональність, надійність та можливості гнучкого настроювання. Це революційне втілення перевіреної часом бізнес логіки та концепція подальшого розвитку від лідера ринку Micros-Fidelio.

Fidelio V8 - це єдина база даних під управлінням однієї із самих надійних та гнучких у світі систем управління базами даних (СУБД) Oracle. Тепер усі: від здачі номера в готелі та управління зв'язками з клієнтами до звітності для управління та контролю за діяльністю готелю - об'єднані в єдину систему, у центрі якої знаходиться гість.

Fidelio V8 - це могутні звіти, що налаштовуються, і вихідні форми, створювані за допомогою лідируючих на ринку інструментарію Crystal Reports і підтримка HTML. (Додаток 2)

Fidelio V8 - це завжди відкритий шлях до розширення діяльності готелю.. Це можливість обміну всіма необхідними зведеннями про гостя та клієнтів готелю, між готелями одного ланцюга в реальному часі. Це надані MyFidelio.net засоби централізованого планування діяльності ланцюга готелів і можливість заявити про себе в Інтернеті за допомогою світових систем бронювання.

Fidelio V8 – це та, що вже стала традиційної для сімейства Fidelio інтеграція з найбагатшим набором використовуваних в готелі систем: ресторанного, замкового, телекомунікаційними, платного телебачення, автоматичних мінібарів, авторизації кредитних карт та енергозбереження.

Fidelio V8 - це сучасний інтерфейс у стилі поштової програми Microsoft Outlook для зручності користувачів, що звикли до роботи з продуктами Microsoft.

Fidelio V8 - це крок у майбутнє на ринку автоматизованих систем управління. (Додаток 3)

Новий розширений модуль Управління зв'язками з клієнтами дозволить готелю мати повну картину всіх побажань і переваг гостей, і відповідно працює самий високий рівень сервісу. Індивідуальність підходу до клієнта полягає в наданні кожному гостеві саме тієї інформації, якої він потребує. Наприклад, фінансовий менеджер, що зупинився у готелі, знайде у своєму номері останній випуск фінансово-аналітичного журналу, аматор гри у великий теніс - адреси найближчих кортів, гравець у боулінг - кращі пропозиції від ведучих боулінг-клубів міста. Володіючи доступом до всієї необхідної інформації, готель в будь-який момент зможете повідомити гостям, коли у регіоні будуть проходити якісь заходи, що можуть бути їм цікаві. Таким чином, тепер готель зможе надавати гостям послуги не тільки, коли вони проживають у в готелі але й протягом усього року - це називається активними продажами.

В Fidelio V8 усі дані по клієнтах поєднуються в профайли, що зберігаються в єдиній центральній базі даних, причому в кожному клієнтському профайлі можна заводити необмежену кількість контактних даних гостя, окремо вносити таку маркетингову інформацію, як ступінь важливості клієнта, вид його діяльності, частку компанії на ринку, інформацію з кредитних карт гостей . Великою перевагою є те, що система дозволяє не видаляти профайли, а робити їх неактивними в разі потреби, при цьому вони можуть бути відновлені в будь-який момент.

Fidelio V8 дозволяє врахувати абсолютно усі побажання готелю по проведенню маркетингових кампаній: поштовому розсиланню, обдзвону клієнтів, маркетингових досліджень. Готель можете переглядати різні поточні і заплановані заходи через функції управління часом, а легкі та доступні функції пошуку і сортування заходів щодо дати, виду та пріоритетові допоможуть готелю швидко знайти будь-яку інформацію.

Тепер шляхом злиття даних за допомогою генератора звітів або через текстову програму, наприклад Word, готель з легкістю зможете створювати листа, контракти та багато чого іншого. Причому, користувачі можуть використовувати як стандартно включені види шаблонів, так і створювати свої на основі вилученого доступу в будь-якому місці системи. Також можливо створювати кореспонденцію на різних мовах. А за допомогою програми електронного розсилання користувачі можуть робити розсилання, відбираючи існуючі записи даних за критеріями пошуку, вибираючи поля з будь-якої доступної таблиці і передаючи них за допомогою доступного каналу зв'язку.

Однієї з основних статей доходів готелю є діяльність відділу організації конференцій і банкетів, адже ювілеї і банкети, конференції і семінари - усе це приносить чималий прибуток. Саме тому модуль Організації Конференцій і Банкетів є одним з основних ланок комплексної системи Fidelio V8.

Модуль CCM дозволяє швидко перевірити доступність та поточну активність по існуючим броням, з легкістю вводити плановані заходи й ефективно ними керувати. Також одним з переваг даного модуля є можливість одночасної броні як конкретного заходу, так і номерів в готелі. Таким чином, модуль CCM складається з наступних основних частин: групових бронювань та бронювання конференцій; управління конференціями і банкетами; управління ресурсами; щоденника конференцій; листа чекання; пакетів заходів.

Робота будь-якого готелю починається зі Служби прийому та розміщення, що є центральною і найважливішою ланкою системи Fidelio V8.

Бронювання містить у собі повний спектр функцій, що не тільки допоможуть готелю спростити процес бронювання та поселення гостей, але і значно скоротити час на всі операції, що дозволить підвищити рівень обслуговування. Створення та відновлення броні, поділ дітей по віковим категоріях, надання інформації про наявність номерів, їхньому типу, калькуляція за вимогою, лист чекання, розширені можливості тарифної політики - усі ці функції значно прискорять роботу усього відділу, що допоможе приділяти більше часу гостям.

Система дозволяє в лічені хвилини заселити і виписати гостя, без необхідності оформлення безлічі паперів, що особливо важливо для гостей, що цінують свій час. Реєстрація може проводитись як по броні, так і без неї, можливий спеціальний "швидкий" варіант оформлення виписки для груп.

У Fidelio V8 доступний весь необхідний набір касирських функцій, включаючи спеціальні гостьові функції, такі як депозитування, управління валютами, платежами та виставлянням рахунків. Також готель може скористатися спеціальними функціями для клієнтів, що не проживають в готелі, наприклад, оплата різних спеціалізованих послуг і обмін валюти. Збереження рахунків виписаних гостей для наступного відновлення даних при необхідності, вибір групи для формування єдиного рахунка, щоденне відновлення курсу валют, можливість одночасного відкриття та зміни рахунків зі складною структурою в той самий час з різних вікон, ведення журналу касових операцій та багато інших особливостей значно спростять не тільки стандартні касові операції, але і дозволять готелю зробити цей модуль інтегрованою системою з можливістю повного контролю за рухом грошових коштів у готелі.

У Fidelio V8 функції управління номерами були значно розширені, і тепер готель може не тільки виконувати всі операції, пов'язані зі збиранням і статусом номерів, але також записувати та зберігати інформацію з усіх дій з кожним окремим номером. До особливостей цього модуля можна віднести контроль за статусом номера та його зміна через інтерфейс із телефонною системою, пошук номера по його статусу і т.д. Також готель може розподіляти функції покоївок (звичайні дні або дні від'їзду гостей) для кожного номера та створювати звіти по діях персоналу, розподіляти покоївок на денні та вечірні зміни, переглядати історію номера.

Готель не припиняє своєї діяльності навіть уночі. Тепер у Fidelio V8 для проведення нічного аудита користувачі не повинні виходити із системи, вона продовжує функціонувати в звичному режимі. Уся статистика ґрунтується на попередній інформації, а остаточне об'єднання даних відбувається під час звичайної роботи системи. Таким чином, життя готелю не затихає ні на хвилину. (Додаток 4)

Fidelio V8 може взаємодіяти з різними системами Micros-Fidelio та третіми системами: системою управління ресторанами, телефонними системами і системами тарифікації телефонних дзвоників, системою автоматичних мінібарів, системою управління рахунками клієнтів, системами платного телебачення, системами електронних замків, системою авторизації кредитних карт, а також бухгалтерськими системами, системою Fidelio V8 Material Control (MC) і багатьма іншими.

Комплексна автоматизація SERVIO легко інтегрується з іншими вже функціонуючими в готелі системами: бухгалтерські програми, системи контроля доступу і т.п. У випадку відсутності подібних систем, ми допоможемо вибрати найбільш вигідні з існуючих на ринку пропозицій підключити їх до системи SERVIO.

 Найбільш необхідними для сучасного готелю системами є :

СКУД – система контроля управління доступом

В єдиному комплексі з готельною системою управління, електронні картки можуть використовуватися не тільки в якості ключа, але і для ідентифікації гостя в ресторанній системі, а також для служби прийому та розміщення, при розрахунках й інших операцій. Інтерактивна система контроля управління доступом дозволяє в реальному масштабі часу відслідити поточний стан номерного фонду та службових зон, всі операції з участю електроних ключів, а також отримати статистичні дані по відвідуванню готельних зон співробітниками та клієнтами готелю. SERVIO працює зі всіма відомими на ринку замковими системами

Управління кафе/баром/рестораном

Для управління рестораном та баром ми пропонуємо програмний комплекс PRESTO. Система надає можливість автоматизувати всі процеси на підприємствах громадського харчування: адміністрування залу, планування, контроль запасів, безпеки, формування меню, ведення системи заохочення клієнтів, бухгалтерський облік, аналіз і т.п. PRESTO повністю інтегрується з готельною системою SERVIO та дозволяє виконувати такі операції, як закриття ресторанних таі інших рахунків гостя на відповідний номер з автоматичною перевіркою балансу особового рахунку, закриття рахунків гостей, які не проживають у готелі, і багато іншог

Бухгалтерські системи

SERVIO повністю інтегрована з комплексом прикладних бухгалтерських програм, таких як 1С: Бухгалтерія та ін. Це дозволяє здійснити експорт даних з системи і вести фінансову діяльність, відповідну діючому законодавству. Перенесення даних максимально автоматизовані і виключають помилки або некоректні дії зі сторони персоналу. Система сама виконує нарахування за надані послуги, роздруковує рахунки та звіти, а також виконує інщі функції.

Телефонна та інтернет тарифікація

SERVIO дозволяє виконати стиковку з різноманітними системами телефонної тарифікації, які дозволяють виконувати зручні розрахунки з проживаючими за їхні розмови, а також вирішити питання внутрішнього обліку телефонних дзвінків. Такі системи дозволяють проводити детальний фінансовий аналіз телефонних розмов, інженерну аналітику статистику завантаження ліній і т.п. Стиковка з системами інтернет тарифікації дозволяє тарифікувати інтернет-трафік гостей по номерам, проводити автоматичне або ручне закриття доступу. Можлива оплата певної кількості трафіку, а також безлімітний доступ

Платне телебачення

Можливість підключення до систем тарифікації платного телебачення дозволить організувати платний перегляд одного або кількох телеканалів в готельній мережі кабельного телебачення. Подібні системи забезпечують автоматизоване надання послуги та включення її в рахунок клієнта.

Інтернет бронювання

Важливою функцією системи являється можливість бронювання з сайту, що дозволяє збільшити кількість продаж, а розміщення стає більш простим та доступним. Всі заявки з сайту автоматично попадають до системи, і у порт’є є вся інформація для роботи з гостем. Це ще один інструмент сучасного готелю.

Уявити собі діяльність будь-якого процвітаючого готелю без використання сучасних досягнень в області електронної комерції. myfidelio.net виведе готель на простір глобальної мережі без посередників. Темпи та широта поширення Інтернет диктують необхідність використання її для стимулювання маркетингу і продажу. Чисельні канали зв'язку дозволять зв'язатися з клієнтами не у вигляді простого однобічного зв'язку, а як діалог. Інтернет, Інтранет, e-mail, телефон, факс - тепер є вибір не тільки у готелю , але і його гостей. myfidelio.net працює з такими глобальними системами бронювання як Amadeus, Galileo, Sabre, Worldspan. За допомогою myfidelio.net і сучасних Інтернет-технологій готель завжди будете в центрі останньої інформації. Взаємодія з глобальними системами бронювання (GDS) myfidelio.net значно полегшує та спрощує роботу відділу продажу та бронювання готелю, надаючи доступ до ресурсів глобальної мережі. До даних ресурсів відносяться чотири глобальні системи бронювання, представлені на ринку на сьогоднішній день: Sabre, Amadeus, Galileo і Worldspan. В даний момент 99% туристичних агентств мають доступ до GDS і здійснюють бронювання. Бронь, зроблена за допомогою глобальної системи бронювання через турфірму, допускає як оплату за використання GDS, так і оплату комісійних витрат турагентству (сума яких залежить від кількості ночей, проведених гостем в готелі). Тому готелі завжди прагнули знизити дані витрати. myfidelio.net пропонує нову концепцію електронного бізнесу, у якій Ви будете платити за кожне зроблене бронювання поза залежністю від тривалості проживання.  Взаємодія з GDS досягається за допомогою інтерфейсу із системою централізованого бронювання (CRS) або Інтернет системи бронювання. Micros-Fidelio продовжить удосконалювати і розвивати співробітництво myfidelio.net із системами GDS, тому що глобальні системи бронювання найближчим часом будуть залишатися важливою ланкою на туристичному ринку.  Інтерфейс із системою керування готелем (PMS-системою) myfidelio.net пропонує нове рішення: інтеграцію із системою керування готелем за допомогою он-лайн інтерфейсу. Тепер відвідувач, що бажає забронювати номер, у режимі реального часу одержує доступ до актуальних тарифів, узятим безпосередньо із системи керування готелем. Це можливо за умови, що готель розміщений в Інтернет системі бронювання, і підтримується принаймні один тариф для кожного готелю. Як працює система?

1. Відвідувач, що бажає забронювати номер, задає пошук і система бронювання пропонує вибрати з наведеного списку готелів. 2. Коли користувач вибирає підходящий йому готель, система перевіряє, чи має даний готель доступні тарифи в режимі реального часу. 3. Якщо підтверджується доступність та актуальність тарифів, установлюється з'єднання і запит попадає в систему керування готелем. 4. Запит включає такі дані як дату заїзду, кількість ночей, число гостей, необхідна кількість номерів. У майбутньому він також буде включати такі критерії пошуку як категорія тарифу, коди для корпоративних клієнтів та коди доступу до тарифів.

5. Система керування готелем автоматично визначить, які тарифи запропонувати системі бронювання для кожного запиту. 6. Інформація про доступність тарифів, як правило, надходить у систему бронювання протягом 5-7 секунд.

7. Висвічується повний список доступних тарифів, користувач вибирає підходящий і робить бронювання.

Тепер у готелю з'явилася можливість контролювати доступність тарифів у системі бронювання, просто позначаючи їх як «он-лайн». Як тільки тариф позначається «он-лайн», він стає доступним. Це дасть можливість готелеві оперативно розміщати тарифи без необхідності створення їх в іншій системі.  Переваги myfidelio.net

У сучасних умовах бурхливого розвитку інформаційних технологій Інтернет стає усе більш складним та досконалим інструментом продажу для готелів. Готелеві необхідний швидкий і ефективний спосіб продажу своїх продуктів і послуг, до того ж дуже важливим є підтримка іміджу та упізнання торговельної марки готельного підприємства.  Найпростіший варіант - використання різноманітних веб-сайтів для просування своїх послуг - має кілька істотних недоліків. Насамперед, це значні тимчасові витрати по відновленню та підтримці, несвоєчасне відновлення інформації з номерного фонду і тарифів, що не відповідає сучасним вимогам. Набагато зручніше й ефективніше для готелю керувати інформацією, що знаходиться в одному місці, що і дозволяє новий додаток myfidelio.ne

Весь функціонал, пропонований myfidelio.net, доступний завдяки інтерфейсові "Application Program Interface" (API). Перевагою даного інтерфейсу є гнучкість настроювань, що дозволяє настроїти дизайн екранів у повній відповідності з іміджем готелю та прийнятих стандартів, представляє собою інтерфейс між двома Інтернет-додатками і відрізняється від стандартних інтерфейсів Micros-Fidelio. Звістка функціонал доступний через Інтернет, а все що потрібно - це зареєструвати відповідну IP адресу в системі myfidelio та надати ім'я користувача і пароль.  Крім того, що "API" "зв'язує" численні системи бронювання та надає їм прямий доступ до інформації про доступність номерів, даний інтерфейс не обмежується тільки веб-сайтами готелів і системами бронювання. Він також може надавати інтерфейс до інших додатків, яким необхідно одержувати інформацію про доступність у режимі реального часу. Приміром, це може бути інструмент бронювання турагента (Travel Agent Booking Tool); інструмент бронювання конференцій (congress bookings); туристичні портали (Travel Portals). myfidelio.net постійно розвиває існуючий інтерфейс "API", а також пропонує нову XML структуру замість існуючої HTML. 

Якщо раніше для відновлення доступності номерів та тарифів всю інформацію доводилося вносити вручну, що, звичайно ж, вимагало чималих витрат, то тепер з myfidelio.net у готелю не буде таких проблем. Нововведенням і значною перевагою myfidelio.net є те, що тепер вся інформація про номерний фонд і тарифи зберігається в одному місці. Єдине сховище даних ("single image inventory") значно спрощує введення інформації та дозволяє в режимі реального часу надавати всі необхідні дані для бажаючих забронювати номер і оперативно обновляти інформацію. Також завдяки myfidelio.net можна здійснювати контроль користувачів, що мають права доступу до визначених видів тарифів. В даний час з цією метою використовується інструмент "company direct administration", сьогодні можна запропонувати новий метод, що дозволяє одержати доступ до тарифів через спеціальні коди доступу. Приміром, готель пропонує три види тарифів: загальний, спеціальні та корпоративний. Загальний тариф, як правило, доступний усім користувачам, що бажають забронювати номер, і тому на нього не поширюється ніяких обмежень. Однак, спеціальні та корпоративні тарифи повинні бути доступні тільки уповноваженим користувачам. Таким чином, myfidelio.net надає доступ до даних тарифів тільки користувачам (турагентствам з договорами), що мають спеціальні права доступу та значно спрощує і підвищує рівень роботи з турагентствами і компаніями.  myfidelio.net - це не просто один продукт, а цілий комплекс, що складається з окремих модулів, що є самим повним і досконалим Інтернет - рішенням на сьогоднішній день. 

myfidelio.net - це ідеальне рішення для готелів, що хочуть використовувати всі доступні канали продажу (наприклад, Інтернет системи бронювання, Інтернет портали, і т.ін.) для пропозиції своєї продукції і послуг, використовуючи Інтернет як могутній інструмент продажу. А тісна інтеграція з іншими системами Micros-Fidelio дозволяє значно скоротити тимчасові витрати й обсяг робіт.