1) Традиционная линейная запись связной речи

Тексты документов c линейной записью речи представляют собой последовательность полностью синтаксически оформленных предложений, соответствующих по стилю изложения традиции служебной переписки. Примерами могут служить доклады, отчеты, служебные письма и т.д.

2) Трафарет - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов - бланки справок, командировочных удостоверений.

Процесс создания трафаретных документов - это выделение для группы однородных документов постоянных частей текста или реквизитов и определение объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Применение трафаретных бланков значительно сокращает время, затрачиваемое на составление документов.

При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

3) Анкета - способ пространственной организации текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, личные карточки, различные заказы и т.д. Тексты анкеты можно рассматривать как регламентированную диалогическую речь.

У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия, например: неодинакова синтаксическая организация речи; анкета - это перечень заранее подготовленных вопросов (вопрос - ответ, два связанных по смыслу самостоятельных предложения). Кроме того, содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете. Текст ее располагается по вертикали.

4) Таблица - способ пространственной организации текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие графы: по горизонтали - общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали - конкретные данные (переменная информация) в цифровом или словесном выражении. Фраза в документе, выполненном в виде таблицы, по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого - их числовые или текстовые соответствия.

В таблице количественная информация передается словами, цифрами или смешанным способом.

Следует отметить, что в одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.

Более широкая классификация текстов: 1) тексты, ориентированные на содержание:

Тексты анализируются в плане формальных отношений, задаваемых семантикой, грамматикой и стилистикой.

Например: сообщения и комментарии прессы, репортажи, коммерческая корреспонденция, спецификации товаров, инструкции по эксплуатации технических приборов, патентные описания, грамоты, официальные документы, учебная и специальная литература всех видов, исследования, отчеты, трактаты, специальные тексты гуманитарных, естественных и технических наук. 

2) тексты, ориентированные на форму.

«Форма» - способ выражения автором определенного содержания, то есть как автор излагает данное содержание.

Тексты анализируются с точки зрения воплощения его формы, определяемого эстетическими, стилистическими, семантическими и грамматическими параметрами.

Например: тексты, которые могут быть названы произведениями литературы. 

3) текст, ориентированный на обращение.

Они передают содержание в определенной языковой форме, с ними всегда связано намерение, определенная цель, определенный экстралингвистический эффект. Именно этот эффект и является главным.

Например: реклама, агитация, проповедь, пропаганда, полемика, демагогия или сатира.

4) аудио-медиальные тексты.

Аудио-медиальные тексты создаются не только языковыми средствами, они являются лишь более или менее важными элементами более крупного целого. Характерно, что они не могут обходиться без внеязыковой (технической) среды и неязыковых графических, акустических и оптических форм выражения. Лишь это единство создает необходимую смешанную литературную форму как целое. 

Например: тексты, распространяемые радио и телевидением, как, например, радиокомментарии и сообщения, радиоочерки и радиопьесы, сценические произведения (мюзикл, оперетта, опера, комедия, драма, трагедия).

Элементы текста:

1) заголовки: Заголовки (рубрики), вынесенные по центру страницы (в «красную» строку), «старше» заголовков (рубрик) внутритекстовых.

2) Шрифтовые выделения помогают определить смысловую соподчиненность рубрик

3) Кавычки следует использовать для выделения цитат, прямой речи, иносказательных выражений, примеров предложений.

4) таблицы, схемы, гексаграммы - Основные требования, предъявляемые к содержанию таблиц: 1) существенность и полнота показателей, характеризующих процесс, предмет или явление, 2) сопоставимость и достоверность приведенных данных. Для достижения большей наглядности, а также компактности (экономичности) таблицы могут быть перевернуты (столбцы преобразуются в строки), разбиты на несколько самостоятельных или объединены; необязательные данные могут быть вынесены за пределы таблицы и т.д.

Ссылаться на таблицу нужно в том месте текста, где формулируется положение, дополняемое, подтверждаемое или иллюстрируемое табличными данными. Ссылка на каждую таблицу в тексте обязательна. Ссылка должна органически входить в текст, а не выделяться в самостоятельную фразу, повторяющую тематический заголовок таблицы.

Таблицу рекомендуется размещать после ссылки на нее в тексте, обязательно в пределах данного параграфа или раздела, т. е. до следующего заголовка, но не непосредственно перед ним.

5) сокращения:

1) графические: отсеченная часть слова обозначена графически – точкой, дефисом, косой чертой, тире, а само слово при чтении произносится полностью:

в., вв., г., гг. – при датах,

г., д., обл., с. – при географических названиях,

г-жа, г-н, им., т. – при фамилиях и названиях,

гл., п., подл., разд., рис., с., см., ср., табл., ч. – при ссылках и сопоставлениях,

п/п (по порядку), н/Д (на Дону) – косая черта употребляется при усечении предлогов «на», «по» и т.п. и при сокращении до одной буквы составных частей сложного слова, пишущегося через дефис.

2) буквенные аббревиатуры: сокращения, образованные из первых букв слов, входящих в словосочетание, и произносимые при чтении в сокращенной форме: вуз, ЭВМ, СНГ, НИИ, КЗоТ, МиГ, ГАЗ-51.

3) сложносокращенные слова. сложные слова, составленные из нескольких слов (только усеченных или усеченных и полных). Например: Госкомиздат РФ, Минвуз РФ, Госстандарт, профком, санэпидстанция.

6) числа и знаки. Для обозначения диапазона значений между числами ставят тире, многоточие; предлоги «от» и «до», например: длиной 5–10 м; длиной 5... 10 м; длиной от 5 до 10 м.

7) даты. В современных документах принята следующая стандартная форма написания дат: 07.08.2004 г.

Все виды не календарных дат, т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся другом, пишутся через косую черту: 1998/99 учебный год.

Десятилетия: 90-е годы XX века; в 1960–1980 гг., но: в период 1890–1910 годов. Слово «год» опускается при его обозначении цифрами на обложке, титульном листе, контртитуле, переплете, в библиографическом описании, в выпускных данных, а также при датах в круглых скобках: Французская буржуазная революция (1789–1793), годы жизни.