24. Проблемы внедрения кис. Методики внедрения.

Наличие корпоративной информационной системы (КИС) – показатель благополучия компании, слаженности всех звеньев управленческой и производственной цепочек от руководителя предприятия до рядового клерка или рабочего.

КИС позволяет существенно снизить финансовые, временные издержки, максимально оптимизировать управление бизнес структурой.

Возникновение проблем внедрения обусловлено тремя группами причин

• Причины, связанные возможностями и конфигурацией КИС.

1. Неверно оцениваются потребности предприятия в сравнении с тем потребностями, на которые рассчитана избранная конфигурация и состав информационной системы.

2. Выбор информационной системы без учета отраслевой специфики предприятия.

3. Информационная система должна обладать способностью к гибкой настройке либо модификации своей конфигурации, особенно это касается тиражируемых разработок.

• Причины связанны с компетентностью внедренческой команды.

1. Персонал предприятия, работающий с системой, как минимум должен быть в ходе внедрения обучен представителями разработчика системы, а как норма – принимать активное участие в работе с самого начала внедрения.

2. В области информационных технологий успех проекта во многом определяется профессиональной компетенцией специалистов и менеджеров. Поэтому когда во внедрении информационной системы участвуют малоопытные сотрудники, это может существенно ухудшить ожидаемые результаты, а то и вовсе привести к провалу.

• Причины, связанные с предприятием, на котором происходит внедрение.

1. Не совсем корректная постановка руководством предприятия тех целей и задач, ради которых и происходит внедрение корпоративных информационных систем.

2. Высшее руководство не оказывает поддержки во внедрении КИС, переваливая все это на плечи отдела АСУ. Но отдел АСУ , как правило, неясно представляет себе реальные потребности бизнеса в целом.

3. Зачастую информационные технологии на предприятиях находятся в гораздо менее развитом состоянии, чем производственные. Соответственно нет отработанной технологии использования КИС, да и необходимых для этого сил и средств.

4. Психологические факторы.

2 варианта внедрения КИС

1) точечный. Все элементы управления являются автономными и по сути разрозненными. Внедрение такой модели предусматривает постепенную интеграцию отдельных составляющих в единое целое. Многие руководители отдают предпочтение именно такому варианту ввиду меньшей стоимости и недоверия к глобальным системам. Но не всегда удается добиться построения единого информационного пространства, и, как результат – постоянные сбои и конфликты в системе управления.

2) комплексный подход. Позволяет полностью автоматизировать бизнес процессы. Системы документооборота, бухгалтерского учета, тайм-менеджмента, технологий, производства в ситуации внедрения КИС работают взаимосвязано, бесконфликтно и эффективно.

25. Системы электронного документооборота.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Основные принципы электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

• Развитая система отчётности.

Примеры СЭД:

1. системы западного производства.

Alfesco, Documentum, DOCSOpen/DOCS Fusion, Open Text, PayDox, Lotus Domino.

2. Системы локального (Россия, Украина) производства:

CompanyMedia, OfficeMedia.

3. Полностью локальные разработки

1С: Архив, 1С:Документооборот, IT-Inco, LanDocs, VisualDoc, Дело, Евфрат.

Безопасность и идентификация в СЭД.

1.Электронно-цифровая подпись

2. Шифрование

3. Управление системой ключей в СЭД.

4. Пакет документов

5. Сертификация

6. Лицензирование – получение права на применение средств шифрования.

7. Применение систем ЭЦП.