3. Документация и учет кассовых операций

К кассовым относятся операции по получению и расходованию наличных денег. Учет кассовых операций осуществляется в соответствии с «Правилами ведения кассовых операций в РБ». Наличные деньги расходуются на те цели, на которые они получены из банка.

Расчеты наличными между субъектами хозяйствования разрешены в размере не более 50 МЗП в месяц. За несоблюдение этого банк принимает штрафные санкции в размере двукратной суммы превышения.

Для обеспечения сохранности денежных средств на предприятии должны быть выделены специальные помещения (сейфы, сигнализация, решетки) и тщательно подобран персонал. При приеме на работу кассира заключается договор о полной материальной ответственности, ему запрещается передавать свои функции другому лицу. Если кассир в отпуске, то касса должна передаваться по акту другому лицу, назначенному приказом директора.

Все предприятия имеют право получать и хранить в кассе наличные в пределах лимита, установленного банком. Расчеты лимита производятся предприятием и утверждаются руководителем банка на год или квартал. Существует положение о мерах ответственности субъектов хозяйствования за несоблюдение требований порядка ведения кассовых операций. Наличные сверх установленных лимитов могут храниться в кассе только на оплату труда и не более трех дней. Прием денежных средств, полученных по чекам, и за реализацию продукции оформляется приходным кассовым ордером. Если деньги получены из банка по чеку, то этот приход оформляется простым кассовым ордером. Оприходование выручки за реализацию товара производится на приходном ордере, который зарегистрирован в налоговой и является бланком строгой отчетности. Расход денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером. Выручка сдается предприятием в банк ежедневно на основании документа “объявление на взнос наличными”. Все приходные и расходные документы регистрируются в журналах регистрации формы КО-3.

Для учета кассовых операций на каждом предприятии ведется кассовая книга. Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью и подписью руководителя и главного бухгалтера. Исправления в кассовой книге должны быть оговорены. Записи в ней производятся следующим образом: все приходные и расходные документы записываются в хронологическом порядке. Каждый лист складывается пополам и под копирку записывается. Бухгалтерский учет наличных и их движение ведется на активном счете 50 “Касса”. Поступление денег по дебету, выдача денег – по кредиту. Аналитический учет ведется в кассовой книге и отчетах кассира. Если предприятие осуществляет операции с иностранной валютой, то открывается субсчет - валютная касса – на которой ведется учет валюты в пересчете на белорусские рубли и по номиналу. Аналитический учет операций с валютой ведут раздельно по видам валют.

4. Учет расчетов с подотчетными лицами

У каждого предприятия возникает потребность выдачи наличных по отчет своим работникам. Такая необходимость появляется в случае выбытия сотрудника в командировку или в случае приобретения какой-либо ценности за наличный расчет на хознужды. На хознужды деньги выдаются на срок не более 3 дней - если операция производится в пределах населенного пункта, до 15 дней – за пределами.

Аванс выдается по расходному ордеру. Каждое подотчетное лицо должно составить авансовый отчет о фактических расходах, где указывается, какие были приобретены ценности, их количество, цена, сумма. Новый аванс выдается при условии полного расчета по предыдущему. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который он выдан. Неизрасходованная сумма обязательно должна быть возвращена в кассу предприятия.

Аванс на командировочные расходы выдается на срок командировки. По командировкам авансовый отчет составляется в течение трех рабочих дней после возвращения. Командировка оформляется приказом с указанием места, срока и цели командировки, выдается задание, которое должно быть выполнено. За время командировки работнику выплачивается средний заработок за все рабочие дни по графику. Возмещаются расходы по найму жилья, проезда, суточные на каждый день командировки по нормам, установленным Минстатом РБ. Если командировка оформлена за границу, предприятие должно выдать аванс в валюте страны или СКВ. Перерасчет по загранкомандировкам может производиться в белорусских рублях, если у предприятия нет валюты. Расходы за пользование транспортом, гостиницы оплачиваются при предъявлении документов, расходы за поезда и постель могут оплачиваться без документов.

Синтетический учет расходов с подотчетными лицами ведется на счете 71, по дебету выдача сумм, по кредиту – авансовый отчет. Аналитический учет ведется в ведомостях отдела по каждому лицу. Выдача денег под отчет: Дт71 Кт50; получение авансового отчета: Дт20 Кт71; возврат подотчета в кассу: Дт50 Кт71.