Обработка данных

В режиме таблицы или формы возможны: просмотр, добавление, удаление записей, обновление записей. При просмотре записей в режиме таблицы или формы можно осуществить следующую обработку данных: поиск записей, их сортировку, фильтрацию в соответствии с заданными условиями отбора.

Для поиска записей необходимо использовать соответсвующую пиктограмму или выполнить команду Правка - Найти. При этом поиск можно осуществлять во всех полях или в одном поле.

Если вы выбрали пункт В текущем поле, то курсор необходимо установить в это поле. В пункте Поиск выбрать из падающего меню все (при этом просматриваются все записи поля).

Если вы выбираете вверх или вниз, то поиск осуществляется выше или ниже записи, на которую установлен курсор. В пункте Образец нужно написать запись, которую нужно найти. При этом ее можно записывать не полностью, тогда в списке Совпадение нужно выбрать соответствующий пункт из следующих возможностей:

а) с любой частью поля;

б) поля целиком;

в) с начала поля.

Если для решения задачи поиска большие и маленькие буквы нужно различать, то необходимо установить флажок с учетом регистра, если различия не важны, то щелкнуть по этому флажку так, чтобы галочки не было.

Для поиска по номеру записи необходимо в закладке Образец написать номер записи и выбрать пункт Найти.

Сортировка данных

Выделите в таблице или форме поле сортировки. Для выполнения сортировки по возрастанию или по убыванию выберите соответ-

ствующую пиктограмму панели инструментов или выделите поля, по которым выполняется сортировка и выполните команду Записи — Сортировка. Возможно выполнение сортировки сразу по нескольким полям, которые не обязательно находятся рядом друг с другом. Для этого применяется расширенный фильтр или запросы.

Фильтры

Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей из таблицы, формы, запроса.

Применение фильтров возможно только в режимах открытой таблицы, формы или запроса.

Сравнение различных фильтров

Выполняемые действия	Фильтр по выделенному	Обычный фильтр и поле «Фильтр для»	Расширенный фильтр
Поиск записей, удовлетворяющих нескольким условиям.	Да (условия отбора следует задавать поочередно).	Да (условия отбора можно задать одновременно).	Да (условия отбора можно задать одновременно).
Поиск записей, удовлетворяющих хотя бы одному из условий.	Нет	Да	Да
Указание условия отбора с помощью выражения.	Нет	Да	Да

Фильтр вызывается командой Записи - Фильтр

или соответствующей пиктограммой на панели инструментов.

Отбор записей с помощью значений, выбираемых в форме, подчиненной форме или в объекте в режиме таблицы с помощью фильтра по выделенному фрагменту осуществляется следующим образом:

1).В поле выделите записи или их часть, которое должны быть включены в результирующий набор при применении фильтра.

2).Нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Способ выбора значения определяет, какие записи будут отобраны фильтром. Например, в поле «Название», содержащем значение «Прима», выделены символы «При». Фильтр отбирает все записи, содержащие в поле «Название» значения, которые начинаются с «При» (например, «Привет» и «Прибой»).

Например, выделены символы «рим». Фильтр отбираются все записи, содержащие «рим» в любом месте поля «Название» (например, «Рим», «Римма» и «Буриме»).

Например, в поле «Город» выбрано значение «Берлин». Фильтр возвращает все записи, у которых в поле города содержится значение «Берлин».

Обычный фильтр определяет какие записи выводятся на экран путем выбора в качестве условия значения из списка значений каждого поля.

(Использование закладки ИЛИ внизу окна позволяет накладывать несколько условий на значения одного поля), также можно отфильтровать записи

по одному или нескольким полям, причем на экране отображаются

только записи, соответствующие выбранным условиям.

Фильтр для используется, если фокус ввода находится в поле формы или таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет использоваться в качестве условия отбора.

Для создания сложных фильтров, следует использовать окно расширенного фильтра. С этой целью выполните следующее:

1).Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы или откройте форму в режиме формы.

2)Выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр.

3)Добавьте в бланк поле или поля, для которых будут заданы искомые значения или другие условия, используемые в фильтре для отбора записей.