5. Стреси та як ними управляти.

Стрес — це явище, з яким людина-стикається пос­тійно. Незначні стресові ситуації нешкідливі для людини. Більш шкідливий надмірний стрес, який характери­зується надмірним психологічним чи фізіологічним на­пруженням. Психологічні прояви стресу включають роздратованість, втрату апетиту, депресію і понижений ін­терес до міжособових відносин.

Причини стресу можна поділити на 2 групи:

Організаційні фактори. Найбільш поширеною і зро­зумілою причиною стресу в організаціях є перевантаження або надмірно мала завантаженість по роботі.

Другою причиною є конфлікт ролей, який виникає, коли до працівника висуваються суперечливі вимоги або при порушенні принципу єдиноначальності (одержання підлеглим розпоряджень, що суперечать один одному).

Третій фактор — невизначеність ролей, тобто ситуа­ція, коли працівник не розуміє, чого від нього хочуть.

Четвертий фактор — нецікава робота.

Особисті фактори. Причина багатьох стресових ситуацій часто буває поза роботою — в сім'ї чи в більш широкому соціальному середовищі. До та­ких причин належать: смерть близьких, розлучення з дружиною (чоловіком), хвороба чи серйозне тілесне уш­кодження, укладення шлюбу, звільнення з роботи, відновлення відносин з дружиною (чоловіком), перед-пенсійний стан, вагітність, ремонт житла, народження дитини, фінансові проблеми, перег­ляд особистих звичок, зміна місця проживання та інші фактори.

Уникнути стресового стану можна, додержуючи нас­тупних рекомендацій. Необхідно розробити систему пріоритетів у роботі, оцінивши всі види робіт, таким чином: «повинен зробити сьогодні», «зробити пізніше цього тиж­ня», «зробити тоді, коли буде час».

Потрібно вміти ска­зати «ні», коли досягаєте межі, за якою вже ви не мо­жете взяти на себе більше роботи. У разі висування до вас суперечливих вимог з приводу роботи влаштуйте нараду з зацікавленими особами.

Необхідно також що­дня знаходити час для відпочинку. Під час його роз­слабтесь, подумайте про приємне. До інших способів зни­ження вірогідності виникнення стресу відносять додер­жання раціонального режиму харчування, підтримання себе в відмінній фізичній формі відповідними вправами, .досягнення загальної рівноваги в житті.

Менеджер, орієнтований на досягнення високої про­дуктивності і низького рівня стресу в підлеглих, пови­нен створити для цього певні передумови. До їх числа відносять:

• вибір обсягів і типів робіт для підлеглих від­повідно до їхніх потреб,

• здібностей;

• надання підлеглим прав на відмову від виконання будь-яко­го завдання, якщо у них для цього є підстави;

• чітке визначення відповідальності і ви­робничих очікувань для співробітників та системи ви­нагород за ефективну працю;

• використання стилю лі­дерства у взаємовідносинах з підлеглими.

1 . Планування особистої праці керівника, робота з документами.

Із загального кола питань, пов'язаних з орга­нізацією праці менеджера, особливе значення мають пла­нування робочого часу і організація власної праці.

Менеджеру дуже важливо визначити свої найголов­ніші завдання, спланувати свій час так, щоб займатися перспективою розвитку, а не тільки вирішенням поточних-питань.

Вихідним моментом у плануванні особистої праці ке­рівника є аналіз використання свого робочого часу і складу своїх посадових обов'язків.

Управління також ефективне за умови правильно ви­значених посадових обов'язків кожного працівника апа­рату управління, в тому числі керівника.

Організацію особистої праці керівника і підпорядко­ваних йому фахівців потрібно починати з опису їхніх: робочих місць і закріплення цього опису в посадових ін­струкціях. Аналіз використання робочого часу керівника і упорядкування посадових обов'язків в апараті управ­ління є основою ефективного планування особистої праці керівника.

У практиці планування роботи керівника розрізняють три види планів:

1. довгострокові плани роботи, які, як правило, охоплю­ють період діяльності за рік;

2. робочі плани, що охоплюють квартал;

3. тижневі плани роботи керівника (графіки щоденної роботи).

У тижневих і щоденних графіках роботи керівника встановлюється чіткий розпорядок кожного робочого дня. Тижневі чи щоденні графіки роботи складають на осно­ві довгострокових планових завдань і оперативних що­денних завдань. Щоп'ятниці, у другій половині дня ре­комендується визначити завдання на майбутній тиж­день і вносити їх у календар чи вписувати в окремий бланк.

Найкраще використовувати для цього щоденники, в яких завдання на тиждень можна розмістити на одній сторінці. Тут же можна зазначити час, необхідний для виконання завдань. Рекомендується жорстко розписува­ти не більше як 60—70 % свого робочого часу, оскільки можуть виникнути непередбачені справи. Дрібні роботи доцільно згрупувати. На кожен день слід виділяти най­більш складні роботи І робочий день починати з вико­нання їх, тоді всі інші виконати значно легше. Корисно хоча б годину на початку робочого дня побути «за за­критими дверима», але не починати роботу з ознайом­лення з поштою, оскільки тут рідко є щось дійсно тер­мінове.

Як правило, досвідчений керівник виробляє для себе й інші прийоми особистої роботи в межах плану.

Особисту працю фахівці апарату управління плану­ють в основному на квартал і на тиждень. При цьому квартальний план доцільно складати загалом по струк­турному підрозділу апарату управління, вказуючи у ньо­му перелік необхідних робіт, виконавців з числа праців­ників підрозділу та строки виконання. Основою такого плану мають бути плани господарсько-фінансової діяль­ності організації чи підприємства, особистої праці ке­рівника і власні завдання фахівців відділу, групи чи управління. Квартальний план повинен бути доведений до кожного співробітника І служити йому орієнтиром у щотижневому плануванні особистої праці. Методика скла­дання такого плану не відрізняється від розглянутої вище.