26. Создание нового отчета с группировкой при помощи мастера отчетов

Мастер выводит на экран вопросы и создает отчет на основании ответов пользователя. В том числе пользователь должен ответить, какие поля следует использовать для группировки отчета. Созданный таким образом отчет можно использовать без изменений или настроить в соответствии со своими требованиями. Перед началом работы с мастером отчетов необходимо выбрать источник данных.

ВЫБОР ИСТОЧНИКА ЗАПИСЕЙ

Отчет состоит из данных, полученных из таблицы или запроса, и сведений, хранящихся в макете отчета, таких как надписи, заголовки и рисунки. Таблица или запрос, в которых содержатся базовые данные, называется также источником записей отчета. Перед тем как приступить к созданию отчета, необходимо решить, какие сведения следует в него включить. Среди выбранных полей должны быть и те, которые подлежат группировке или сведению. Если все необходимые поля содержатся в одной таблице, укажите ее в качестве источника записей. Если данные передаются из нескольких таблиц, источником записей может служить запрос. Запрос может уже существовать в базе данных или будет создан специально для данного отчета.

ЗАПУСК МАСТЕРА ОТЧЕТОВ

На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.

В приложении Access будет запущен мастер отчетов.

Щелкните раскрывающийся список Таблицы и запросы и выберите таблицу или запрос, в которых содержатся требуемые поля для отчета.

Чтобы выбрать поля, дважды щелкните нужные поля в списке Доступные поля.

В приложении Access они перемещаются в список Выбранные поля. Кроме того, чтобы добавить или удалить выделенные поля или же все, можно воспользоваться кнопками, расположенными между списками Доступные поля и Выбранные поля.

Для включения в отчет полей из другой таблицы или запроса еще раз щелкните раскрывающийся список Таблицы и запросы, выберите другую таблицу или запрос и продолжите выбор полей.

После добавления всех нужных полей нажмите кнопку Далее.

ГРУППИРОВКА ЗАПИСЕЙ В МАСТЕРЕ ОТЧЕТОВ

Группировка позволяет организовать записи и распределить их по группам, например, по странам или продавцам. Вложенные группы дают возможность легко определить отношения между группами и быстро найти требуемые сведения. Группировка используется также для расчета сводных данных, таких как итоги и проценты.

Если в отчет включено несколько таблиц, мастер проверяет отношения между таблицами и определяет способ представления данных.

На странице мастера отчетов с вопросом Добавить уровни группировки? выберите из списка одно из имен полей, а затем нажмите кнопку Далее.

Чтобы добавить уровни группировки, дважды щелкните добавляемые в отчет имена полей из списка.

Для удаления уровня группировки дважды щелкните его на экране страницы в правой части диалогового окна. Для добавления и удаления уровней группировки можно также воспользоваться кнопками со стрелками. В приложении Microsoft Access добавляется очередной уровень группировки, который отображается вложенным в родительский уровень группировки.

Щелкните Параметры группировки для вывода диалогового окна Интервалы группировки.

Для каждого поля группировки можно также выбрать интервал группировки.

Этот интервал позволяет настроить способ группировки записей. В предыдущем примере записи были сгруппированы по полю «ДатаПоставки» с типом данных «Дата/время». Предлагаемые варианты выбора в списке Интервалы группировки в мастере отчетов зависят от типа поля. Поскольку поле «ДатаПоставки» имеет тип «Дата/время», можно выбрать группировку по следующим параметрам: фактическое значение (Обычное), Год, Квартал, Месяц, Неделя, День, Час и Минута. Для текстового поля можно выбрать группировку по всему полю (Обычное) или по нескольким (от одной до пяти) первым буквам. Числовое поле группируется по значению (Обычное) или по диапазону в выбранных интервалах.

После выбора интервала группировки нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Далее для переходу к следующему окну мастера.

СОРТИРОВКА И ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ ЗАПИСЕЙ

Можно выполнить сортировку записей по четырем полям в порядке возрастания или убывания.

Щелкните первый раскрывающийся список и выберите поле, по которому нужно выполнить сортировку.

Кнопка справа от списка служит для переключения порядка сортировки: по возрастанию или по убыванию (по умолчанию применяется по возрастанию). При необходимости щелкните второй, третий и четвертый раскрывающийся список для выбора дополнительных полей для сортировки.

Нажмите кнопку Итоги для подведения итога по каким-то числовым полям.

Обратите внимание на то, что кнопка Итоги отображается только при наличии в отчете хотя бы одного числового поля в разделе данных. Мастер отображает все доступные числовые поля.

Установите флажок возле выбранной функции: Sum, Avg, Min или Max для включения этих вычислений в примечание группы.

Можно также выбрать отображение подробных и сводных или только сводных данных. В последнем случае будут показаны только суммарные значения для каждой даты поставки (если флажок у функции Sum был установлен), а подробные сведения — опущены. Для сумм возможен также вывод процентов от итоговых значений.

Нажмите кнопку ОК.

Выполните оставшиеся инструкции на страницах мастера отчетов. На последней странице можно изменить заголовок отчета. Этот заголовок будет отображаться на первой странице отчета и станет именем документа Microsoft Access, под которым будет сохранен отчет. При необходимости позже можно изменить и название отчета, и имя соответствующего документа.

Нажмите кнопку Готово. Отчет будет автоматически сохранен в Microsoft Access и показан в режиме предварительного просмотра, в котором видно, как будет выглядеть отчет на бумаге.

Можно воспользоваться кнопками перехода для последовательного просмотра страниц отчета или перехода на нужную страницу. Нажмите одну из кнопок перехода или введите номер нужной страницы в соответствующем поле, а затем нажмите клавишу ВВОД.

В режиме предварительного просмотра можно изменить масштаб отображения, чтобы рассмотреть данные или оценить их расположение на странице. Наведите указатель мыши на отчет и щелкните его один раз. Для отмены увеличения снова щелкните отчет. Можно также воспользоваться элементом управления масштаба в строке состояния.

Настройка отчета

Вполне возможно, что созданный мастером отчет будет не вполне соответствовать ожиданиям пользователя. Например, может потребоваться добавить текст, изменить ширину столбцов, вставить эмблему компании и т. п. В Microsoft Access существует два представления, в которых можно вносить изменения в отчет: режим макета и режим конструктора. В этом разделе кратко рассматриваются оба режима.

РЕЖИМ МАКЕТА

Режим макета является наиболее удобным представлением для внесения изменений в отчет, в котором предусмотрено большинство инструментов, необходимых для его настройки. В нем можно изменить ширину столбцов, поменять их местами, добавить или изменить уровни группировки и итоги. Можно также разместить в макете отчета новые поля, а также задать свойства отчета и установить элементы управления. Преимущество этого режима состоит в том, что пользователь видит данные при изменении формата отчета и сразу замечает изменения в их отображении.

Чтобы открыть отчет в режиме макета, щелкните его правой кнопкой мыши в области переходов, а затем в контекстном меню выберите пункт Режим макета.

Чтобы изменить свойства отчета, а также его разделы и элементы управления, можно воспользоваться окном свойств. Для вызова окна свойств нажмите клавишу F4.

Воспользуйтесь областью списка полей для добавления полей из базовой таблицы или отчета в макет отчета. Чтобы отобразить область списка полей:

На вкладке Формат в группе Элементы управления выберите команду Добавить существующие поля.

РЕЖИМ КОНСТРУКТОРА

Если в режиме макета не удается внести какие-то изменения, попробуйте сделать это в режиме конструктора. В этом режиме отображается базовая структура отчета и предусмотрены дополнительные инструменты и возможности разработки по сравнению с режимом макета. Например, в режиме конструктора можно разместить большее количество элементов управления в отчете, более точно отрегулировать выравнивание элементов управления и задать больше свойств, чем в режиме макета.

Для открытия отчета в режиме конструктора щелкните его правой кнопкой в области переходов, а затем в контекстном меню выберите пункт Режим конструктора.