2) Построение условий для выбора записей:

- Точное совпадение значений поля.

- Точное несовпадение значений одного из полей, для этого используют оператор Not <>.

- Условие неточного совпадения, для этого используется оператор Like совместно с подстановочными символами: ? * # !.

- Выбор записей по диапазону значений для этого используют операторы сравнения >, <, >=, <= и Between «Выражение» and «Выражение»

- Пример: Between 01.01.2002 and 31.03.2002

- Like «[M – T]» - для получения списка клиентов, фамилии которых начинаются с М - по Т

- Объединение критериев нескольких полей. Если запись выбирается только в случае выполнения всех условий, то условие только выбора называется логическим И, а запрос – И-запросом. Если же запись выбирается при выполнении хотя бы одного из всех условий, то условия такого поиска называется логическим ИЛИ, а запрос – ИЛИ-запросом

Для задания И-выражения вы должны просто задать условие в строке Условие отбора для каждого из полей, образующих критерий.

При вводе условия можно формировать любое логическое условие, которое может содержать функции, операторы сравнения, or, and,not и скобки для изменения порядка выполнения выражения

18.Итоговый запрос

При обработке данных в таблицах зачастую бывает необходимо учитывать в запросах не отдельные записи, а итоги, которые вычисляются или формируются определённым образом для различных групп записей в таблице. Например, необходимо выполнить запрос, в котором для каждого студента было бы подсчитано количество полученных оценок, а также вычислен средний балл. Другими словами, для отличника (средний балл = 5) размер стипендии должен составлять 50 грн.

Чтобы выполнить подобные вычисления, необходимо создать новый запрос в режиме конструктора, добавить в него с помощью кнопки Отобразить таблицу таблицы Студенты и Успеваемость, и затем воспользоваться кнопкой Групповые операции. После этого среди параметров запроса появится строка Групповые операции. Чтобы вычислить для каждого студента его средний балл, необходимо в начале добавить в запрос поле Фамилия таблицы Студенты. При этом в строке Групповые операции по умолчанию устанавливаются значение Группировка.

Итак, для каждой фамилии студента во втором столбце необходимо расположить общее количество оценок, полученных каждым студентом, в третьем – средний балл, и в четвёртом – размер начисленной стипендии. Для этого во второй и третий столбцы запроса следует добавить поле Оценки таблицы Успеваемость, так как на основании именно этого поля будет определятся общее число оценок, а также вычисляться средний балл каждого студента.

При выполнении групповых операций можно использоваться так называемые итоговые функции , которые следует выбирать из списка в добавленном поле Групповые операции.

Для подсчёта количества полученных оценок следует выбрать функцию Count, а для определения среднего балла – функцию Avg. Затем созданный запрос следует сохранить, указав ему имя Средний Балл.

Чтобы вычислить размер стипендии, необходимо создать выражение с помощью построителя выражений. Для этого вначале следует выбрать в строке Групповые операции четвёртого столбца запроса с помощью разворачивающегося списка пункт Выражение. Затем нужно, находясь в поле, нажать кнопку Построить и указать в построителе выражений формулу для вычисления размера стипендии. В данной формуле будет использоваться поле групповой операции с функцией Avg, полученное ранее. Следует отметить, что подобным полям в запросах, как и вычисляемым полям, Access автоматически присваивает имена. В частности поле, содержащее количество оценок, было названо Count – Оценка, а поле со средним баллом было названо Avg – Оценка. Следовательно, в окне Построитель выражений необходимо в формуле для стипендии использовать поле Avg – Оценка сохранённого запроса Средний Балл. Т.е. нужно вставить в формулу поле Avg – Оценка из папки Средний Балл и умножить это значение на 10 для определения размера стипендии. Однако необходимо иметь в виду, что если бы рассматриваемый запрос не был сохранён, то в Построителе выражений не появились бы поля Count – Оценка и Avg – Оценка.

При выполнения созданного таким образом запроса будут определены количество оценок, средний балл и размер стипендии для каждого студента. Однако названия полей с групповыми операциями (количество оценок и средний балл) и выражением (стипендия) были созданы автоматически и не являются в достаточной степени информативными. Поэтому следует изменить свойства полей, установив им подписи. Для этого необходимо открыть запрос в режиме конструктора, и в окне свойства нажать кнопку для каждого из этих полей указать в строке подпись названия Количество Оценок, Средний Балл и Стипендия, соответственно.