Для заповнення особового листка потрібні такі документи:

·        паспорт;

·        трудова книжка;

·        військовий квиток;

·       документи про освіту, а також, в разі наявності, документи вищої атестаційної комісії щодо присвоєння вченого ступеня чи звання, документи про винаходи тощо.

8. Довідки — документи, які містять опис тих чи інших фактів та подій. Поділяються на дві групи: інформаційного ха-рактеру, які містять відомості службового змісту, та юридичні, які засвідчують юридичний факт та видаються зацікавленим громадянам та організаціям. Реквізити: •          назва відомства, установи (адресат); •          назва виду документа (довідка); •          дата; •          місце укладання; •          заголовок до тексту; •          текст; •          підпис; печатка. Службова довідка повинна об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбо-ру та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отри-маних даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєдну-ватися додатки. Довідки, які направляються за межі підприємства, склада-ють на бланках і містять такі реквізити: вид документа (довідка), дату, індекс, місце складання, адресат, заголовок, текст, підпис. В заголовок до тексту може включатися дата чи період часу, до якого відносяться відомості про довідку, на-приклад, довідка про стан збереження товарно-матеріальних цінностей в універмазі за 2004 рік. Довідки, як правило, починаються з прізвища, ім’я та по-батькові в називному відмінку особи, про яку даються відо-мості. Далі викладаються дані про посаду, зарплату. У правому верхньому куті вказується місце, куди пред-ставляється довідка. Наприклад: дитяча лікарня № 2, ЖЕК №604. На довідці, обов’язково повинна бути дата її підписання. У тих випадках, коли здійснюється облік видачі довідок в окре-мому журналі, ставиться порядковий номер довідки поруч з датою. Такі довідки готуються в одному примірнику. Одним з варіантів довідки є документ, що складається на вимогу керівництва і повідомляє інформацію господарської тематики. Наприклад, довідка про хід реалізації продукції за останній місяць. Такі довідки можуть бути внутрішніми і зовнішніми документами. Довідки, що призначені для керівника підприємства і не виходять за межі фірми, складає і підписує виконавець. У процесі підготовки розг ЗАПИСКИ Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що скла-лася, про наявні факти, явища, виконану роботу з висновками та пропозиціями автора. Групи доповідних записок: 1)         звітні; 2)         інформаційні; 3)         ініціативні. Текст доповідних записок пишеться від руки або дру-кується на машинці, комп’ютері. Реквізити: •          назва адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка) (верхнiй правий кут); •          назва автора документа (зліва); •          заголовок, який розкриває її зміст; •          текст: у 1-й частині викладаються факти та події, що ста-ли причиною до написання доповiдної записки; у 2-й частині — висновки та пропозиції з конкретними діями, які, на думку доповідача, необхідно здійснити у зв’язку з викладеними фактами; •          перелік додатків; •          підпис автора; •          дата складання. Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформлюють на загальному бланку установи з підписом керівника.     Службова записка — документ, адресований фахiвцеві чи керівнику одного iєрархiчного рiвня з автором записки даної установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, якi становлять спiльний iнтерес (а також про виконану роботу), з висновками та пропозиціями автора. Пояснювальна записка. Під цією назвою існує два види документів. Пояснювальна записка може бути поясненням або доповненням до якогось основного документа (звіту, про-екту та ін.). В ній подається опис роботи, без розрахункових даних. Пояснювальною запискою зветься також документ осо-бистого характеру, в якому пояснюються певні дії або вчинки службової особи (найчастіше порушення дисципліни, невико-нання роботи та ін.). Таку пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації. Пояснювальна записка з’ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояс-нює причини певного факту, вчинку, події. Реквізити такі самі, що й у доповідній записці. Телеграма — узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих телеграфом. Телеграма — вид корес-понденції з гранично стислим текстом, спричиненої не-обхідністю негайного втручання в певну справу або терміно-вого розгляду питання. Текст телеграми містить лише словес-ну інформацію (словами слід писати такі знаки, як номер, плюс, відсоток та інші; цифри також пишуться словами). Текст телеграми пишеться особливою телеграфною мовою, суцільним текстом, без абзаців та переносів.

Супроводжувальні листи: Відсилаємо Вам..., Направляємо Вам... Лист — нагадування: Нагадуємо Вам, що після закінчення терміну пропозиція нашої фірми втрачає силу Лист — підтвердження: Підтверджуємо, що партію товару отримано. Листи — прохання: Будь-ласка повідомте..., Просимо оплатити протягом.... Ми будемо вдячні, коли Ви... Листи-повідомлення: Повідомляємо Вам, що... Доповідаємо Вам, що           Ставимо Вас до відому, що... Листи-гарантії: Оплату гарантуємо. Якість товару наша фірма гарантує. Листи-пропозиції: Ми раді запропонувати Вам... Пропонуємо Вам... Ми можемо рекомендувати... Ми впевнені, що Ви зацікавитесь... Листи-вiдмови: На жаль, Ваша пропозиція не може бути прийнята з таких причин... На жаль, задовольнити Ваше прохання в найближчий час ми не можемо у зв′язку з... На жаль, ми не можемо прийняти Вашу пропозицію у зв′язку з... Листи-попередження: Корпорація залишає за собою право звернутись..., якщо Ви... Затримка поставок товару може привести до... Дані Вами обіцянки, на жаль, не виконуються, тому ми змушені...     Листи-запрошення: Просимо взяти участь... Запрошуємо Вас... Ми раді запросити Вас...

Службові листи — узагальнена назва різноманітних за змістом інформаційних документів, які виступа­ють основним засобом спілкування й оперативного управління діяльністю установ, організацій, підпри­ємств.

Листи, що потребують відповіді (лист-прохання, лист-запит, лист-нагадування, лист-пропозиція, лист-звернення, лист-вимога тощо).

- у листі-проханні викладається прохання;

- в інформаційному листі повідомляється про пев­ний факт чи захід;

- у листі-запрошенні пропонується взяти участь в якомусь заході;

- у листі-підтвердженні – повідомлення про отри­мання якого-небудь відправлення (листа, телегра­ми тощо);

- у листі-нагадуванні – вказівка про наближення або закінчення терміну певного зобов’язання або проведення заходу;

- у листі-відповіді висловлюється рішення з приводу вже поставленого питання;

- у супровідному листі адресат інформується про направлення до нього доданих до листа доку­ментів.

9. Акт — це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов'язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб. У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників акта й вказується місце їх зберігання.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні. Отже, до формуляра акта входять такі реквізити:

1) автор документа (назва відомства і організації);

2) дата, номер і місце складання;

3) гриф затвердження;

4) заголовок;

5) підстава (наказ керівника організації);

6) склад комісії, присутні;

7) текст;

8) відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження;

9) перелік додатків до акта; 10) підписи членів комісії і присутніх.

Доручення — це письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності.

В офіційному дорученні обов'язково зазначаються:

1) назва організації, яка видає доручення;

2) номер доручення й дата видання;

3) посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видано доручення;

4) назва організації чи підприємства, від якого повинні бути отримані матеріальні цінності;

5) перелік цінностей із вказівкою на їх кількість і суму;

6) строк дії доручення;

7) зразок підпису особи, якій видано доручення;

8) назва документа, що посвідчує особу отримувача цінностей (паспорт, посвідчення);

9) підписи службових осіб, які видали доручення; 10) печатка організації, що видала доручення.

Офіційні доручення можуть бути разовими, спеціальними й загальними.

Розписка —: це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, — переданая й отри мання документів, товарів, грошей, матеріальних цінностей.

До розписки входять такі реквізити:

1) прізвище, ім'я, по батькові та посада того, хто дає розписку;

2) посада, прізвище, ім'я та по батькові того, кому дається розписка;

3) у чому конкретно дано розписку (обов'язково слід зазначити точне найменування матеріальних цінностей, предметів);

4) дата й підпис того, хто отримує цінності.

10. Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетен­ції, обов’язковий для виконання підлеглими. Індивідуальні накази пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності конкретних осіб (заохочення й стягнення, переведення на іншу роботу тощо).

Нормативні накази — це безособові накази, які регла­ментують трудову діяльність усього трудового колек­тиву чи його частини (правила внутрішнього трудово­го розпорядку, реорганізація структурних підрозділів тощо).

Розрізняють два види наказів:

— за особовим складом;

— з питань основної діяльності.

Накази щодо особового складу (це, як правило, індиві­дуальні накази) пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності окремих працівників (зарахування на посаду, звільнення, преміювання тощо).

Накази з питань основної діяльності (нормативні на­кази) — це документи, які оформляють рішення керівника щодо організації роботи установи в цілому чи його структурних підрозділів (конкретні заходи щодо вико­нання директив вищих органів, планування роботи окремих структурних підрозділів тощо).

Накази складаються з таких реквізитів:

1. Повна назва установи, де видається наказ.

2. Назва документа.

3. Дата.

4. Номер.

5. Назва (заголовок) наказу (про що наказ).

6. Текст.

7. Підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прі­звище).Текст наказу складається, як правило, з констатуючої  та розпорядчої частини.

“Постанова – це 1. Розпорядження, акт органів державної влади. 2. Колективне рішення, ухвала. 3. Сценічне оформлення драматич-ного твору; постановка, постава”. Отже, в офіційно-діловому стилі постановою називають: 1.         Правовий акт органів державної влади, що стосується карди-нальних проблем. 2.         Колективне рішення, ухвалу зборів, тобто заключну частину протоколу засідання, зборів, правління тощо. Постанова входить у протокол чи додається до нього, або ж може бути оформлена як витяг із протоколу. Найчастіше постанову оформляють на бланку. Текст постанови складається із двох частин: констатаційної і розпорядчої (як і в наказах). Констатаційна частина містить: •          вступ; •          оцінку становища чи посилання на розпорядчий документ вищої установи. Розпорядча частина містить: •          запропоновані постановою заходи; •          вказівку на виконавця і термін виконання. 541 Українська мова за професійним спрямуванням Розпорядчі документи Постанову підписують дві особи: голова колегіального органу і керуючий справами (секретар). Реквізити постанови: •          герб України; •          назва установи, що підготувала постанову; •          назва виду документа (Постанова); •          дата (дата засідання, коли прийнято цю постанову); •          місце видання; •          заголовок (стислий виклад змісту постанови); •          підписи. Розпорядження — це документ, який видається посадо­вими особами, державними органами, установами, під­приємствами в межах їх компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та під­леглих установ, яким адресовано розпорядження. Розпорядження складаються з таких реквізитів:

1. Повна назва установи.

2. Назва документа.

3. Номер.

4. Дата видання.

5. Місце видання.

6. Назва (про що розпорядження).

7. Текст (констатуюча та розпорядча частини).

8. Додатки (при необхідності).

9. Посада, підпис, ініціали, прізвище особи, яка під­писала розпорядження.

Вказівка — це розпорядчий документ керівників єди­ноначальних органів державного управління переваж­но інформаційно-методичного характеру, пов’язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів ви­щих органів управління.

Вказівки видають при оформленні відряджень, ви­рішенні поточних організаційних питань, доведенні до виконавців нормативних положень.

Вказівка складається з таких реквізитів:

1. Назва міністерства, якому підпорядкована устано­ва (державна).

2. Повна назва установи.

3. Назва документа.

4. Номер.

5. Дата видання.

6. Місце видання.

7. Текст (констатуюча й розпорядча частини).

8. Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка під­ писала вказівку.

11-9. Договір з господарської діяльності – це службовий документ, в якому фіксують угоду між сторонами про встановлення ділових відносин, пов’язаних з господарською діяльністю, і який регулює ці відносини. Такі договори між підприємствами належать до найважливіших засобів між виробничих зв’язків у нових умовах господарювання й розвитку ринкових відносин.

Договір – це документ, в якому зафіксовано угоду між сторонами про взаємодію й належним чином оформлено.

Сторонами договору можуть бути фізичні особи, працівники підприємств, організацій, установи, фірми.

Договір – це юридичний документ, тому, формуючи його умови, необхідно уникати двозначності, нечіткості.

 Основні реквізити:

10 – назва виду документа (договір);

11 – дата (проставляють дату підписання документу);

12 – індекс;

14 – місце складення чи видання;

19 – заголовок до тексту (про що договір);

21 – текст (Текст договору поділяють на дві частини:

- контракт укладають тільки на певний термін, а трудовий договір – як на період виконання роботи, так і на невизначений термін;

- у контракті можуть визначати такі підстави для розриву трудових відносин, які не передбачені законодавством про працю, а розрив трудового договору можливий тільки на підставах, що записані в Законі про працю;

- виконання працівником своїх обов’язків за контрактом не завжди пов’язане з додержанням чітко визначеного режиму роботи, тоді як за трудовим договором працівник повинен дотримуватися правил внутрішнього розпорядку, якими передбачено і режим роботи;

- в разі роботи за контрактом порядок надання працівникові відпустки та оплати може визначатися на розсуд керівника, тоді як трудовий договір передбачає централізоване регулювання відпустки;

- у контракті, на відміну від трудового договору, можуть застерігатися наслідки дострокового його розірвання з ініціативи однієї із сторін без поважних причин.

5. Трудова угода – це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником (дод. 40 “Сучасне діловодство”).

Трудова угода, укладена зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов’язків.

Основні реквізити:

10 – нзва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс;

14 – місце складання чи видання;

21 – текст (дві частини – вступна і основна);

23 – підпис;

26 – відбиток печатки організ