7.1.4. Редактирование данных

Для редактирования данных используется клавиша F2 или двойное нажатие кнопки мыши. Удалить данные можно с помощью клавиш <Del> или <Backspasе>. Найти данные с помощью пункта меню Правка командой Найти. Заменить одинаковые данные с помощью пункта меню Правка командой Заменить.

7.1.5. Сортировка данных

Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности.

Сортировка данных – это распределение значений по определенному признаку (по возрастанию, по убыванию и т.д.)

Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию\Сортировка по убыванию) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Следует выбрать поля, используемые для сортировки. Для выбора поля достаточно поместить курсор в любую его запись. После этого щелкните по кнопке сортировки - и данные отобразятся в отсортированном порядке, В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. По умолчанию сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем - по второму и т.д. Восстановить порядок отображения записей, используется команда Записи, Удалить фильтр.

Средства сортировки данных реализованы в Access как автоматически создаваемые запросы. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу.

7.1.6. Отбор данных с помощью фильтра

Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей.

В Access существуют фильтры четырех типов; фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.

Фильтр по выделенному фрагменту - это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу.

По кнопке или по команде Записи\Фильтр\Фильтр по выделенному, Access выберет только те записи, для которых значение в столбце. Сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи\Фильтр\Расширенный фильтр.

7.2. Схема данных

Создание связей между таблицами – это последний этап проектирования таблиц. На этом этапе регистрируются связи между первичными и внешними ключами, запланированные при конструировании таблиц. Существует две причины для создания связей между таблицами: подержание ссылочной целостности и задание способа выборки данных из нескольких таблиц.

Связи можно создавать на уровне базы данных и на уровне запросов. Связи на уровне базы данных являются простыми связями и являются актуальными при любых действиях, выполняемых с таблицами (например, запросы на обновление или на удаление, макросы или программы на VBA, модифицирующие данные связанных таблиц). Связи на уровне запросов являются временными и актуальны только на момент выполнения запроса, в котором они заданы.

Между таблицами можно устанавливать связи одного из трех видов: 1:М, М:М, 1:1. Для любого из типов связи существует три способа объединения, которые влияют на результаты выборки данных из связанных таблиц:

• Внутреннее объединение – объединяет только те записи из таблиц, связанные поля которых совпадают. Остальные записи в итоговую выборку не попадают. Этот тип объединения используется в подавляющем большинстве случаев.

• Левое внешнее объединение – объединяются все записи со стороны один и только те записи таблицы со стороны многие, значения связанного поля которых совпадают со значениями соответствующего поля первой таблицы. Соответствующие поля этих записей второй таблицы в выборке будут иметь пустое значение.

• Правое внешнее объединение – аналогично левому внешнему объединению, но таблицы со стороны один и стороны многие меняются ролями, т.к. к результатам выборки по внутреннему объединению добавятся не вошедшие в нее записи из таблицы со стороны многие.

Различные варианты обеспечения целостности данных (в окне Изменение связей при построении Схемы данных): Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление и удаление связанных полей (последние возможны только в том случае, когда обеспечивается целостность данных).