7.4. Ввод и просмотр данных посредством формы

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных; фактически формы являются шаблонами, управляющими отображением информации.

Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы. Как дополнение в форме или отчете можно использовать объекты-OLE (рисунки и графики).

Создать форму можно несколькими способами: Конструктор позволит вам создать форму самостоятельно. Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виды форм практически без участия пользователя. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица - со сводной таблицей Excel.

Рис. Окно, в котором выбираются варианты построения формы

Рис. Форма в один столбец Рис. Выровненная форма

Рис. Ленточная форма Рис. Табличная форма

Наиболее удобным и гибким способом создания форм является Мастер форм. В этом режиме можно выбрать поля таблицы, стиль и цвет оформления фона и ячеек, а также вид формы. Мастер форм предлагает четыре вида формы представления данных:

• в один столбец – поля упорядочены и представлены в виде столбцов (форма может занимать одну или несколько страниц);

• ленточная и табличная формы - похожи друг на друга, но табличная форма повторяет вид уже знакомой таблицы и в ней ограничены возможности редактирования, а в ленточной форме доступны все виды инструментов и способы оформления фона и ячеек;

• выровненная форма- похожа на ленточную форму, но отличается тем, что на экран выводятся все поля одной записи.

Настраивать внешний вид и возможности ввода, обработки и просмотра данных в форме можно с помощью режима конструктора формы, используя огромное количество Инструментов и Свойств формы.

Для манипулирования записями (операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных) в режиме формы используются те же способы, что и в режиме таблицы. Просмотр и печать форм производится также как и с таблицами.

7.4.1. Создание сложных форм

Кнопочное форма (меню) представляет собой форму, на которой расположены элементы управления - кнопки с поясняющими надписями. Щелчок по кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет.

Меню - это очень удобный инструмент работы с базами данных.

Кнопочное меню можно создать вручную (в режиме конструктора) или воспользовавшись диспетчером кнопочных форм. Меню, созданные вручную, могут обладать большими возможностями и выглядеть более привлекательно, чем меню, созданные диспетчером.