7.1. Особенности таблицы базы данных

Данные таблицы или запроса Access отображаются в виде электронной таблицы, которую принято называть таблицей данных. Размер строк и столбцов таблицы данных можно изменять так же, как в рабочих таблицах Excel. Режим ввода данных Access ничем не отличается от аналогичного режима Excel. Основное различие между таблицей базы данных (БД) и электронной таблицей - в системе адресации; в электронной таблице адресуется каждая ячейка, а в таблице БД - только поля текущей записи. В электронной таблице каждая ячейка обрабатывается индивидуально, а в таблице БД обработка идет по записям, причем записи обрабатываются однотипным образом.

Таблицы баз данных не являются самостоятельными документами. Сама база – это документ. Ей соответствует файл на диске и можно сделать его копию. Структура таблиц входит в состав общего файла базы данных наряду с запросами, формами, отчетами и другими объектами. Содержание таблиц нельзя сохранить принудительной командой или, наоборот, отказаться от его сохранения. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени. Режим реального времени означает, что, пока работаешь с таблицей, происходит ее непрерывное сохранение.

Экспериментируя с таблицами, надо знать, что все изменения, которые вносятся в их содержание, нельзя что-то изменить, удалить, отказаться от сохранения и вернуться к исходному варианту.

Без запросов, форм, отчетов и прочего можно обойтись, но если нет таблиц - значит, нет и базы. Создание базы начинается с первой таблицы.

Объекты таблицы: поле, запись, диаграмма (ось; надпись на оси; тип диаграммы; легенда; заголовок; область построения).

7.1.1 Способы создания таблицы базы данных

В Access существует пять способов создания пустой таблицы:

• использование мастера баз данных для создания всей базы данных (новой), содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает базу данных на основе имеющихся шаблонов (при создании базы данных команда Создать;

• Режим Мастера позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц. Также позволяет сохранить много времени, обеспечив всеми необходимыми полями (и установив при этом их формат) для ввода информации, он весьма гибок, позволяя пользователю выбирать поля, которые будут содержаться в таблице, а также пути их организации. Кроме того, пользователь может имя поля в ходе работы.

• Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат; пользователь получает таблицу, состоящую из 10 столбцов (полей) и 21 строки (записи). Однако этот метод все равно требует переключения в режим конструктора для задания ключевого поля, типов данных полей, ввода описаний полей и изменений любых их свойств. Создание таблицы в режиме таблицы реально полезно тогда, когда необходимо быстро ввести некоторые данные перед тем, как установить свойства таблицы.

• Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора – создается список полей, которые будут в таблице. Также выбирается тип данных для каждого поля, (поля могут содержать текст, числа и даже графические изображения). Кроме того, можно ввести описание для каждого поля. Одним нюансом, связанным с созданием таблицы в режиме конструктора является то, что любые сделанные изменения нужно сохранить перед закрытием таблицы. Когда фактически начинается работа с вводом данных в таблицу или форму, Access автоматически сохраняет записи, как только их вводят.

• А также можно создать таблицу, используя импорт таблиц из другой базы данных.

Независимо от метода создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы. Однако только четвертый метод позволяет сразу задать ту структуру таблицы, которая вам нужна.