Електронна пошта

Електронний документообіг документів здійснюється на основі використання користувачами комп'ютерних систем електронної пошти.

Електронна пошта − це засіб, що включає в себе можливості складання, відправлення, перекладу, форматування і збереження повідомлень, призначених для пересилання в комп'ютерних мережах.

Якщо виникає необхідність надіслати повідомлення користувачу, який працює з іншою поштовою програмою, можуть знадобитись додаткові перетворення. Наявність різних систем для відправлення й одержання повідомлень у різних форматах вимагає стандартизації.

Функції поштових систем

1. Складання (+редагування, додавання до листа додатків; можливість надсилання текстового повідомлення з малюнками, звуками, фрагментами анімації (розширений формат rich text format).

2. Адресація − система повинна зберігати адреси, що часто використовуються, давати відповідь на будь-які листи, забезпечувати суміщення імен в адресній книзі.

3. Поштова скринька − система повинна зберігати вхідні повідомлення, послідовність листів.

4. Пересилка.

5. Звіти стану (результати відправлення, одержання, пересилання відповідей).

6. Переклад.

7. Картотека (можливість архівування або вилучення повідомлень).

8. Фонове опрацювання (можливість оповіщування про надходження важливих повідомлень + відображення термінових повідомлень незважаючи на роботу інших додатків.

2.3. Гіпертекстові та мультимедійні технології роботи з документами

Звичайний текст має вигляд одного довгого рядка символів, що читається в одному напрямку.

Гіпертекст має нелінійну мережну форму організації інформаційної одиниці, поділеної на фрагменти, для кожного з яких указується перехід до інших фрагментів за певними типами зв'язків. У текст можна вводити нові фрагменти − у гіпертексті немає заздалегідь заданої структури.

Отже, гіпертекст − нова технологія відображення неструктурованого, вільно нарощуваного знання. Під гіпертекстом розуміють систему інформаційних об'єктів (статей, документів, сторінок), з'єднаних між собою спрямованими зв'язками, що утворюють мережу. Об'єкти можуть бути текстовими, графічними, з використанням засобів мультиплікації, аудіо- та відеотехніки. Така форма відображення інформації в ЕОМ називається гіпермедіа.

Структурно гіпертекст складається з інформаційного матеріалу, дати визначення тезауруса гіпертексту, списку головних тем й алфавітного словника. Інформаційний матеріал поділяється на статті, які складаються із заголовка і тексту.

Гіпертекст став засобом більш ефективної організації поштової системи, файлових систем електронних дошок оголошень.

Мультимедіа ("багатосередовищність") − інтерактивна технологія, що забезпечує роботу з нерухомими зображеннями, відеозображеннями, анімацією, текстом і звуковим рядом. Технологія мультимедія знайшла широке застосування у сфері освіти, комп'ютерного тренінгу, бізнесу. Створено ігрові ситуаційні тренажери, відеоенциклопедії, діалогове кіно, де користувач може керувати процесом видовища з клавіатури, а також за допомогою промови.