Інформаційно-аналітична діяльність

Лекція № 8

Тема: Розробка методології інформаційного забезпечення управління.

План

1. Документальне забезпечення управління.

1.1. Комп’ютерні програми для роботи з документами.

1.2. Електронні таблиці Microsoft Excel 2000/2002.

1.3. Створення презентацій документів.

2. Технології документального забезпечення управління.

2.1. Характеристика та інформаційне забезпечення автоматизованого робочого місця фахівця.

2.2. Автоматизація документообігу.

2.3. Гіпертекстові та мультимедійні технології роботи з документами.

3. Технології обробки інформації на автоматизованому робочому місці фахівця.

Література

Пішеніна Т.І., Шаповал О.Ф. Інформаційне забезпечення управління та реферування: Навч. посіб. для дистанційного навчання. – К.: Вид-во "Університет "Україна"", 2006. – 278 с.

1. Документальне забезпечення управління

Сьогодні виділяють два найпоширеніші напрями автоматизації: перетворення документів з паперової в електронну форму та автоматизація перекладу документації з однієї мови на іншу.

Перетворення документів в електронну форму.

Для перетворення документів із паперової форми в електронну необхідний сканер та програмне забезпечення. Процес перетворення документів із використанням сканера має декілька етапів:

1) сканування (створення електронного образу документа);

2) розпізнавання (перетворення електронного образу на текстові дані);

3) редагування документа за допомогою Microsoft Word (для текстів, таблиць) та Adobe Photoshop (для фотографій, малюнків, ілюстрацій).

У країнах СНД найпоширенішою програмою для розпізнавання текстів є програма Fine Reader. Ця програма має вбудовану систему перевірки орфографії, розпізнає таблиці зі збереженням їх структури; підтримує більше 40 мов, може розпізнавати тексти, створені кількома мовами (користувач може самостійно визначити мову або групу мов для тексту, що розпізнається; здатна працювати в пакетному режимі (що зменшує час обробки багатосторінкових документів).

Кращі результати можна отримати під час поетапного сканування, використовуючи панелі інструментів.

Використовуючи пункти меню, можна додатково встановити роздільну здатність, підвищити чіткість фотографій. Під час вибору роздільної здатності потрібно мати на увазі, що чим вона вище, тим точніше результат відповідає оригіналу, але при цьому зростають розміри документа і збільшується тривалість сканування. Як правило, для текстових документів доброї якості вибирають роздільну здатність 200-300 пікселів на дюйм. Для високоякісних зображень слід встановити максимально можливу роздільну здатність.

1.1. Комп'ютерні програми для роботи з документами

Останнім часом виробники програмного забезпечення створили пакети − комплекти, які містять декілька комерційних програм цього виробника (найчастіше текстовий редактор, електронні таблиці, графічний редактор, програма створення презентацій), що продаються спільно як єдиний продукт.

"Позитивні риси" комплектів:

1) можливості конвертування даних із формату одного додатка у формат іншого, наприклад, текстовий редактор може вилучати дані з електронних таблиць, дані яких отримані з бази даних, і об'єднати остаточно результат з картинкою, створеною за допомогою графічного редактора;

2) стандартний інтерфейс користувача у всіх додаткових пакетах → зменшення затрат на вивчення можливостей різних додатків.

Найпоширенішим і найпопулярнішим є пакет Microsoft Office 2000/ХР. Він містить: текстовий редактор, електронні таблиці, системи керування базами даних, графічний редактор і комунікаційні засоби.

Microsoft має власний тип документів (документи Word, *. doc), але може працювати з іншими типами (текст DOS і Unicode (*.txt), Rich Format (*.rtf), HTML (*htm).