Требования нормализации, целостность бд, связи между таблицами. Установление связей между таблицами в ms Access.
Нормализация представляет собой процесс, направленный на уменьшение избыточности информации в базе данных. Кроме самих данных, в базе данных также могут быть нормализованы различные наименования, имена объектов и выражения. Ненормализованная база данных содержит информацию в одной или нескольких различных таблицах; при этом создается впечатление, что включение данных в ту или иную таблицу не обусловлено никакими видимыми причинами. Такое положение дел может оказывать негативное влияние на безопасность данных, рациональное использование дискового пространства, скорость выполнения запросов, эффективность обновления базы данных и, что, наверное, является наиболее важным, на целостность хранимой информации. База данных перед нормализацией представляет собой структуру, которая логически еще не разбита на более управляемые таблицы меньшего размера.
Одной из важнейших задач, решаемой СУБД, является поддержание в любой момент времени взаимной непротиворечивости, правильности и точности данных, хранящихся в БД. Этот процесс называется обеспечением целостности базы данных.
После
того, как созданы таблицы БД, можно
установить связи между ними, обратившись
к схеме данных. Запуск схемы данных
выполняется через значок"Схема
данных" 
на панели инструментов Access.
Существует две причины для создания связей между таблицами: поддержание ссылочной целостности и задание способа выборки данных из нескольких таблиц. Связь задает отношение между полями таблиц, имеющими одинаковые по смыслу значения, например, между первичным ключом одной таблицы и внешним ключом другой таблицы.
Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.
Обязательным условием при установлении связи является совпадение связываемых полей по типу и формату.
Типы связей Тип отношения в создаваемой Microsoft Access связи зависит от способа определения связываемых полей.
Отношение «один-ко-многим»
Отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.
Отношение «один-к-одному»
При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один-к-одному» может использоваться для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.
Отношение «многие-ко-многим»
При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим» по сути дела представляет собой два отношения «один-ко-многим» с третьей таблицей.
Механизмы обмена информацией с внешними приложениями. Внедренные и связанные объекты БД. Экспорт, импорт данных.
Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle,Btrieve, многие текстовые форматы ASCII (в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем), а также данные в формате HTML. В результате импортирования создается таблица Access; в результате экспортирования таблицы Access создается файл в заданном формате.
Связывание (ранее именовавшееся присоединением) означает, что можно использовать внешние данные без создания таблицы Access. Можно устанавливать подобную связь с данными dBASE, FoxPro, Excel, ASCII и SQL. Очень мощная возможность — связывание таблиц Access с их внешними таблицами с последующим совместным использованием; это относится к таблицам Access, dBASE, FoxPro и SQL Server.
С помощью команды Экспорт можно скопировать таблицу в другую БД MS Access или другое приложение. Для этого:
- В окне БД выбрать таблицу;
- Файл – Сохранить как/Экспорт;
- Выбрать опцию Во внешнем файле или базе данных;
- В диалоговом окне «Сохранение объекта Таблица в…» выбрать тип файла (MSAccess), папку и базу данных, в которую копируется таблица, нажать кнопку Экспорт;
- В диалоговом окне Экспорт указать имя таблицы и выбрать опцию Структура и данные.
При импорте таблица не будет связана с базой, откуда ее импортировали. К импорту следует прибегать в тех случаях, когда отсутствует программный продукт, с помощью которого была создана таблица. Связанная таблица остается в другой базе или другом формате данных. Большинство команд MS Access могут быть применены к связанным таблицам (редактирования, создания форм, запросов, отчетов). Связанные таблицы имеют пиктограммы, отличные от обычных таблиц и отображают источник, откуда взяты таблицы.
Импорт позволяет передавать несколько таблиц за один раз. Для импорта:
- На вкладке Таблица нажать кнопку Создать – Импорт таблиц;
- В окне диалога Импорт выбрать тип файла, папку, имя файла, нажать кнопку Импорт, в диалоговом окне «Импорт объектов» нажать кнопку Параметры.
Можно указать, следует ли копировать всю таблицу или только ее структуру, можно скопировать связи, установленные между таблицами, затем выделить одну или несколько таблиц. Кнопки Выделить и Очистить позволяют выбрать или отменить выбор всех таблиц.
Альтернатива: для того, чтобы приступить к импорту или связыванию можно выполнить команду Файл – Внешние данные с последующим выбором опции Импорт или Связь с таблицами. Для связи:
- На вкладке Таблицы нажать кнопку Создать – Связь с таблицами – ОК;
- В диалоговом окне связь указать тип файла – Excel, указать папку, в которой находится файл для связи, выбрать файл и нажать кнопку Связь. MS Access запустит мастер связывания электронной таблицы.
Если нужно использовать заголовки столбцов ЭТ в качестве имен полей, установить флажок Первая строка содержит заголовки столбцов