5.1. Автофильтр

Алгоритм установки Автофильтра:

1. выделив список выбрать команду Данные / Фильтр / Автофильтр;

2. нажать на кнопку со стрелкой в том столбце, по которому надо фильт­ровать данные;

3. выбрать любой элемент из списка.

Критерии фильтрации находятся в списке в алфавитном порядке. В до­полнении к ним имеются еще 5 ключей:

1. Все - выбираются все записи без ограничений;

2. Первые (10) -десять записей, выбранных по заданному условию;

3. Условие - записи, удовлетворяющие заданному пользователем усло­вию;

4. Пустые - записи, содержащие ячейки в данном ноле;

5. Не пустые - записи, ячейки выделенного поля которых не пусты.

По команде Автофильтр можно выполнить отбор записей, удовлетво­ряющих сложным критериям (например, записи только определенного диапа­зона или записи, удовлетворяющие нескольким критериям, объединенным ло­гическим ИЛИ). Сложный критерий, можно определить в диалоговом окне «Пользовательский Автофильтр», появляющемся при выборе пункта Условие... из раскрывающегося списка.

Использование пункта Условие позволяет задавать до двух критериев фильтрации одного столбца, выбирая из списка операторов сравнения и списка значений данного поля те, которые необходимы для задаваемого критерия. Завершив установки нажать ОК.

Алгоритм установки критериев:

1. создать область критериев таким образом, чтобы она не мешала до­полнению и расширению списка. Область критериев представляет собой мини­мум две строки, в первой из которых содержатся названия полей из заглавной строки списка, а в остальных строках указываются критерии поиска;

2. для установки нескольких критериев дня одного поля (логическое И), в интервале критериев должно быть включено несколько столбцов с названием этого поля;

3. если на экран надо вывести записи, удовлетворяющие одному из кри­териев (логическое ИЛИ), то ввод условий производится в разные строки одно­го столбца.

Для восстановления всех записей списка необходимо задать команду Данные / Фильтр / Показать все или же в раскрывающемся списке Автофильтра выбрать пункт Все. Для отмены фильтрации необходимо снять галочку около слова "Автофильтр", повторно выбрать команду Данные / Фильтр / Автофильтр.

5.2. Расширенный фильтр

Расширенный фильтр требует большей работы, чем Автофильтр, однако и представляемые возможности поиска и фильтрации шире. Можно более свободно применять операции И, ИЛИ, а также составлять вычисляемые критерии. Расширенный фильтр использует принцип работы и функций анализа и обработки таблиц данных.

Для установки Расширенного фильтра нужно определить три области:

• область списка (область базы данных);

• диапазон критериев (область, где задаются критерии фильтрации);

• интервал результата (область, в которой будут появляться результаты фильтрации).

Имена полей во всех интервалах должны совпадать.

Алгоритм установки Расширенного фильтра:

1. для использования Расширенного фильтра необходимо создать диапазон критериев, где задаются условия поиска данных (верхняя строка диапазона должна содержать заголовки полей, которые в точности повторяют по написанию заголовки полей в области данных, поэтому их лучше просто скопировать; для ввода условий можно использовать несколько строк, однако, если какая – либо строка остается пустой, то это приведет к отключению фильтрации; пустая строка условий означает, что условия не заданы);

2. установить курсор в любую ячейку списка и вызвать диалоговое окно "Расширенный фильтр", выполнив команду Данные / Фильтр / Расширенный фильтр;

3. выбрать условие обработки: фильтровать список на месте (тогда в списке скрываются записи не удовлетворяющие критериям фильтрации

4. проверить правильно ли указан исходный диапазон, то есть область списка;

5. указать в поле Диапазон критериев диапазон тех ячеек, где размеща­ется область критериев;

6. нажать кнопку ОК.

7. если необходимо результат фильтрации поместить в другое место, то нужно предварительно приготовить область помещения результата: в первой строке области следует привести имена полей, содержимое которых нужно увидеть в найден­ных записях (порядок и количество полей может быть произвольным);

8. включить параметр скопировать результат в другое место,

9. в поле Поместить результат в диапазон следует укачать диапазон, содержащий заголовок области помещения результата;

10. Нажать кнопку ОК.

Если установлен флажок: Только уникальные записи, то повторяющиеся строки не будут показаны в области выходных данных.

Если в одной строке области условий поиска указано несколько столбцов, то строка появится в выходном списке тогда, когда будут выполнены все заданные условия (связь по И).

Если в области условий заданы несколько строк с условиями, то на выходе фильтра появится любая строка, в которой выполняется данное условие (связь по ИЛИ).

Так же как и в Автофильтре в Расширенном фильтре можно использовать знаки: операции сравнения.

Если условие достаточно сложное, то лучше вводить его в кавычках, а перед ним поставить знак равенства.

Для восстановления списка следует выбрать команду Данные / Фильтр / Показать все