Информационная технология бизнес – анализа в ms excel.

Задачи бизнес – анализа требуют применения информационной технологии выполнения сортировки, фильтрации и консолидации данных в электронных таблицах, формирование разных итогов и сводок, а также выполнение экономических расчетов в таблицах для данных, удовлетворяющих заданным условиям.

1. Понятие базы данных в табличном процессоре.

Для решения задач обработки всевозможных прайс-листов фирм в MS Excel необходимо представить электронную таблицу в виде списка или базы данных. В Excel понятия список и ба­за данных взаимозаменяемы.

Списком в Excel называют однотабличную (реляционную) базу данных. В этом списке столбцы называются полями, а строки - записями.

Список в Excel состоит из большого числа однотипных записей, которые в свою очередь подразделяются на поля. Одни и те же поля различных записей предназначаются для данных одного типа. В Excel каждое поле располагается в отдельной ячейке, а каждая запись представляет собой строку электронной таблицы. Столбцам таблицы присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка. Эта строка называется строкой заголовков.

Примером списка, с которым наверняка сталкивалось большинство из нас, является библиотечная картотека. Благодаря упорядоченности карточек по алфавиту или по темам можно путем перебора более или менее быстро найти все имеющиеся в библиотеке книги какого – либо автора. Однако если требуется узнать, какую литературу по определенной тематики выпустило одно издательство, то задача резко усложняется. При обработке списка в Excel любые подобные задачи решаются очень просто.

Список должен удовлетворять, следующим условиям:

• на рабочем листе должен находиться только список и не должно быть других данных;

• первая строка списка должна содержать неповторяющиеся имена по­лей (названия столбцов), которые могут состоять из нескольких слов;

• количество полей в каждой записи - одинаково,

• перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку;

• данные одного поля должны принадлежать к одному типу, то есть только цифры или только текст.

Действия, выполняемые над списками в Excel, можно объединить в следующие группы:

• создание структуры базы данных, ее заполнение и просмотр;

• корректировка данных;

• работа с данными.

Пользователю перед началом работы необходимо определить имя базы данных, составить перечень полей, которые будут являться названиями столбцов.

2. Создание списка (бд)

Для создания списка необходимо сформировать структуру таблицы для чего в одну строку таблицы вводят названия полей. На второй строке должна располагаться первая запись списка. Оставлять пустую строку между строкой с названиями полей и данными не нужно. Название каждого поля -уникально и не должно превышать 255 символов, но в то же время, в названии поля должен отражаться смысл его содержимого. Поэтому, лучше выбирать короткие, лако­ничные названия.

Второй шаг в создании списка - ввод данных в каждую ячейку записи, начиная со строки, находящейся непосредственно под заголовком таблицы.

Записи списка (БД) добавляются и редактируются путем ввода данных непосредственно и ячейки, а удаляются из списка (БД) путем их выделения и выполнения команды Правка / Удалить.

Excel дает возможность облегчить работу со списком(БД) созданием удобного шаблона или формы для ввода данных.

Форма (маска ввода) позволяет просматривать и редактировать, по одной записи списка в специальном диалоговом окне.

Алгоритм заполнения списка с помощью формы:

1. Сформировать первую строку таблицы (шапку) для чего в каждой ячейке этой строки нужно ввести название соответствующего поля записи.

2. Щелкнуть на любой из ячеек заглавной строки и выбрать команду Данные / Форма.

3. В открывшемся диалоговом окне, содержащем поля, название и коли­чество которых соответствует количеству столбцов таблицы, ввести данные в каждое поле. Ширина нолей соответствует самому широкому столбцу заголов­ка. Для перехода между полями можно пользоваться мышью, или клавишами Tab - шаг- вперед и Shift + Tab - шаг назад.

4. После нажатия кнопки Добавить, запись из формы будет помещена в список и можно приступать к вводу следующей записи. Для завершения ввода данных нужно нажать копку Закрыть.

5. Чтобы просмотреть данные на экране с помощью формы, необходимо поместить рамку выделения в любую ячейку списка и выполнить команду Данные / Форма. На экране появится форма, показанная на рисунке 38.