4. Получение итоговых данных.

Часто после проведения сортировки бывает нужно подсчитать промежуточные или общие итоги. Соответствующие параметры устанавливаются в диалоговом окне после ввода команды Данные/Итоги. Промежуточные результаты вставляются в структуру таблицы.

Отменить результат выведения итогов можно путем вторичного обращения к этой команде. Если после сортировки необходимо вернуться к первоначальному порядку данных, в список следует ввести индекс. Индекс – это специальное поле, содержащее уникальное значение для каждой записи. Например, можно использовать порядковый номер или дату и время занесения записи. Когда возникает потребность вернуть прежний порядок данных, надо только выделить любую ячейку в столбце индекса и провести сортировку по возрастанию элементов.

Другим способом получения итоговой информации является консолидация - агрегирование согласно выбранной функции обработки данных, представленных в исходных областях – источниках. Результат консолидации находиться в области – назначения. Области – источники могут находиться на различных рабочих листах или рабочих книгах. В консолидации может участвовать до 255 областей – источников, а сами источники могут быть закрыты во время консолидации.

Для консолидации данных курсор устанавливается в область местоназначения. Далее выполняется команда Данные/Консолидация, выбирается вариант и задаются условия консолидации.

Существуют следующие варианты консолидации:

1. консолидация по расположению для одинаково организованных источников (фиксированное расположение). При данном варианте консолидации все источники имеют одинаковое расположение данных источников, что позволяет использовать ссылки на файлы и ячейки для консолидирования таблицы. Данные имеют одинаковою структуру, фиксированное расположение ячеек (максимальное, минимальное, среднее значение и т.п. по их положению).

2. консолидация по категориям для различающихся по расположению данных. При данной консолидации области – источники содержат одинаковые данные, но организованные в различных областях – источниках не одинаково. При данной консолидации используются метки строк и столбцов, которые должны совпадать. Метки и консолидируемые данные должны находиться в непосредственной близости друг с другом.

3. консолидация внешних данных. Следует выбрать кнопку Пролистать, в диалогов окне выбрать файл, содержащий области – источники для добавления к списку, а затем добавить ссылку на ячейку или указать имя блока ячеек.

Если консолидируются данные по категориям, указывается тип меток в верхней строке и левом столбце.

Переключатель Создавать связи с исходными данными создаёт при консолидации связи области назначения к областям – источникам.

5.Фильтрация списка

Поиск и анализ данных – это наиболее частые действия, производимые со списком или базой данных. Поиск производится на основе задаваемых пользователем критериев – требований, налагаемых на информацию. В Excel можно также проводить фильтрацию списков. Результатом фильтрации является временное закрытие записей, не удовлетворяющим критериям.

Фильтрация данных позволяет выбрать из списка только те записи, кото­рые удовлетворяют некоторому условию. В списке, подвергшемся фильтрации на экран выводятся только те записи, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям, при этом остальные записи оказыва­ются скрыты. В MS Excel для фильтрации данных используется команда Данные \ Фильтр / Автофильтр, и команда Данные / Фильтр / Расширенный фильтр.