Тема 8. Составление номенклатуры дел и их подготовка к сдаче в архив

8.1. Номенклатура дел

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации – это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения.

Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. ДЕЛО - это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. На каждой обложке (папке) помещается заголовок-этикетка типа «Приказы директора фирмы за 2006 г.», «Переписка с организациями о поставке комплектующих» и т.п.

Для того, чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, который называется НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.

Наличие номенклатуры дел в каждой организации, не предприятии обязательно. Она используется как схема распределения и группировки исполненных документов вдела, в качестве указателя индексации документов и дел, а также как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В номенклатуру не включаются всевозможные платные издания и другие материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

Различают два типа номенклатур дел – сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатуры дел структурных подразделений.

В целях унификации группировки документов для организации и предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Примерные и типовые номенклатуры дел являются методическими пособиями и служат основой для составления номенклатуры дел организаций и их структурных подразделений.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура.

Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии, второй – используется в качестве рабочего экземпляра, третий – находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.

После окончания делопроизводственного года сводную номенклатуру дел закрывают. Закрытие номенклатуры оформляют итоговой записью, в которой указывают количество фактически заведенных за год дел по категориям учета и их общее число. О фактическом наличии заведенных за год дел сообщается архиву организации. Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

Пример типовой номенклатуры дел для высших учебных заведений:

Общие вопросы

1. Руководство

1.1. Приказы министерства

1.2. Приказы ректора университета

1.3. Отчеты о работе университета

2. Учебная работа

2.1. Учебные планы университета

2.1.1 Годовые учебные планы

2.1.2. Семестровые учебные планы

2.2. Расписание занятий

2.3. Экзаменационные билеты

3. Бухгалиерия

3.1. Годовые финансовые отчеты университета

3.2. Переписка с банком

4. Хозяйственная работа

4.1. Смета ремонта аудиторий университета

4.2. Переписка с поставщиками стройматериалов

4.3. Переписка по закупке оборудования для лабораторий

и так далееВнутри разделов, которые дают наиболее общие характеристики относимых к ним документов, в типовой номенклатуре существуют подразделы, в названиях которых указываются конкретные наименования документов, размещаемых в этих подразделах. Например, для раздела 2. Учебная работа в типовой номенклатуре дел рекомендуются такие подразделы как 2.1 Учебные планы университета, 2.2 Расписание занятий, 2.3 Экзаменационные билеты.

А для подраздела 2.1. Учебные планы университета предусмотрено деление на 2.1.1 Годовые учебные планы и 2.1.2. Семестровые учебные планы

В одно дело в соответствии с заголовками дел могут группироваться документы одного вида, например:

Приказы учреждения по основной деятельности или

Приказы учреждения по административно-хозяйственной деятельности

В одно дело могут попасть и документы разных видов, например:

Акты, справки проверки состояния делопроизводства и переписка об организации делопроизводства или

Акты, докладные записки, справки, характеристики, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам

8.2. Формирование дел

Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря) и должно отвечать следующим требованиям:

1. В дело ПОМЕЩАЮТ только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями стандартов.

2. В дело НЕ ПОМЕЩАЮТ документы:

- не соответствующие заголовку дела;

- неправильно оформленные (возвращают на доработку);

- подлежащие возврату;

- черновики;

- размноженные копии (например, на ксероксе).

В дела группируют документы одного документационного года. Документы внутри дела располагают в определенном порядке. Основные принципы расположения документов такие:

- вопросный (по вопросам, затрагиваемым в документах),

- хронологический (по датам документов),

- алфавитный (по фамилиям авторов или по по алфавиту названий учреждений- корреспондентов),

- нумерационный (группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию, например: накладные, квитанции и т.д.)

Чаще всего использую вопросно-логический принцип, когда документы располагают в делах в логической последовательности решения того или другого вопроса. Такая система расположения документов в деле совпадает с хронологической. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в разные дела.

Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают номер тома.

• На обложке дела оформляют:

• Полное название предприятия

• Индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов

• Наименование дела в соответствии с номенклатурой дел

• Документационный год

• Количество листов

• Срок хранения.

Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.

8.3. Экспертиза ценности документов

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации.

Образец оформления обложки дела

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссий (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК.

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с ЭПК архивного органа при выделении документов к уничтожению.

8.4. Оформление дел и передача их на архивное хранение

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д.

Сотрудники архива, принимая дела, тщательно сверяют каждое дело с описью, проверяют правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные корточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организации и предприятия в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков (от 5 до 7,5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организации и предприятия в государственные архивы.

Вопросы для самопроверки

1. Что такое номенклатура дел предприятия?

2. Типы номенклатуры дел?

3. Как на предприятиях формируются дела

4. Что такое экспертиза ценности документов и кто ее проводит?

5. Как производится передача дел на архивное хранение?

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1). В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых процессоров. Текстовые процессоры позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

2). Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3). Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4). Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5). Документы, поступившие в организацию по каналам эл. почты или созданные в таком "электронном офисе" уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition). ; Основы делопроизводства ]В дальнейшем в работе с этими документами реализовываются все преимущества информационных технологий их обработки.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

2. ГОСТ 13699-91. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1991.

3. ГОСТ 7.69-95 "СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения" // Вестник архивиста. 1997. N 5. С.67-71.

4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

5. ГОСТ Р 51141 - 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

6. ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Литература

1. Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов / В.Д. Банасюкевич, В.А.Устинов. // Отечественные архивы. 2000. № 1. С. 10-17.

2. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления./В.Л. Бройдо. М.: Изд. дом «ФилинЪ», 2004. - 424 с.

3. Бирюков Б.В., Воробьёв Г.Г. Тезаурусный подход к коммуникативным процессам и документальная информация / Б.В. Бирюков, Г.Г. Воробьёв. Информация и управление: философско-методологические аспекты. М.: Наука, 1985. С. 47-69.

4. Василевский Ю.А. Носители магнитной записи / Ю.А. Василевский. М.: Искусство, 1989. 287 с.

5. Воробьёв Г.Г. Твоя информационная культура / Г.Г. Воробьёв. М.: Молодая гвардия, 1988. 303 с.

6. Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности / Ф.А. Гедрович. Вестник архивиста. 1998. № 1. С. 120-122.

7. Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Оргтехника в делопроизводстве / Н.Ю. Гуреева, О.Л. Седова // Делопроизводство. 1998. № 2. С. 56-60.

8. Демушкин А.С. Организация распознания подделок документов / А.С. Демушкин // Секретарское дело. 1999. № 4. С. 21-27.

9. Демушкин А.С. Как распознать подделки документа / А.С. Демушкин // Отечественные архивы. 2000. № 1. С. 86-100.

10. Ершов К.Г., Дементьев С.Б. Видеооборудование/ К.Г. Ершов, С.Б. Дементьев. Справочное пособие. Санкт-Петербург: Лениздат, 1993. 272 с.

11. Ефимов А.Н. Информация: ценность, старение, рассеяние/ А.Н. Ефимов. М.: Знание, 1978. С. 55.

12. Зиновьева Н.Б. Документоведение: учеб.-метод. пособие/ Н.Б. Зиновьева. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003. 208 с.

13. Истрин В.А. Возникновение и развитие письма / В.А. Истрин. СПб, Изд-во Наука, 1965. С. 89

14. Илюшенко М.П. Свойства документной информации / М.П. Илюшенко. Секретарское дело. 1999. № 1. С.9-13.

15. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учеб. пособие. / М.П. Илюшенко. РГГУ. М., 1993. C. 22—23.

16. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение: Документ и системы документации: учеб. пособие./ М.П. Илюшенко, Т.В. Кузнецова, Я.З. Лившиц. МГИАИ. М., 1977. 84 с.

17. История делопроизводства в СССР: учеб. пособие / Под ред. Я.З. Лившица и В.А. Цикулина. МГИАИ: М., 1974. 169 с.

18. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение: учебное пособие./ М.: 2003

19. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления./ Е.Н. Колесник. Кн. 1: Управленческое документоведение. - УрАГС: Екатеринбург, 2002.

20. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: учебник для средних специальных учебных заведений/ З.В. Крайская, Э.В. Челлини. - М.: НОРМА, 1996. - 224с.

21. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Кушнаренко. Киев: Знания, 2000, 459 с.

22. Каштанов С.М. Русская дипломатика/ С.М. Каштанов. М., 1988. С. 146–195.

23. Козлов В.П. Тайны фальсификации. Анализ подделок исторических источников 18-19 веков/ В.П. Козлов. М.: Аспект-Пресс, 1996. 272 с.

24. Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование: учеб. пособие/ А.А. Кузин, Н.Г. Филиппов. М.: МГИАИ, 1973, 274 с.

25. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Т. Делопроизводство и техническая документация/ Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Т. Филиппов. М.: Высш. шк., 1991. 159 с.

26. Ламекин В.Ф. Оргтехника (для вашего офиса). / В.Ф. Ламекин/ Ростов н/Д: “Феникс”, 1997. 480 с.

27. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии/ М.В. Ларин. М.: Научная книга, 1998, 137 с.

28. Ларин М.В. Развитие понятия “документ”/ М.В. Ларин // - Делопроизводство. №1. 2000. С.5-9.

29. Ларьков Н.С. Документоведение: учеб. пособие/ Н.С.Ларьков. М.: АСТ, 2006, 427 с.

30. Магидов В.М. Кинофотодокументы как объект источниковедения (историография вопроса)/ В.М. Магидов. // Советские архивы. 1991. № 4. С. 27-38; № 5. С.12-23.

31. Мелик-Гайказян И.В. Информационные процессы и реальность / И.В. Мелик-Гайказян. М.: Наука. 1997. 192 с.

32. Новосёлов В.И. Юридическая сила документа / В.И. Новосёлов. // Советские архивы. 1971. № 1. С. 57-63.

33. Острейковский В.А. Информатика: учебник для вузов / В.А. Острейковский. М.: Выс. шк., 2005, 139 с.

34. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: основы документоведения; виды, функции документов; технологии делопроизводства: учеб. пособие для вузов / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. М: ИКЦ МарТ, 2004. 288 с.

35. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях / В.Ф. Привалов. // Отечественные архивы. 1999. № 2. С. 12-16.

36. Павленко Н.А. История письма / Н.А. Павленко. Минск: Выс. шк., 1987. 231 с.

37. Пигарев А.Ю. Курс современной стенографии: учебник / А.Ю. Пигарев. Новосибирск: ЮКЭА, 2000. 123 с.

38. Рейсер С. Я. Русская палеография нового времени: Неография / С. Я. Рейсер. М., 1982. 136 с.

39. Ракитов А.И. Философия компьютерной революции / А.И. Ракитов. М.: Политиздат, 1991. 286 с.

40. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. М.: Выс. шк. 1986. 208 с.

41. Седова О.Л., Бурцева О.Л. Размножаем документы/ О.Л. Седова, О.Л. Бурцева. // Секретарское дело. 1999. № 1. С. 49

42. Сквернюков П.Ф. Слово о бумаге / П.Ф. Сквернюков. М.: Моск. рабочий, 1980. 224с.

43. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи / А.Н. Сокова // Документирование управленческой деятельности. М., 1986. С. 5-30;

44. Татиев Д.П. Бумага и переплётные материалы: учеб. пособие для вузов / Татиев Д.П. М.: Книга, 1972. 147 с.

45. Тихонов В.И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов / В.И. Тихонов. // Делопроизводство. 1999. № 2. С. 48-56.

46. Фотография: Энциклопедический справочник. Минск, изд. "Белорусская энциклопедия", 1992. 400 с.

47. Чибисов К.В., Шеберстов В.И., Слуцкин А.А. Фотография в прошлом, настоящем и будущем / К.В. Чибисов, В. И. Шеберстов, А.А. Слуцкин. М.: Наука, 1988. 174 с.

48. Шепелев Л.Е. Проблемы источниковедческого изучения делопроизводственных документов государственных учреждений 19–начала 20 вв / Л.Е. Шепелев // Источниковедение отечественной истории. М., 1976. С. 248-271.

49. Янковая В.Ф. Русское делопроизводство в сборниках образцов документов конца 18-начала 20 вв / В.Ф. Янковая // Советские архивы. 1989. № 4. С. 23-31.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3