Тема 5. Требования к составлению и оформлению служебных документов различных видов

Организационно-распорядительная документация

Деятельность любого учреждения фиксируется в разного рода документах. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами.

Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территории краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

5.1. Организационная документация

Государственные, муниципальные, частные предприятия, а также общественные объединения действуют на основе устава.

Устав

Устав – правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющим правовой статус организации, необходимым для ее государственной регистрации.

Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Например, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью, Устав добровольного спортивного общества и пр.(уставы, относящиеся к сфере компетенции Вооруженных Сил РФ, например, Строевой устав, к этой группе документов не относятся и в данном пособии не рассматриваются).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных - соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

В оформлении устава должны присутствовать следующие реквизиты:

? наименование министерства,

? наименование организации,

? вид документа,

? регистрационный номер,

? дата,

? место издания,

? гриф утверждения (в случае частного предприятия - указание, кем оно зарегистрировано).

В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как

? общие положения,

? основные функции,

? права и обязанности,

? руководство,

? взаимоотношения и связи,

? производственно-хозяйственная деятельность,

? коммерческая деятельность,

? имущество и средства,

? контроль, проверка и ревизия,

? реорганизация или ликвидация.

В зависимости от формы частной собственности (ТОО, АОЗТ, АООТ и т.д.) разделы в тексте изменяются, дополняются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Положение

Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (например, общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.), либо структурного подразделения (комиссии, группы).

В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, либо многочисленные положения о проведении конкурсов, смотров и других мероприятий).

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. В зависимости от характера положения.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты:

? справочные данные об организации (наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения),

? дата,

? регистрационный номер,

? наименование вида документа «ПОЛОЖЕНИЕ»,

? место издания,

? гриф утверждения,

? заголовок к тексту,

? текст,

? подпись,

? отметка о согласовании.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Инструкция

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования. Например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Нской области», «Должностная инструкция инспектора по контролю...».

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается ото третьего лица, например:

«Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...»,

или в безличной форме:

«Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы...».

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и пр.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если срок введения инструкции в тексте распорядительного документа не указан, им считается день подписания и регистрации документа.

Вот как это оформлено, например, в распоряжении главы администрации Новосибирской области от 01.03.93 № 90-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»:

«В целях упорядочения работы с документами, совершенствования делопроизводства в аппарате администрации области:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области.

2. Общему отделу администрации (Кирсанова М.В.) обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства в аппарате администрации и установить контроль за соблюдением требований инструкции».

5.2. Распорядительная документация

Виды распорядительных документов

Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно распорядительные документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридические властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы подразделяются на правовые акты, действующие:

? на федеральном уровне, — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной, исполнительной власти;

? на уровне субъектов Российской Федерации, — краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

? в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной, исполнительной власти);

? в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной, исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:

? акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

? акты межведомственного характера;

? акты, регулирующие отношения органов федеральной, исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Основанием для издания распорядительного документа может являться:

? необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

? необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) распорядительные документы делятся на две группы:

? документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

? документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (единоначалия).

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.д.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и т.д.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по своему статусу органы, например, коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления и организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоряжений — делится на несколько этапов:

1. инициирование решения — обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2. сбор и анализ информации по вопросу;

3. подготовка проекта распорядительного документа;

4. согласование проекта документа;

5. внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

6. принятие решения (подписание документа);

7. доведение распорядительного документа до сведения исполнителей.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Необходимость издания распорядительного документа может обосновываться в докладной или служебной записке, справке аналитического или информационного характера, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. В ряде случаев для разработки проекта распорядительного документа создается временная комиссия или назначается группа работников.

Проект документа оформляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги с оформлением всех необходимых реквизитов в соответствии с правилами и проставлением на верхнем поле справа слова «Проект». Текст проекта распорядительного документа должен составляться так, как если бы это был окончательный вариант документа.

Согласование проекта документа состоит из визирования (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнего согласования (если необходимо провести экспертизу решения в других учреждениях). Обычно внешнее согласование проводится при подготовке распорядительных документов высшими и федеральными органами исполнительной власти. Внешнее согласование проекта распорядительного документа оформляется на отдельном листе — «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится руководителями всех заинтересованных подразделений организации, с главными и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией, если в проекте документа затрагиваются вопросу труда и кадров организации; с главным бухгалтером, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой — на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству, а также с заместителями руководителя организации.

Высказанные в процессе согласования замечания и дополнения могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа либо оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания, при этом на самом проекте документа проставляется отметка «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Проект вместе с листом возвращается разработчикам проекта документа. Это особое мнение вместе с окончательно оформленным документом должно поступить руководителю на подписание.

Подпись руководителя превращается проект документа в полноценный документ, придает ему юридическую силу.

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности делится на следующие этапы:

1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

2) внесение материалов (справки и проекта решения) на рассмотрение коллегиального органа;

3) обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа;

4) принятие решения по результатам обсуждения и рассмотрения представленных материалов;

5) оформление протокола заседания;

6) издание распорядительного документа по решению коллегиального органа;

7) доведение решения коллегиального органа до исполнителей.

Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе заседания.

5.2.2. Составление и оформление распорядительных документов

Приказ

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений (единоначалия), в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организаций.

Различаются приказы: (1) по организационным вопросам, (2) по основной деятельности, (3) по личному составу и (4) кадровые приказы.

1. Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.).

2. Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

3. Приказы по личному составу регулируют и фиксируют прием, увольнение и перемещение (перевод) работников.

4. Кадровые приказы фиксируют предоставление отпусков, вынесение взысканий и поощрений работников.

Подробнее о приказах по личному составу и о кадровых приказах см. в разделе «Кадровая документация».

Приказы оформляются на специальном бланке, бланке приказа или общем бланке предприятия с указанием вида документа — ПРИКАЗ. Формуляр приказа содержит следующие обязательные реквизиты:

? наименование вышестоящей организации (если имеется);

? наименование предприятия;

? название вида документа;

? дата приказа;

? номер приказа (внутри своей группы);

? место издания;

? заголовок к тексту;

? подпись;

? визы.

Проекты приказов, подлежащих согласованию, оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле справа — «Проект».

Приказы по организационным вопросам и по основной деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

Заголовок — обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, отвечает на вопрос «о чем?», например:

О создании филиала в г.Выборге

Об увеличении уставного капитала общества.

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей:

? вступительной, или констатирующей (преамбулы) и

? распорядительной.

Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт, ранее изданный другой организацией, то во вступительной части обязательно указывается его название, дата, номер, например:

В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденным Советом директоров общества 15.05.1996, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г.Твери (протокол от 18.03.1997 № 1)

ПРИКАЗЫВАЮ...

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то во вступительной части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, то во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, описываются либо перечисляются факты и события, послужившие причиной издания приказа.

Например:

В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института на ул. Металлистов, д.37а

ПРИКАЗЫВАЮ:...

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается с глагола в первом лице единственного числа ПРИКАЗЫВАЮ, печатающегося прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Каждый пункт распорядительной части, который содержит поручение, состоит из следующих обязательных элементов:

? наименование исполнителя или исполнителей (кому);

? предписываемое действие (что сделать);

? конкретный срок выполнения поручения (в какой срок).

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания или этапы каждый из них формулируется отдельным подпунктом по той же схеме. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие носит постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Если проект приказа отменяет (полностью или частично) ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа их необходимо перечислить.

Последний пункт приказа - это пункт о контроле. В этом пункте указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

При составлении проекта приказа необходимо:

? во избежание повторений или противоречий согласовывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами;

? давать корректные формулировки, излагать информацию кратко, последовательно, четко, однозначно, не допуская возможности его двоякого толкования;

? намечать ответственных конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручения;

? обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в приказе наименований организаций;

? указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

? указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Текст проекта приказа должен быть написан ясным, доходчивым языком, с соблюдением грамматических правил. Следует избегать при его написании нечетких и неконкретных формулировок, не способствующих однозначному пониманию и неукоснительному выполнению предписываемых действий, например: «всемерно укреплять», «поднять уровень», «усилить контроль», «обратить внимание»

До представления руководству на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте проекта в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово Приложение (если приложений несколько, они нумеруются: Приложение 1; Приложение 2 и т.д.) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение,

например:

Приложение 1

к п.2 приказа

от 14.07.98 № 56 Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и пр.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка (прилагается), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Приказы имеют отдельную индексацию и нумерацию в пределах своей группы, группируются в разные дела. В регистрационный номерах приказов по личному составу и кадровых приказов присутствует буквенный индекс л/с и к.

Образец приказа по основной деятельности:

Открытое акционерное общество

«Связьинвест»

ПРИКАЗ

_______№__________

Москва

Об увеличении уставного

капитала общества

В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.1997 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества 16.07.1996,

ПРИКАЗЫВАЮ.:

1.Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 01.03.1997 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.

2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 15.03.1997 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации.

3.Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.

Генеральный директорподписьИнициалы, фамилия

Распоряжение

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

В существующей практике распоряжения издаются также руководителями предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются в соответствии с теми же правилами, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое распорядительное слово, разделяющее вступительную и распорядительную части.

Указание

Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Указания также составляются и оформляются аналогично приказам, с тем отличием, что ключевыми распорядительными словами в тексте указания могут быть

ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ, в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений, они оформляются на общем бланке, с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например:

Руководителям органов охраны природы республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку.

Указания должны иметь заголовок, который формулируется так же, как заголовок к тексту приказа (см. выше). Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.

5.3. Информационно-справочные и информационно-аналитические документы

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и аналитической обработке объективной и достоверной информации о фактическом положении дел в системе управления. Эта информация может содержаться в различных источниках, важнейшее место, среди которых занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную, вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам, поскольку не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а лишь сообщают сведения, которые могут побудить к принятию определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этой группы документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации; от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов (например, переписка) используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Предлагаемые различными источниками классификации данного вида документов достаточно противоречивы и неоднозначны, однако с определенной мерой условности всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы:

Справочно-информационные документыСправочно-аналитические документыдокладная записка

предложение

объяснительная записка

заявление

представление

переписка

служебное письмо

телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщениеакт

справка

сводка

заключение

отзыв

список

перечень Особое место в этой системе занимает служебная корреспонденция (переписка) — обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Корреспонденция занимает весьма значительное место в документном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между различными организациями, переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Разнообразна переписка и по содержанию: запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии, приглашения и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

? письма оформляются на специальных бланках (бланках для писем) и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

? письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

? независимо от содержания тон письма должен быть спокойным, выдержанным, информация должна излагаться официально-деловым языком, аргументировано, точно, полно, ясно, последовательно, кратко;

? содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы (приложения).

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена информацией (телефонные переговоры, личные встречи и др.). Однако, в современных условиях крайне низкого уровня исполнительской дисциплины в нашей стране, многие предпочитают именно такой способ общения, поскольку он дает возможность документально подтвердить, в случае необходимости, те или иные взаимоотношения и действия.

5.3.1. Справочно-информационные документы

Докладная записка

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка направляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются:

? наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения),

? наименование вида документа,

? дата и номер,

? место составления (для внешней докладной записки),

? заголовок к тексту,

? текст,

? подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая (аналитическая) часть может отсутствовать, и тогда текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Образец докладной записки:

Отдел новых проектов

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.07.98 № _________

Об увеличении штатной

численности отделаГенеральному директору

агентства

г-ну Петрову И.П.

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подобное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5- курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отделаподпись

И.А.Чернышева

Предложение

Предложение — документ, представляющий собой разновидность докладной записки, который содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предложения составляются аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка

Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

? наименование структурного подразделения,

? дата,

? номер,

? заголовок к тексту,

? адресат,

? подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Заявление

Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Работниками организации заявления составляются, как правило, по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер документа, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса: «Прошу перевести...», «Прошу предоставить...» и т.д., после чего излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и т.д.). Заявление подписывается автором.

Представление

Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Представления также оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются:

наименование подразделения, название вида документа, дата, номер документа, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или перевести работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

5.3.2. Служебная корреспонденция

Служебное письмо

Служебное (деловое) письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от объема текста письма.

Обязательными реквизитами письма являются:

? наименование организации-автора,

? справочные данные об организации,

? дата документа,

? номер документа,

? ссылку на дату и номер входящего документа,

? адресат,

? заголовок к тексту,

? подпись,

? отметка об исполнителе,

? в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложения.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать двоякого толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения (аргументы «за» или «против»). Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Содержание письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем), поскольку автором служебного письма является юридическое лицо: организация, учреждение, предприятие, фирма.

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть «одно-предметным» по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письма, оформленные на бланке формата А 4, должны иметь заголовок к тексту, построенный по схеме «О чем?»,

например:

О нарушении договорных обязательств

Об оказании научно-технической помощи.

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата инициативного письма, на которое дается ответ.

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то составляется список рассылки.

Письмо визируется руководителем подразделения, подготовившего его проект, при необходимости — руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации — куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено такое право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Образец письма:

Фирма «Эконика»

109542, Москва,

Рязанский пр-т, 99, корп. 1

т.371-3922, факс (095) 377-8227

10.09.96 № 01-18/395

Директору павильона

Всероссийского выставочного

центра

г-ну Турову В.С.О предоставлении выставочной площади

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв.м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 1996 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ...

Исполнительный директор

Главный бухгалтерподпись

подписьА.А.Кочеров

Г.В..Цихисели (Гарантийные письма удостоверяются печатью организации)

Телеграмма

Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы подразделяются на категории и виды: «Президент Российской Федерации», «Высшая правительственная», «Правительственная» и др. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата «обыкновенной» телеграммы составляет до 6 часов, «срочной» — до 3 часов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты:

? служебный заголовок,

? указание категории телеграммы,

? отметка о виде телеграммы,

? телеграфный адрес получателя,

? условный или полный текст (содержание телеграммы),

? подпись,

? регистрационный делопроизводственный номер,

? дата регистрации,

? адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре или более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы должен быть максимально кратким, без частиц, союзов и предлогов (если при этом не искажается смысл, например, отрицательную частицу «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:

точка – «ТЧК»;

запятая – «ЗПТ»;

двоеточие – «ДВТЧ»;

кавычки – «КВЧ»;

скобки – «СКБ»;

номер – «НР».

Цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках, в нумерации домов, индексах документов.

Знаки «№», - , + и другие также следует писать словами: «номер» или «НР», «минус», «плюс» и т.д.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой «ТЧК». Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для официально-делового стиля, выбор синонимов делается в пользу более коротких единиц, предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает инотолкований, не рекомендуются информационные повторы. Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность и фамилия исполнителя, дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

Телекс

Телекс — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи по абонентской телексной сети.

Иначе говоря, телекс — это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) — аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.

Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах.

Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации: точек (.) и запятых (,) - и различных шрифтов.

Телекс передается латинским шрифтом, для записи русских букв латинскими используется следующая перекодировочная таблица:

А = а

Б = b

В = v

Г = g

Д = d

Е = e

Ж = zh (j)

З = zИ = i

Й = j (i)

К = k

Л = l

М = m

Н = n

О =о

П = pР = r

С = s

Т = t

У = u

Ф = f

Х = h

Ц = c

Ч = chШ = sh

Щ = sch (sc)

Ы = y

Э = e

Ю = ju (iu)

Я = ja (ia)

Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя.

Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

Значительную часть служебного заголовка телекса занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:

? маршрутный номер станции, состоящий из определенного набора цифр и букв;

? индивидуальный номер абонента;

? сокращенное название организации (фирмы);

? сокращенное наименование страны.

Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ передающего абонента и автоответ принимающего абонента.

Вторая часть служебного заголовка — указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи телекса.

Структура служебного заголовка может включать и другие компоненты в зависимости от практики, принятой в той или иной организации, стране.

Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер. Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» означает ожидание ответа или нового сообщения и исключает необходимость вновь набирать номер.

В конце телекса могут встречаться цифры и слова, не относящиеся по смыслу к содержанию телекса. Это знаки сличения, относящиеся к техническому контролю передачи телекса и не несущие смысловой нагрузки.

Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого передается информация.

Факсограммма

Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно при помощи телеграфа или телекса.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе - приказ, распоряжение, договор, протокол, акт и т.д., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований и правил оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печататься четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телеграмма

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограмма используется для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.д.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Составляется телефонограмма в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.

Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

Должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму и номер его телефонаДолжность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму и номер его телефонаДата, номер телефоно-граммыВремя передачиТекст телефоно-граммыДолжность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Электронное сообщение

Электронное сообщение — документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почты выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти «почтовые ящики» практически в режиме реального времени.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный почтовый ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «su» (Советский Союз), предпоследний обозначает город — msk (Москва) или организацию внутри страны и т.д.

5.3.3. Справочно-аналитические документы

Акт

Акт — документ, составленный группой лиц для установления фактов, событий, действий, имевших место в реальности.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения:

? приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов),

? приема-передачи (дел),

? обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, жилищных условий, результатов деятельности),

? испытаний (образцов, систем, технологий),

? ревизии,

? инвентаризации,

? дегустации,

? расследования аварий, несчастных случаев,

? ликвидации организации и т.д. и т.п.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей), нередко - комиссиями, постоянно действующими (на регулярной основе) или специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации.

Главное при составлении акта — установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются:

? название вида документа (АКТ),

? дата и номер документа,

? место составления,

? заголовок к тексту,

? отметка о наличии приложений,

? подписи,

? гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: «Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института»; «Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс»; «Акт списания материальных ценностей».

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.д.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты, устное распоряжение руководителя), а также кем составлен акт (состав комиссии: председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделен на пункты, может содержать материал, оформленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если таковые имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого производились действия, завершившиеся составлением акта.

Образец акта:

АО «Интер»

Отдел рекламы

АКТ

23.05.98 № 5

приема-передачи ЭВМУТВЕРЖДАЮ

Директор АО

подпись Н.Л.Рогов

25.05.98

Основание: докладная записка начальника отдела маркетинга Сидорчука И.Н. от 17.05.98 с резолюцией директора АО.

Комиссия в составе председателя И.Н.Сидорчука и членов Комиссаровой А.Н. и Григорьева П.П. составила акт приема-передачи ПЭВМ PС\1 486 D-33 инв.№ 43 из отдела рекламы в отдел маркетинга.

В результате обследования ПЭВМ признана исправной, пригодной к эксплуатации и полностью укомплектованной (процессор, дисплей, клавиатура, принтер, сканер).

ПЭВМ передается отделу маркетинга временно на срок выполнения работ по контракту № 24/15.

Председатель комиссии

Члены комиссииподпись

подпись

подписьИ.Н.Сидорчук

А.Н.Комиссарова

П.П.ГригорьевСправка

Справка — документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Основные реквизиты справки:

? название организации или структурного подразделения (для внутренней справки);

? название вида документа «СПРАВКА»;

? дата и номер документа;

? заголовок к тексту;

? адресат;

? отметка о наличии приложения;

? подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем?» и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в тексте справки сведения, например:

Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 1998 года

Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией «Римини» в 1998 году

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй — приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную, систематизированную информацию, допускается оформление текста в виде таблицы.

Если содержанием справки является информация относительно нескольких вопросов, текст справки может быть рубрицирован (разбит на разделы).

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью.

Образцы оформления справок:

Новомосковское производственное

объединение «Азот»

СПРАВКА

10.09.98 № 108

г.Новосибирск

Детский сад № 2ВАСИЛЬЕВА Светлана Сергеевна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения.

Оклад — 600 рублей в месяц.Начальник отдела кадровподписьА.А.Светин

Отдел перевозок

СПРАВКА

02.07.98

Об организации авиаперевозок

туристов по состоянию на 01.07.98Генеральному директору

компании

г-ну Савельеву М.М. К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в Римини (Италия).

К 01.06.98 численность туристических групп, вылетающих в Италию. Возросла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с отправкой туристов из-за нехватки посадочных мест. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но предоставить большее число мест нашей фирме она не имела возможности.

Для решения вопроса отправки групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «AGT», которая имеет возможность предоставить нам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини.

Старший менеджерподписьО.Н.Соколова5.3.4. Документирование коллегиальной деятельности

Протокол — «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов».

Разновидностью протокола являются протоколы, составленные административными, следственными органами, органами охраны общественного порядка, официальными лицами для удостоверения какого-либо факта (например, протокол санитарного инспектора, протокол о задержании, об изъятии огнестрельного оружия).

Протокол ведется во время заседания специально назначенным лицом. Обычно им является секретарь, Формуляр протокола имеет ряд особенностей. Он печатается на чистом листе бумаге формата А 4, где воспроизводятся реквизиты общего бланка:

? наименование ведомства, учреждения, структурного подразделения;

? наименование вида документа «ПРОТОКОЛ»;

? дата и номер;

? место издания;

? заголовок к тексту.

Датой протокола является день заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания этого коллегиального органа. Наличие фонограммы или стенограммы заседания не исключает необходимости оформления протокола. Расшифрованные и надлежащим образом оформленные фоно- и стенограммы могут быть приложением к протоколу.

В заголовке протокола указывается вид коллегиальной деятельности, в результате которой он создается — заседание, собрание, совещание — и название самого коллегиального органа в родительном падеже.

Например:

ПРОТОКОЛ заседания экспертной комиссии;

ПРОТОКОЛ собрания акционеров и т.д.

В тексте протокола выделяется две части. Первая часть содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одном и том же порядке.

Например:

Председатель - Чижов А.А.

Секретарь - Барская О.И.

Присутствовали — (в алфавитном порядке перечисляется состав присутствующих постоянно действующего коллегиального органа, затем также в алфавитном порядке с указанием должностей и названий учреждений перечисляются фамилии приглашенных).

На крупных и расширенных заседаниях и собраниях присутствующие указываются только количественно, причем пофамильный список прилагается к протоколу.

Например:

Присутствовали - 28 человек (список прилагается).

На коллегиальных заседаниях, требующих наличия кворума для правомочности принятого решения, указывается и сколько человек должно присутствовать.

В повестке дня перечисляются вопросы, предлагаемые, выносимые на обсуждение. Каждый вопрос формулируется в предложном падеже с предлогом «о(об)», помещается с новой строки, нумеруется, при этом обязательно указывается докладчик.

Например:

Повестка дня:

1. О подготовке к новому учебному году. Доклад директора техникума Иванова П.Р.

2. Об итогах весенней сессии. Сообщение зам. декана Смирнова С.Т.

Вторая часть протокола является основной. В ней записываются все выступления, то есть отражается работа коллегиального органа. Строится вторая часть протокола по разделам в соответствии с повесткой дня и, следовательно, с порядком обсуждения вопросов на собрании.

Каждый раздел делится на три части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые начинаются с этих слов, пишущихся прописными буквами. После этих слов ставится двоеточие, и на следующей строке с абзаца пишутся фамилия и инициалы докладчика в винительном падеже. Если текст или тезисы подготовлены заранее, выступление основного докладчика не записывается, а прилагается к протоколу, информация о чем указывается в тексте протокола.

Например:

1. СЛУШАЛИ (кого? - вин падеж)

Чернова И.П. - Текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ: (кто? - имен. падеж)

Крылов Д.В. - (краткая запись сути выступления)

ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Одобрить основные направления развития кафедры.

1.2. Предложить преподавателям пересмотреть

тематику дипломных и курсовых работ на следующий

учебный год к 15.0998.

1.3. Лаборатории кафедры подготовиться к переходу

к занятиям на компьютерах к 01.01.99.

2. СЛУШАЛИ:

..............................................................................................................................

ВЫСТУПИЛИ:

..............................................................................................................................

ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. .......................................................................................

2.2..........................................................................................

2.3. ........................................................................................

Если после выступления докладчика или в ходе обсуждения будут заданы вопросы, они должны быть зафиксированы вместе с ответами.

Слово СЛУШАЛИ, которое начинает каждый раздел, пишется после цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня. Слова ВЫСТУПИЛИ и ПОСТАНОВИЛИ печатаются от нулевого положения табулятора, от левого поля. Таким образом, оформляется каждый пункт повестки дня.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

По полноте освещения работы коллегиального органа протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе будут указаны только фамилия докладчика и тема доклада, фамилии выступивших при обсуждении и принятое решение. Такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопроса. Его рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется. Краткими протоколами оформляются совещания оперативного характера.

В ходе заседания составляется лишь черновик протокола, который в пятидневный срок должен быть уточнен, дополнен, если секретарь не успел что-либо записать, отредактирован и оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа на УСОРД. Для точной и полной записи наиболее важных заседаний они стенографируются или ведется фонозапись. После расшифровки записей по ним выверяется и уточняется протокол. Стенограмма и фонограмма не исключают протокола, а являются приложением к нему.

Решения коллегиальных органов, зафиксированные в протоколе, доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а в учреждениях, действующих на принципе единоначалия, - в приказах.

Решения могут быть доведены до исполнителей и в виде выписки из протокола.

Проведению заседания всегда предшествует большая подготовительная работа, которая также документируется. Прежде всего, это составление и согласование повестки дня, подготовка списка участников заседания и приглашенных, составление справок и докладных записок по предлагаемым к обсуждению вопросам, текстов или развернутых тезисов докладов, проектов предполагаемых решений (постановлений). Все эти документы должны быть своевременно подготовлены, размножены в достаточном количестве экземпляров, доведены до участников заседания. Однако в самом протоколе информация, зафиксированная в этих подготовительных документах, часто может не отражаться, тем не менее, ссылка на них необходима. В таком случае эти документы обязательно подшиваются к протоколу, а на обложке дела указывается: Протоколы заседаний и документы к ним.

Образец полного протокола:

АО «Контакт-сервис»

ПРОТОКОЛ

09.08.98 № 12

Санкт-Петербург

заседания Совета директоров

Председатель: А.А.Серов

Секретарь: Т.Е.Шевченко

Присутствовали: П.П.Бондарко, А.В.Громов, Г.А.Задонская, И.С.Краев, Г.Г.Филиппов, М.И.Шувалов, Л.В.Яковлев.

Повестка дня:

Об организации филиала предприятия в г.Кириши. Докладчик А.В.Громов.

...

...

1.СЛУШАЛИ:

Громова А.В. - (краткое изложение содержания выступления).

ВЫСТУПИЛИ:

Краев И.С. - (изложение содержания выступления или вопроса).

Яковлев Л.В. - (изложение содержания выступления или вопроса).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия в г.Кириши до 15.08.98. Ответственный - Шувалов М.И.

1.2. Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений И.С.Краева до 15.08.98. Ответственный - Яковлев Л.В.

2. СЛУШАЛИ: ...

ВЫСТУПИЛИ: ...

ПОСТАНОВИЛИ: ...

(последующие пункты повестки дня оформляются так же, как пункт 1).

Вопросы для самопроверки

1. Какие требования предъявляются к текстам распорядительных документов (приказ, указание)?

2. Как оформляются распорядительные документы?

3. В чем особенность составления протокола?

4. Какие разновидности приказов Вы знаете?

5. В чем особенность составления и оформления актов?

6. В чем особенности составления и оформления справок?

7. Какие разновидности справок Вы знаете?

8. Чем приказы по основной деятельности отличаются от приказов по личному составу и приказов по кадрам?

9. Какие требования предъявляются к составлению писем?

10. Какие требования предъявляются к составлению телеграмм и телефонограмм?