Тема 4. Правила оформления организационно-распорядительных документов

4.1. Требования к бланкам документов

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов. Информационно-справочные документы (докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., кроме протоколов и актов), которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Несмотря на это, для данных видов документов можно разработать электронные бланки и сохранить их в компьютере. Использование такого подхода позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание.

Некоторые организационно-правовые документы, например, устав, учредительный договор, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Если документ готовят несколько организаций, то он тоже оформляется на стандартном листе бумаге с нанесением всех необходимых реквизитов. Однако если подготовку совместных документов часто используют, то в таком случае можно разработать бланк.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 " Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

4.2. Классификация бланков

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

• расположению реквизитов;

• по автору документа;

• виду документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков :

• угловой;

• продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на :

• бланк организации;

• бланк структурного подразделения;

• бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Рис. 1. Классификация бланков документов

Каждый бланк сочетает три признака классификации. Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов (рисунок 2), бланк акта (для организации в целом) с угловым расположением реквизитов (рисунок 3).

Рис. 2. Бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов

Рис. 3. Бланк акта с угловым расположением реквизитов

При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:

• какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);

• кто будет является автором документа, создаваемом этом бланке;

• как будут располагаться реквизиты на бланке.

4.3. Формат бланка документа

Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм).

Потребительские форматы бумаги устанавливает ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

Размеры полей

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает минимальные размеры полей.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

• 20 мм - левое;

• 10 мм - правое;

• 20 мм - верхнее;

• 20 мм - нижнее.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.

Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм.

Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.

4.4. Состав и правила оформления документов

Реквизит документа

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Несмотря на то, что в ГОСТе описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. В разделе "Системы документы" для каждого вида документа выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.

Для того чтобы изучение состава реквизитов, а также правил их оформления происходило интересно и легко, а результаты были максимально эффективны, можно воспользоваться комплектом (компьютерных) учебных курсов "Документационное обеспечение управления".

Всего существует 5-ть групп реквизитов, в которые входит 30 реквизитов

Рис. 4. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рис.5. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

I группа

«Реквизиты названия документов»

В нее входят реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10.

Реквизит № 1 «Государственный герб РФ» «герб субъекта РФ»

Рис. 6. Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

В стандарте говорится лишь о том, что Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52/часть I, ст. 5021). Закон принят. Никаких пояснений по поводу особенностей изображения герба, его размера и т.д. стандарт не содержит, поэтому, решая вопрос о помещении Государственного герба на бланке, нужно обращаться непосредственно к закону и исходить из того, что сказано в нем.

Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

• федеральных конституционных законов и федеральных законов;

• указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

• постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

• постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

• постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

• решений Конституционного Суда Российской Федерации;

• решений Верховного Суда Российской Федерации;

• решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

• Президента Российской Федерации;

• Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

• Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

• Правительства Российской Федерации;

• Конституционного Суда Российской Федерации;

• Верховного Суда Российской Федерации;

• Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

• Администрации Президента Российской Федерации;

• полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

• федеральных органов исполнительной власти;

• Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

• Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

• Счетной палаты Российской Федерации;

• Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; - Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

• Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

• органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

• органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

• федеральных судов; - органов прокуратуры Российской Федерации;

• дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.

Реквизит № 2 «герб субъекта РФ»

Рис. 7. Герб Воронежской области

Герб субъекта Российской Федерации. В стандарте содержится следующее положение, касающееся этого реквизита: «Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации».

К сожалению, в новом стандарте, как и в стандарте 1997 г., нет положений о гербах муниципальных образований, хотя по законодательству муниципальные образования (городское, сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, часть поселения, иная населенная территория) имеют право иметь собственную символику, в том числе и герб.

Расположение на документе – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.

Реквизит № 3 «Эмблема организации или предприятия»

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не изображают на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Федерации или муниципального образования.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании.

Правила регистрации товарного знака и знака обслуживание изложены во второй главе Федерального закона от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". При этом в соответствии с международным договором Российской Федерации не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой государственные гербы, флаги и другие государственные эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, их гербы, флаги и другие эмблемы, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходных с ними до степени смешения обозначений. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа.

Эмблема организации или товарный знак относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

Реквизит № 4 «Код организации»

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Органы власти и управления проставляют код организации по Общероссийскому классификатору органов власти и управления (ОКОГУ). Код по ОКПО включает 8 знаков.

В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием организации, в письмах – в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне.

Расположение – в верхнем правом углу.

Рис. 8. Пример оформления реквизита "Эмблема организации или товарного знака (знака обслуживания)" на бланке письма

Реквизит № 5 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица»

Этот реквизит указывается в бланках писем в составе справочных данных. ОГРН юридического лица проставляется согласно документам, выдаваемым налоговыми органами.

В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений утверждены постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. Согласно Федеральному закону «О государственной регистрации юридических лиц» и п. 8 Правил государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 01.07.2002), является основным государственным регистрационным номером (ОГРН). Основной государственный регистрационный номер указывается во всех документах

этого юридического лица наряду с его наименованием . Юридическому лицу выдается свидетельство о внесении записи под соответствующим номером в Единый государственный реестр юридических лиц.

ОГРН представляет собой тринадцатизначный цифровой код.

Расположение – в верхнем правом углу, под справочными данными об организации.

Реквизит № 6. «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)».

Сведения об идентификационном номере налогоплательщика/коде причины постановки на учет также проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 05.06.1995, 16.06.1995 № ВГ-4-12/25н, 47, 174 «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов».

ИНН – десятизначный цифровой код, содержащий следующие сведения:

– код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN);

– порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);

– контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному налоговой службой Российской Федерации (C).

Налоговый орган выдает налогоплательщику по его заявлению свидетельство о постановке на налоговый учет.

Каждый налогоплательщик должен указывать свой ИНН в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством.

С 1 января 2000 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в налоговых отношениях, вместе с кодом причины постановки на учет (КПП), который представляет собой девятизначный цифровой код.

Расположение – в верхнем правом углу,

Реквизит № 7 «Код формы документа»

Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

• блока идентификации;

• блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 02112418 Учредительный договор.

Реквизит № 8 «Наименование организации»

Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации – автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации. Наименование организации должно включать:

1. сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей организации, если она имеется;

2. указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие, государственное учреждение и т.д.);

3. собственное индивидуальное название организации;

4. сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации (сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках);

5. наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.

Рис. 9. Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке приказа организации

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Рис. 10. Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма организации

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне

Расположение – в верхней части документа.

Реквизит № 9 «справочные данные об организации»

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрении организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Используется только в бланках писем. Об изменениях в оформлении этого реквизита уже сказано: теперь в его состав включаются, кроме почтового адреса организации, номеров телефонов, факсов, телексов, адреса электронной почты, кода по ОКПО, также коды ОГРН и ИНН/КПП. Напомним, что почтовый адрес организации в бланке должен оформляться в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725), то есть его элементы должны располагаться в следующей последовательности:

1. название улицы, номер дома, номер квартиры;

2. название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

3. название области, края, автономного округа (области), республики;

4. название страны (для международных почтовых отправлений);

5. почтовый индекс.

Стандарт не исключает возможности указания в составе справочных данных и других сведений, в частности адреса web-страницы в Интернете, номеров государственных лицензий, банковских реквизитов и др.

Реквизит "Справочные данные об организации" используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.

Реквизит № 10 «Наименование вида документа»

В стандарте отмечено: наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа указывается в бланке при его изготовлении, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и др., или вносится в бланк при составлении документа. Наименование вида документа, как правило, печатается прописными буквами большего, чем в других реквизитах, размера.

В бланках писем наименование вида и разновидности письма не указывается.

Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Рис. 11. Пример оформления реквизита "Вид документа" на бланке акта

II группа

«Реквизиты датирования и индексации документов»

В нее входят реквизиты: 11, 12, 13, 14.

Реквизит № 11 «Дата документа»

Дата официального документа – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Дата есть обязательный реквизит документа, без даты документ теряет юридическую силу. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Рис. 12. Пример оформления реквизита "Вид документа" на бланке приказа

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.6

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2004 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

Рис. 13. Пример оформления отметок для реквизита "Дата документа" на бланке письма

Как уже говорилось, в бланке документа содержится только отметка для проставления даты, которая вместе с отметкой для проставления регистрационного номера выглядит следующим способом:

__________________ № ___________ (в угловом бланке)

_____________

№ _______

(в продольном бланке).

Реквизит № 12 «регистрационный номер документа»

Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Рис. 14. Пример оформления отметок для реквизита "Регистрационный номер документа" на бланке письма

В бланках содержится отметка для внесения сведений о регистрационном номере документа. В стандарте содержится следующее положение: регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Кроме того, в стандарте содержится указание о том, что регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой их этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора. И дата, и регистрационный номер проставляются после подписания документа.

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела, где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

Реквизит № 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит используется только в бланках писем в виде отметки, указывающей место его расположения:

На № __________ от ____________

Конкретные сведения о документе вносятся при подготовке ответа на поступившее письмо.

Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.

Реквизит № 14 «Место составления или издания документа»

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Реквизит присутствует на общем бланке и бланке конкретного вида документа.

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения (например: Москва, г. Тверь, пос. Богородское Калужской обл. и т.п.). При указании места составления не ставится буква "г" перед наименованиями городов, оканчивающихся на "бург" и "град", а также Москвой.

Рис. 15. Пример оформления отметок для реквизита

"Ссылка на регистрационный номер и дату документа" на бланке письма

Место составления или издания документа не указывается, если название территории, на которой располагается организация, входит в ее официальное наименование, например: «Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова» (за исключением случаев, когда документ создается не в месте нахождения организации).

В бланках документов, авторами которых являются филиалы, отделения, представительства организации, указывается место нахождения последних.

При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается посередине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов – под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.

Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

III группа

«Реквизиты оформления текста»

В нее входят реквизиты: 15, 18, 20.

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспеченияДолжность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел, например:

Генеральному директору

ОАО "Северные регионы"

В.А.Лагунинуили

АО "Электроцентромонтаж"

Главному бухгалтеру

В.М.КочетовуЕсли документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской областиДопускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

"Медиадом"

Н.В.СеминойДокумент не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул.Садовая, д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Реквизит № 18 «Заглавие к тексту» (приказ)

Неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Реквизит № 20 «Текст документа»

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Главный реквизит документа, ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Рис. 16. Пример оформления заголовка письма

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах едино¬началия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразде¬лений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

IV группа

«Реквизиты утверждения документа»

В нее входят реквизиты: 16, 22, 23, 24, 25

Реквизит № 16 «Гриф утверждения»

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО "Термика"

Личная подпись А.Г. Цицин

15.09.2004Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО "Термика"

Личная подпись А.Г. Цицин

15.09.2004

Рис. 17. Пример оформления ссылки на документ-основание

и нумерации пунктов

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж¬дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 N 14или УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 N 82Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления и содержит следующие виды документов:

• акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

• инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

• нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

• отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

• перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

• планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

• положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

• программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

• расценки на производство работ;

• сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

• стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

• структура и штатная численность;

• тарифные ставки;

• уставы государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений и т.д.);

• формы унифицированных документов;

• штатные расписания и изменения к ним.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Рис. 18.Пример оформления реквизита "Гриф утверждения"

Реквизит № 22 «Подпись»

Обязательный реквизит служебного документа. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В учреждениях, которые функционируют на основе единоначальности, документ подписывает одна служебная особа – ее руководитель, его заместитель или управляющий структурного подразделения. Право подписи устанавливается приказом управляющего учреждения или инструкцией по делопроизводству.

Документы, которые отправляются в высшие организации, а также распорядительные и наиважнейшие внутренние, подписывает управляющий учреждения, или его заместитель. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Генеральный директор

ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин или на бланке:Генеральный директор

А.Г. ЦицинДопускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Генеральный директор

А.Г. ЦицинПри оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор

А.Г. ЦицинГлавный бухгалтер

Е.О. СенинаПри подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора

по научной работе

Заместитель директора

по научной работе

Личная подпись Ю.Г.Демидов Личная подпись К.И.Игнатьев При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссииЛичная подписьВ.Д.БанасюкевичЧлены комиссииЛичная подписьА.Н.СоковаЛичная подписьА.С.КрасавинЛичная подписьО.И.Рысков

Реквизит № 23 «Гриф согласования»

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Оформляется согласно с соответствующими требованиями в двух вариантах: согласование с конкретной должностной особой; согласование с коллегиальным органом.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий директор

ЗАО "Термика"

Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЗАО "Термика"

от 05.06.2005 № 430

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания собрания

акционеров ЗАО "Термика"

от 05.06.2005 № 10

Рис. 19. Пример оформления реквизита "Гриф согласования"

Реквизит № 24 «Виза»

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Руководитель юридического отделаЛичная подписьА.С.ОрловДатаПри наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отделаЛичная подпись А.С.ОрловДата Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Реквизит № 25 «Печать»

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Оттиск - изображение клише печати на бумаге.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Рис. 20. Пример оформления реквизита "Оттиск печати"

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Рис. 21. Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

В Приложение 5 Государственной системы документационного обеспечения управления приводится примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать.

Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:

1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).

2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).

3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).

4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.

5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.

6. Командировочные удостоверения.

7. Нормы расхода материалов.

8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.

9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

10. Письма гарантийные.

11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.

13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).

14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).

15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).

16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений.

18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.

19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.)

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы:

• перечень печатей, используемых в организации;

• места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

• порядок пользования печатями.

V группа

«Реквизиты о получении и исполнении документов».

В нее входят реквизиты: 17, 19, 21, 26, 27, 28, 29, 30.

Реквизит № 17 «Резолюция»

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

"ТЕРМИКА" к 05.10.2003

Личная подпись

ДатаПри наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Рис. 22. Пример оформления реквизита "Резолюция"

Возможна подготовка резолюции помощником руководителя.

Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. Нецелесообразно применять резолюции типа "Прошу исполнить", "К исполнению" или предварительные резолюции "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне" и т.п.

Обязательно определение срока исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в инструкции по делопроизводству) или индивидуальным (определяемый содержанием документа и трудоемкостью и сложностью задания).

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

На документе не должно быть более четырех резолюций.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Реквизит № 19 «Постановление документа на контроль»

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Написание – отмечается словом буквой «К», ее можно писать от руки (красным, синим или зеленым цветом), или делать при помощи резинового штемпеля.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Реквизит № 21 «Отметка о приложении»

Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющий основной документ.

Приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. При наличии приложений, дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Рис. 23. . Пример оформления реквизита "Отметка о контроле"

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу ЗАО "Термика"

от 05.06.2003 № 25Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу ЗАО "Термика"

от 05.06.2003 № 25

Реквизит № 26 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении)

Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

Реквизит содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они были направлены. Количество копий определяется нормативными актами (особенно для документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью.

Рис. 24. Пример оформления реквизита "Приложение" в письме

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

ВерноИнспектор службы кадровЛичная подписьТ.С.ЛевченкоДатаКопии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.).

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Реквизит № 27 «Отметка об исполнителе данного документа»

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А.Жуков

924 45 67

Рис. 25. Пример оформления реквизита "Отметка об исполнителе"

Реквизит № 28 «Отметка о выполнении документа и отправлении его в дело»

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Отправлен факс от 09.09.2004 № 12

В дело № 05-10

Личная подпись

Дата

Рис. 26. Пример оформления реквизита

"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"

Реквизит № 29 «Отметка о поступлении документа в организацию»

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Рис. 27. Пример оформления реквизита "Отметка о поступлении документа в организацию"

Реквизит № 30 «Отметка о перенесении информации на ЭВМ»

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Реквизиты, используемые для изготовления бланков

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" выделяет реквизиты, используемые для изготовления бланков документов:

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

14 - место составления или издания документа.

Примечание: в пункте 4.7 ГОСТа Р 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит "Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа.3

Межстрочные интервалы (интерлиньяж), используемые при оформлении реквизитов

Межстрочный интервал, или интерлиньяж, – это расстояние между строками в абзаце.

При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:

• одинарный интервал – 12 пт;

• полуторный интервал – 18 пт;

• двойной интервал – 24 пт.

Текст документа рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал)

Технический директор

ЗАО "ТЕРМИКА"

(межстрочный интервал)

личная подпись К.В. Воробьев

(межстрочный интервал)

дата

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.