Создание базы данных без помощи мастера

1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Новая база данных, а затем нажмите кнопку ОК.

Если база данных уже была открыта или уже закрыто окно запуска, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значок новой базы данных.

2. Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку ОК.

После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.

28.Режимы создания таблиц в СУБД Access

При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует вкладку Таблицы и выводит на экран список режимов создания таблиц:

 Создание таблицы в режиме конструктора;

 Создание таблицы с помощью мастера;

 Создание таблицы путем ввода данных

Для создания новой таблицы можно выбрать любой из этих режимов. Можно выбрать Мастер таблиц для определения полей таблицы с помощью списков образцов таблиц и полей. Для создания произвольной таблицы целесообразно пользоваться  режимом Конструктора. Режим Создание таблицы путем ввода данных используется, как правило, для редактирования и ввода данных в уже существующие таблицы.Напомним, что таблицей Access является совокупность данных объединенных общей темой. Для каждой сущности назначается отдельная таблица, чтобы не было повторений в сохраненных данных. Таблицы состоят из записей и полей. Количество полей в записи определяется на стадии проектирования таблицы, поэтому прежде чем создавать таблицу с помощью приложения Access, необходимо четко представлять ее структуру. Величина и тип полей определяется пользователем. Необходимо выбирать  размеры полей не слишком большими, так как при завышенных размерах полей бесполезно расходуется память БД. Для создания связей между таблицами они должны иметь ключевое поле, поэтому  необходимо назначить ключевое поле каждой таблице.

Чтобы задать первичный ключ в режиме Конструктора, необходимо выделить требуемое поле, а затем щелкнуть на пиктограмме «Ключевое поле», расположенной на панели инструментов. Для назначения Внешнего (Вторичного) ключа в режиме Конструктора, необходимо выделить поле и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются).

Для выбора необходимого режима создания таблиц можно дважды щелкнуть на один из них в списке режимов, откроется требуемый режим. Кроме того, можно щелкнуть на пиктограмме «Создать» в окне БД, откроется окно диалога «Новая таблица», и в нем выбрать требуемый режим создания таблицы.

При выборе режима Мастер таблиц откроется окно «Создание таблиц», в котором с помощью образцов таблиц и полей легко сформировать поля новой таблицы. 

Но если в окне «Создание таблиц» нет требуемого образца таблицы, то необходимо выбрать режим Конструктора, откроется окно Конструктора таблиц. В области «Свойства поля» назначают свойства для каждого поля (например, размер, формат, индексированное поле и т.д.).

При создании структуры таблицы в первую колонку вводят Имя поля, затем необходимо нажать клавишу Enter и выбрать тип данных (по умолчанию Access назначает тип данных, если этот тип данных не подходит, то выберите самостоятельно из раскрывающегося списка). Затем введите в третью колонку описание поля.

29.Понятие импорта данных и связывания таблиц

Импорт таблиц - Microsoft Access поддерживает импорт данных из таблиц

других баз данных Microsoft Access , а также данные из других приложений

и файлов других форматов, например, Microsoft Excel, dBASE, Microsoft

FoxPro или Paradox. Microsoft Access также обеспечивает импортирование

языковых таблиц и списков (только для чтения), которые могут находится на

персональном компьютере, на сетевом сервере или на сервере Интернета.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы

данных Microsoft Access. Исходная таблица или файл при этом не

изменяются. Импортируемые данные нельзя сразу добавлять в

существующие таблицы (за исключением импорта таблиц или текстовых

файлов). Однако после импорта таблицы можно добавить данные в другую

таблицу с помощью запроса на добавление.

Допускается импорт не только таблиц, но и других объектов баз данных,

например, форм или отчетов из другой базы данных Microsoft Access.

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных .

Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду <Сервис, Схема данных>. По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями. Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду <Скрыть таблицу>. Чтобы вновь добавить в эту схему свернутую таблицу или таблицу, у которой связи еще не установлены, необходимо:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве схемы данных и из контекстного меню выбрать команду <Добавить таблицу> .

2. В диалоговом окне <Добавление таблицы> раскрыть вкладку <Таблицы>, выбрать из списка таблицу и нажать кнопку <Добавить>.

3. Нажать кнопку <Закрыть> (Close), чтобы закрыть диалоговое окно <Добавление таблицы>

В данном случае связь между таблицами Access строит автоматически. Это происходит тогда, когда две таблицы имеют одинаковые названия связанных полей и согласованные типы данных, причем хотя бы в одной из таблиц связанное поле является ключевым.

Если нужная связь автоматически не создана, ее можно создать двумя путями. Первый путь — графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно< Изменение связей> .

30.Создание таблицы в режиме конструктора

В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц

Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из описанных способов. Обычно создание таблиц путем ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда Access сама догадывается о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены.

В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке <Создание таблицы с помощью конструктора> или нажать на кнопку <Создать> в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне <Новая таблица> элемент Конструктор и нажать кнопку <ОК>. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц.

2. В окне Конструктора таблиц в столбец <Имя поля> ввести имена полей создаваемой таблицы.

3. В столбце <Тип данных> для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

4. В столбце <Описание> можно ввести описание данного поля (не обязательно).

5. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках <Общие> и <Подстановка> ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

6. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку <Закрыть> (в верхнем правом углу окна таблицы).

7. На вопрос: ” Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>?”, нажать кнопку <Да

8. В окне <Сохранить как> в поле <Имя таблицы> ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку <ОК>.

9. В ответ на сообщение: ”Ключевые поля не заданы” (и вопрос: “Создать ключевое поле сейчас?” нажмите кнопку <Да> если ключевое поле необходимо, или кнопку <Нет> (No) если такого не требуется.

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.