46.Конструювання звітів. Створення звіту за допомогою Конструктора. Розроблення багато табличного звіту в режимі Майстра.

Звіт є кінцевим результатом виконання процедур із базою даних і дає змогу отримати дані в будь-якому форматі з різною деталізацією. До нього можна включити елементи оформлення, схеми, діаграми, верхні та нижні колонтитули, що містять службову інформацію, графічні елементи, в тому числі фотографії чи ілюстрації та інше. Звіт – форма об’єднання інформації однієї чи декількох таблиць, що дозволяє отримати статистичний звіт по матеріалам певної бази. Усі звіти, що створюються в MS Access, поділяються на три категорії: рядкові; стовпцеві; поштові наклейки.

Є такі засоби створення звітів:

 Мастер автоотчетов будує простий звіт;

 Конструктор дозволяє опрацювати створений звіт або почати його побудову з нуля;

 Мастер отчетов дозволяє створити прості, підсумкові, одно- і багато табличні звіти і т.д.

Порядок створення звіту за допомогою Майстра звітів:

У вікні База данных на вкладинці Отчеты клацнути кнопку Создать, а потім двічі – рядок Мастер отчетов або на вкладинці Отчеты обрати Создание отчета с помощью мастера.

Клацнути стрілку списку Таблицы/Запросы і вибрати потрібну таблицю чи запит. Задайте поля, які потрібно включити у звіт. Вибрати основну таблицю для звіту. Визначити рівні угрупування записів. Можна задати від одного до десяти полів, що утворять рівні угрупування. Вибрати зі списків поля, за якими необхідно сортувати записи у кожній групі та визначити для них порядок сортування. Визначити зовнішній вигляд звіту: розташування інформації на сторінці й тип сторінки. Задати тип форматування і зовнішні атрибути звіту. Ввести ім’я створюваного звіту і визначити подальший режим: перегляд чи конструктор.

Мастер отчетов допомагає визначити інформацію, що відображається у звіті, і задати стиль форматування, що визначає зовнішній вигляд звіту. На відміну від Мастера автоотчета, Мастер отчетов дозволяє обрати конкретні поля, що входять у звіт. Крім того, Мастер запам’ятовує установлені раніше стиль форматування й атрибути оформлення, що дозволяє швидше проходити діалогові вікна з вже обраними параметрами.

Розробка звіту в режимі Конструктор

Для створення нового звіту за допомогою конструктора необхідно на вкладинці Отчеты натиснути кнопку Создать, вказати режим створення – Конструктор та зі списку вибрати Источник данных – таблицю або запит. Для доопрацювання вже існуючого звіту на вкладинці Отчет його необхідно виділити та натиснути кнопку Конструктор.

Звіт складається з:

Заголовок звіту – виводиться у верхній частині першої сторінки звіту.

Верхній колонтитул – виводиться у верхній частині кожної сторінки звіту.

Заголовок групи – виводиться на початку кожної групи записів.

Область даних – використовується для відображення інформації з полів запису.

Примітка групи – виводиться у кінці кожної групи записів.

Нижній колонтитул – виводиться в нижній частині кожної сторінки звіту.

Примітка звіту – виводиться у нижній частині останньої сторінки звіту.

Визначити спосіб сортування полів, згрупувати записи за певним полем та додати розділи Заголовок группы та Примечание группы можна у вікні Конструктора звітів за допомогою кнопки Сортировка и группировка на панелі інструментів. Основними елементами звіту є дані з полів таблиць, пояснювальний текст, розрахунки над даними з полів одного запису та підсумкові розрахунки над полями групи записів.

Конструювання звіту виконують за допомогою кнопок панелі елементів керування та перелік полів звіту.