49.Персональный комп в современном делопроизводстве. 52.Автоматизация процессов доу

в последние годы все больше орг. Приходит к необходимости автоматизации работы с документами. Особенно этот процесс ускорился с приятием в январе 2002г. № 1-ФЗ «об электронной цифровой подписи» , существенно расширяющего сферу применения документов в электронной форме, и постановления правительства РФ от 28 января 2002г. №65 «о федеральной целевой программе «электронная Россия (2002-2010гг.)», предусматривающей «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами , органами гос. Власти и органами местного самоуправления». Основная часть всей работы по автоматизации доу – это функционирование системы.Например: в системе регистрации и контроля исполнения документов должно быть все детально описано:Какие сведения о документе будут вводиться в систему, какие поля карточки будут заполняться автоматом, а какие выбором значений из справочника, а какие – вручную

Автоматизированная система делопроизводства учреждения , предприятия ,фирмы, холдинга, корпорации должна строиться на основе существующих схем работы с документами и, конечно же, в целях достижения наилучших результатов. Обычно система автоматизации делопроизводства состоит из нескольких частей, каждая из которых может устанавливаться отдельно:Система регистрации документов и контроля исполнения;Система организации движения документов внутри орг. ;Система архивного хранения документов.Работник ответственный за делопроизводство , играет основную роль в разработке тех. Задания для составления программы, так как именно эта служба и будет главным пользователем программы. От того, на сколько грамотно будет составлено тех. Задание , во многом зависят результаты автоматизации делопроизводства..

50. Языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств.Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.)

51.Правила и порядок тиражирования документов

Тиранжирование-доступный и быстрый способ размножения оригинального док-та.Оно широко распр.с 80-х годов.Тиранжирование на ризографе примен.для размножения текстов док-в.Главная проблема тиранжирования на ризографе-хорошее кач-во текста,но плохое-картинок.Также возможно тиражирование на копированном устройсте,типо ксерокса.Итогда информацию записывают на CD,а потом тиражируют.Получившееся в процессе тирожирования док-ты,явл копиями основного.

53.Документация по личному составу (кадровая документация)- личные дела- карточки учета личного состава- трудовые книжки- приказы по личному составу- заявления- контракты и др.

Приказы по личному составу.Составляются отдельно от приказов по общим вопросам. В приказах по Л.С. констатирующая часть может отсутствовать. Постановляющая часть делится на пункты. Каждый пункт начинается глаголом, обозначающим действие: принять, перевести, уволить, сократить, освободить, направить, объявить; затем указывается ФИО лица, о котором издается приказ, его должность, структурная часть, куда он назначается. Затем дается основание.Изложение приказов должно быть единообразным. Целесообразней издавать приказы по одному вопросу.Приказы по Л.С. оформляются на бланках.Дата приказа присваивается лицом его подписавшим.К номеру приказа добавляется знак К, ОК, ЛС, Р.Приказы хранятся 75 лет.

Заявление.Передаются руководителю для принятие решения. Положительное решение выражается резолюцией о зачислении.Заявление с резолюцией служит основанием для издания приказа о назначении сотрудника на должность.

Трудовая книжка.Т.К. ведут на всех рабочих и служащих, проработавших свыше пяти дней, в том числе сезонных и временных работников.Прием без Т.К. не допускается.В Т.К. вносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрения и награждения.

54.Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

ведение личного дела работника не является обязательным.

личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

внутренняя опись документов дела;

анкета или личный листок по учету кадров;

дополнение к личному листку по учету кадров;

автобиография (резюме);

копия документа об образовании, копия трудового договора;

копия приказа о приеме на работу;

копии приказов о переводе;

документы, подтверждающие изменения анкетно - биографических данных;

аттестационные документы;

представления к переводам;

копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;

другие характеризующие работника документы.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник,

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел»,

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение,

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве.

55.Оформление трудового договора. Трудовой договор- это один из док-тов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. В соответ. со ст. 16 ТК между работником и работодателем заключается трудовой договор. Опр-е трудового договора дается в ст. 56. Содержание договора определено ТК РФ подробно. В договоре указываются Ф.И.О. работника и работодателя. В условиях договора должно быть указано: место работы(с названием структур.подраздел.); дата начала работы; наименование должности, специалность, профессия; права и обязанности работника; права и обязанности работодателя; режим труда и отдыха; условия оплаты труда; виды и условия соц.страхования.

56. Оформление заявления. Заявление передаётся руководителю для принятия решения. Положительное решение выражается резолюцией о зачислении. Заявление с резолюцией служит основанием для издания приказа о назначении сотрудника на должность.

57. Трудовые книжки : выдача, оформление, хранение. Трудовые книжки ведут на всех рабочих и служащих проработавших больше 5 дней, в том числе сезонных и временных работников. Приём на работу без трудовой книжки не допускается. В трудовую книжку вносится:

58. ЕГСД - нормативный документ "Единая Государственная Система Делопроизводства", который представляет собой описание правил (стандарт) ведения делопроизводства в РФ. Первая часть основных положений ЕГСД посвящена методике и технике работы с документами. В ней формулируются требования и рекомендации по вопросам подготовки служебных документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и их группировки в дела. К существенным моментам этой части относятся положения, устанавливающие порядок подготовки и издания организационно-распорядительной документации; правила унификации, трафаретизации и способы оптимальной организации прохождения документов; методику создания карточной формы учетно-справочного аппарата; применение перфокарт и перфолент для контроля за исполнением документов. Вторая часть основных положений ЕГСД посвящена организации труда делопроизводственного персонала. В нее включены рекомендации, обеспечивающие построение и функционирование делопроизводственных служб, исчисление их штатной положенности, нормирование документационных работ, а также требования к должностному составу и условиям труда работников. Третья часть (раздел 9) ЕГСД излагает рекомендации в области механизации труда, подчеркивая необходимость последовательно применять технические средства на тех участках работы с документами, где возможна и необходима механизация процессов. Именно комплексное решение в сочетании с дифференцированным подходом к внедрению техники (в зависимости от объема документооборота) способно повысить управленческий и экономический эффект деятельности учреждений, организаций и предприятий.

59. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях иобщественных организация. ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные,отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.