44.Систематизация отдельных категорий документов

Документы колегий группируються в 2 дело.1.Протоколы и решение колегии2.Документы к заседанию колегии.(повестка дня,доклады,справки,заключение,проекты решений и д.р).Протоколы распологаються в деле в хларонологическом порядке и по номерам.Приказы по личному составугруппируються отдельно от приказов по основной деятельности.(в хланорологическом порядке)и по номерам.планы,отчеты группируються отдельно от проектов этих документов.

45.Подготовка документов к последующему хранению и использованию

1.Экспертизу научной и практической ценностей документов.2.Оформление дел.3.Описание дел.4.Обеспечение сохраностей документов.5.Передача дел в архив учреждения

Экспертиза ценностей документов-это определение политическогонародно-хозяйственного,социально-культурного и иного значение документов в целях их отбора на храниние и установление сроков хранение.Эцд определяеться экспертной комиссии,которая назначаеться руководителям учреждения в составе 3х и 5 человек.Экспертная комиссия:1.Рассматривает проекты номенклатур дел.2.Организует ежегодный отбор документов.3.Рассматривает опись на дело постоянного хранинея для передаче в архив и опись на дела по личному составу.4.Рассматривает акты об выделение уничтожению дел,не подлежащих дальнейшего хранения.Заседания ЭК протоколируеться решение утверждаеться руководителям предприятния.

46.Оформление дел

Включает в себя комплекс работ по описанию дело на обложки,брушюровки,номерация листов,и составление заверительной надписи.Дела подшиваються в твердую обложку,листы номеруються,в конце дела на отдельном листе ставиться заверительная надпись.Дела временного хранение до 10 лет,не подшиваються,листы не номеруються,учёт введеться по номенклатуре дел.В начале дела помещаеться внутреняя опись документов,которая содержиться:-индекс документа.-краткое содержание.-дата.-номер листа в деле.Оформляеться в соответствии ГОСТ:Обложка дел.-название выше старшего учреждения.-название документаПример:приказ №1-№199.протоколы№1-№84.-дата начало и окончание тома,-количество листов в деле,-номер дело по описи,-номер описи и номер фонда,-надписи тушью или светостойкими

47.Передача дел в архив учреждения

В архив задаються дела через год,после завершение их в делопроизводства структурных подразделений.Архив принимает дела по описи и номенклатурных дел.Вместе с делами в архив передаються регистрациоонные карточки на документы.В архиве учреждения дела храняться (с 5 до 15 лет).Материальные по личному составу храняться(до 40 лет).Записи актов гражданского состояния(75 лет).Затем документы подлежащие государственному хранинию передаються из архива учреждения в государство архив.

48. Оргтехника

(организационная техника), комплекс технических средств для подготовки документов (например, пишущие машины), их копирования (например, светокопировальные аппараты, электрофотографические аппараты), обработки, хранения и автоматического поиска (например, механизированные картотеки, поисковые системы), для чертёжных работ (например, чертёжные приборы, штриховальный прибор) и счётных операций (например, электронные микрокалькуляторы, микро-ЭВМ), внутриучрежденческой связи и др., используемых в целях механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.