2. Методика управления коммуникациями на совещании

Совещание – это важнейшая форма установления взаимодействия при выполнении производственных задач.

Итог по результатам проведенного совещания. На совещании присутствуют только те, кто заинтересован в проблеме. Роли должны быть точно распределены.

Цели совещания:

1. Проводятся с целью получения информации для принятия качественных управленческих решений

2. Проводятся для выработки общих позиций участников по сложному профессиональному вопросу

3. Для мобилизации усилий сотрудников в целях успешного решения проблемы

Для достижения этих целей необходимо:

1. Четкая формулировка повестки дня (задача руководителя)

2. Четкое установление характера взаимодействия участников (задача руководителя)

3. Установление последовательности рассматриваемых вопросов

4. Заранее дать поручение тем, кто будет готовить доклады по отдельным вопросам

5. Руководитель должен убедиться лично, что все участники ознакомлены с повесткой дня и временем проведения совещания

6. Подготовка документов и необходимых технических средств

Руководитель совещания выступает одновременно как генератор идей и как пример сдержанности и рассудительности.

Основные этапы совещания:

1. Подготовительный: представление цели совещания, регламента его проведения, оценка настроя присутствующих и приведение их к активности

2. Повестка дня: руководитель сообщает главную информацию, порядок рассмотрения вопросов, их важность, и возможные результаты совещания

3. Конкретизация деталей: предоставляется слово участникам (докладчикам), высказываются мнения, могут проводиться промежуточные дискуссии (или одна общая в конце). Задача руководителя на данном этапе – поддержка дисциплины, контроль времени, исключение второстепенных вопросов. После каждого доклада руководитель должен приводить промежуточный итог.

4. Заключительный этап: анализ хода совещания и подведение итогов, фиксирование заданий и их сроков

3. Коммуникации в ходе переговоров

Переговоры – это одна из важнейших форм внешних коммуникаций.

Подготовка к переговорам зависит от

• Предмета обсуждения

• Положения участников (уровня)

• Важности партнерства

• Долгосрочности взаимоотношений с партнером

• Объема планируемой сделки

Переговоры могут проводиться руководителем или одним из компетентных сотрудников, но переговоры от имени компании всегда ведет только один человек.

Выделяют три типа переговоров:

1. Переговоры о намерениях сторон

2. Технико-экономические переговоры

3. Коммерческие переговоры (по заключению торгового контракта)

Типы переговорных стратегий:

1. Английский подход – это поиск и выдвижение встречных интересов

2. Немецкий подход – когда каждая из сторон старается найти слабый момент в аргументах оппонента

3. Японский подход (восточных подход затягивания)

Стадии переговоров:

1. Предварительная: носит ознакомительный характер, включает сбор информации (обзор) обстановки на рынке, поиск возможных партнеров, установление предварительных контактов

2. Начальная: на этой стадии переговоры ведутся с несколькими компаниями одновременно так, как будто именно сними и будет заключен контракт (установление доверия)

3. Основная стадия (самая напряженная сложная и продолжительная): после выбора партнера и прекращения переговоров с другими компании садятся за стол переговоров для решения принципиальных вопросов, которые составят основу будущего контракта: предмет контракта, роки и условия выполнения, установление ответственности сторон. На этой стадии определяются основные принципы ведения переговоров: конкретность и выполнимость обязательств, установление пограничных условий, четкая аргументация сторон и логическое обоснование своих позиций.

4. Заключительная стадия: окончательное оформление результатов переговоров, утверждение текста контракта, согласование процедуры подписи и подписание контракта

В ходе сложных и длительных переговоров по завершении каждого раунда (встречи) составляются записи-резюме (отчеты), которые подшиваются в досье контракта. Параллельно готовится справка о компании-партнере и ее представителях, которая содержит сведения: о характере и объеме деятельности фирмы, о заинтересованности фирмы в долгосрочном сотрудничестве, о твердости и уступчивости, проявленной в ходе обсуждения, и о характере ошибок, допущенных в ходе переговоров.

Методы переговоров:

1. «метод колбасы» - информация, предоставляемая партнеру, начинается с тех условий (вкусной части), выгодной для него

2. «метод рамки» определяет, до какого уровня пограничных условий можно уступать

3. «предупредительный метод» аналогичен «методу рамки», но пограничные условия оглашаются в начале переговоров

4. «метод подсказки» - партнеру предлагаются варианты с раскрытием возможного интереса для него