2.8 Подписка документа

Пользователь может подписаться на получение уведомлений об обновлении документа, а также при изменении состояния, если это предусмотрено схемой документооборота. Как только документ будет изменен другим пользователем, подписчику по электронной почте придет соответствующее сообщение. Используя подписку, можно контролировать факт внесения изменений без непосредственного обращения к документу.

При подписке на обновления отслеживаются изменения во всех версиях документа. Подписаться на документ могут пользователи с правами не ниже «Читателя» в папке, где находится документ.

Чтобы подписаться на обновление документа, выполните следующие действия:

• Откройте документ;

• В панели инструментов выберите «Документ → Подписка»;

• В появившейся форме » укажите переходы, при выполнении которых необходимо получать уведомления. Для этого поставьте флажок в поле рядом с названием нужного перехода. Список переходов, при совершении которых можно получать уведомления, определяется администратором системы в свойствах категории и может быть вообще пуст.

• Поставьте флажок в поле «Получать уведомления об изменениях в документе», если хотите получать уведомления каждый раз, как только документ будет изменен, а сделанные изменения сохранены.

• Нажмите кнопку «Подписаться».

После выполнения этих действий по электронной почте вам будут приходить сообщения при указанных изменениях документа.

Для просмотра содержания документа щелкните на верхней ссылке.

Чтобы отказаться от дальнейшего получения уведомлений об обновлении этого документа, щелкните «мышью» по нижней ссылке. После этого откроется форма отказа от подписки. Для отказа от подписки нажмите кнопку «Отписаться».

2.9. Типы заданий в системе

NauDoc позволяет автоматизировать операции, связанные с контролем исполнительской деятельности сотрудников, работающих с электронными документами. Процедура контроля исполнения реализуется с помощью входящих и исходящих заданий. Для пользователя входящими являются задания, назначенные ему другими пользователями; исходящими – задания, которые пользователь сам назначил другим пользователям. Такими заданиями могут быть, например, запросы на согласование документа или просьба ознакомиться с некоторой информацией.

В число операций, автоматизируемых системой NauDoc, входят:

• уведомление участников задания о событиях, имеющих отношение к заданию;

• напоминание о приближении сроков исполнения;

• представление различной статистики по заданиям;

• формирование отчетов и т.д.

Есть возможность назначать задания по определенному документу, который требует рассмотрения, доработки или согласования, или без привязки к определенному документу. В первом случае задание называется заданием по документу, во втором – просто заданием.

В системе существует 5 типов заданий:

• Директива. Этот тип заданий является основным и используется для передачи

поручений руководителя его подчиненным;

• Запрос. Используется при согласовании содержания документа с другими

пользователями;

• Запрос на подпись. Используется для получения подписи ответственного лица;

• Информация. Служит для доведения информации до определенного круга

пользователей;

• Запрос на публикацию. Используется для публикации документа на сайте.