Создание запросов
О создании запросов уже говорилось в разделе 2.3, но там мы ограничивались случаем выборки данных из одной таблицы.
Запрос на выборку и другие подобные запросы записывается на языке SQL и должен содержать:
А) Указание СУБД объединять данные из тех записей двух таблиц, которые пользователь считает связанными. То есть это указание СУБД какие поля двух таблиц следует считать полями связи. В разделе «2.2. Реляционные БД, определение и основные понятия» это называлось заданием связи между двумя таблицами. Если пользователь задает связь, не используя язык SQL (раздел 3.4), Access все равно генерирует соответствующее указание на этом языке.
Б) Указания, из каких полей нужно отбирать данные, и каким условиям должны удовлетворять отбираемые значения полей.
Пример – запрос на выборку из таблиц «Жители» и «Машины» данных о марках автомашин Кулева Ивана Ивановича записывается так:
SELECT жители.ФИО, машины.марка
FROM жители LEFT JOIN машины ON жители.ФИО = машины.ФИО
WHERE (((жители.ФИО)="Кулев Иван Иванович"));
Во второй строке задаются поля связи, то есть «ФИО», и указывается, что «Жители» – главная таблица. В третьей строке задано условие отбора: в главной таблице «ФИО»= "Кулев Иван Иванович".
В последующих разделах будет разбираться упрощенный способ создания запросов, не требующий явного использования языка SQL. Вместо указаний на SQL, описанных в пункте А, пользователь задает связи между таблицами с помощью простых манипуляций в окне «Схема связей». Вместо указаний на SQL, рассмотренных в пункте Б, условия на отбираемые поля задаются путем заполнения бланка, предоставляемого «Конструктором запросов».
3.2. Общая схема работы с Access
Начало работы с Access – это следующие два шага:
1. Открытие Access.
При открытии Access появляется меню, с помощью которого можно:
а) открыть уже имеющуюся БД;
б) создать новую БД с помощью «Мастера», то есть, используя один из шаблонов;
в) создать БД «самостоятельно».
Будем считать, что выбран третий вариант. Тогда СУБД предложит дать БД имя и выбрать папку для сохранения файла.
2. Выбор объекта и выбор режима его создания
После выполнения пункта 1, появляется окно приложения Access и в нем –окно БД (рисунок 9). Оба окна имеют панели инструментов (ПИ). В меню (I) выбирается создаваемый объект. С помощью ПИ (III) и меню (II) выбирается способ его создания (ПИ (III) и меню (II) во многом дублируют друг друга).
Первые пять указанных в меню (I) объектов можно создавать с помощью «Мастера», то есть с помощью шаблонов. Этот способ сводится к заполнению готовых бланков. Другой путь – создание объекта пользователем «самостоятельно». Обычно это делается в режиме «Конструктора».
Редактирование объектов также производится в режиме «Конструктора».
На любом этапе работы с объектом можно отдать команду на сохранение БД (Файл, Сохранить как или кнопка «Сохранить»). Напомним, что все объекты БД (то есть, попросту, сама БД) сохраняются в одном файле. Другими словами, это один отдельный документ.
Отметим, что кроме окна БД в окне приложения Access могут располагаться окна других объектов: окна таблиц (нескольких сразу), окна запросов и так далее. Окно таблицы может при этом быть либо в режиме занесения данных, либо в режиме создания структуры таблицы (далее будет разбираться режим создания структуры таблицы с помощью Конструктора). Структуру таблицы будем иногда называть макетом таблицы.
Рис. 9