Обмен данными с Ms Excel

Перенос таблицы в Ms Excel (экспорт таблицы) нужен, например, для вычислительной обработки данных. Ход работы: указать имя таблицы в окне БД, Сервис, Связи с Office, Анализ в MS Excel.

Возможна обратная операция: таблицу Excel можно добавить в число таблиц некоторой БД Access. При этом таблица Excel должна иметь вид базы данных Excel, то есть удовлетворять следующим требованиям: заголовки занимают одну строку, нет пустых записей, в столбцах находятся данные одного типа, импортируемая таблица отделена от других таблиц пустыми строками и столбцами. Итак, создание новой таблицы в некоторой БД Access с помощью импорта Excel-таблицы:

1. Открыть окно БД Access. Вызвать диалоговое окно «Импорт» командой Файл, Внешние данные, Импорт; задать тип файла «Microsoft Excel», используя кнопку , найти нужную таблицу Excel в схеме внешней памяти, сделать двойной щелчок на значке таблицы.

2. Далее идет пошаговая работа с диалоговым окном «Импорт электронной таблицы». Первые два шаг не представляют затруднений. На 3-м шаге нужно выбрать один из трех вариантов:

• Создать ключевое поле типа «Счетчик» (см. выше одноименный подраздел).

• Сделать одно из полей таблицы ключевым.

• Не создавать ключ.

На последнем шаге новой таблице БД Access дается имя.

3.4. Создание связей между таблицами

С помощью Access создается реляционная база данных, то есть совокупность таблиц, между которыми заданы связи (раздел «2.2. Реляционные БД, определение и основные понятия»). Поле связи, расположенное в подчиненной таблице, называется внешним ключом. Связи задаются с помощью окна «Схема данных», которое должно в итоге принять вид, аналогичный показанному на рисунке 6.

Задание связи между таблицами

1. Закрыть все таблицы. Перейти в окно БД (закрыть все окна, кроме окна БД – например, нажатием клавиш Alt+ F1).

2. Вызвать окно «Схема данных» и заполнить его макетами связываемых таблиц (рисунок 6): кнопкой «Схема данных» на ПИ Access вызвать окно «Добавление таблицы» для отбора таблиц; выполнить отбор с помощью кнопки «Добавить».

3. Для задания связи буксировать имя ключа главной таблицы на поле связи в подчиненной таблице (в случае связи «Один-ко-многим» можно буксировать поле связи подчиненной таблицы, см. раздел 2.2). Если ключ составной, нужно перед буксировкой выделить все его поля, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Далее, то есть после буксировки: включить все три флажка в окне «Изменение связей» (рисунок 11); кнопка «Создать».

Смысл понятия «Обеспечение целостности данных» (и, следовательно, назначение верхнего флажка) разъяснен в разделе «2.2. Реляционные БД, определение и основные понятия». Назначение флажка «Каскадное обновление связанных полей»: после изменения значения ключевого поля главной таблицы автоматически изменится значение этого поля во всех подчиненных таблицах. Пример: жительница сменила фамилию, и ее фамилия изменена в главной таблице «Жители». Если указанный флажок включен, эта фамилия автоматически изменится в подчиненных таблицах «Машины» и «Опрос». Последний, третий, флажок обеспечивает удаление записей в подчиненных таблицах, если удалена соответствующая запись в главной таблице.

Рис. 11

4. Назначение кнопки «Объединение…» – задание указаний по формату таблиц, получаемых с помощью запросов на выборку (раздел «3.5. Создание запросов на выборку»). Эти указания можно дать как при создании связей (до нажатия кнопки «Создать»), так и позже, перед созданием запросов. Мы остановимся на втором варианте работы (раздел 3.5, подраздел «Начало работы»).

Ответьте на КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ к упражнениям 3, 4 (вопросы приведены в конце пособия)

УПРАЖНЕНИЕ 3: создание связей между таблицами

Создайте связи по полю «ФИО» между таблицей «Жители» (это главная таблица!) и подчиненными таблицами «Машины» и «Опрос».

ВОПРОС: почему тип связи с таблицей «Машины» автоматически получился «Один–ко–многим», а с таблицей «Опрос» – «Один-к-Одному»? (Сообщения об этом появлялись в окне «Изменение связей» (рисунок 11)).

Выполните пункт 3 КОНТРОЛЬНОГО ИНДИВИДУАЛЬНОГО ЗАДАНИЯ для своего варианта.

Выполнение каждого этапа (пункта) индивидуального задания защищается по отдельности. При защите этого, третьего, пункта нужно, в частности, ответить на контрольные вопросы к упражнениям 1- 4.