Контрольные вопросы

1. Какая из таблиц будет главной после второго разбиения таблицы «Сотрудники»?

2. Какого типа связь может быть задана между таблицами «Сотрудники» и «Оклад»?

3. Какого типа связь может быть задана между таблицами «Сотрудники» и «Комнаты»?

Задание структуры таблицы в субд

Это начальный этап работы с СУБД, его также можно отнести к проектированию БД. В СУБД для каждой таблицы задаются следующие характеристики:

• имена полей и требования к значениям полей: тип поля, длина поля (максимальное число символов) и так далее;

• задается ключ таблицы;

• задаются поля-индексы (термин поясняется ниже);

• задаются ограничения ссылочной целостности.

Поясним термины «индекс» и «ограничения ссылочной целостности». Для ускорения поиска и сортировки данных одно или два поля в таблице рекомендуется «объявить» индексами [4]. В качестве индексов задаются поля, которые наиболее часто фигурируют в запросах или командах на сортировку. Индекс может состоять из нескольких полей (составной индекс).

При задании параметров таблицы в СУБД Access ключевое поле автоматически становится индексом. Задание других индексов в таблице не является обязательным. Для получения справки Access относительно индексов нужно выбрать раздел «Создание индекса для сортировки и ускорения поиска».

Задание ограничений ссылочной целостности – это задание режима работы СУБД, при котором она следит за поддержкой целостности данных (раздел 2.2).

Упрощенный вариант нормализации таблиц

Вместо составного ключа в любой таблице всегда можно «ввести» простой ключ. Для этого нужно первым полем таблицы сделать поле типа «Счетчик» (подраздел «Типы данных…» раздела 3.3). Дать этому полю имя (например, «Код»). И объявить это поле ключевым. Тогда значениями поля будут номера строк. Причем записи в таблице будут нумероваться автоматически (независимо от того, есть уже в таблице записи или они только начали вводиться). Так как номер записи однозначно ее определяет, номер действительно можно взять за ключ.

При использовании «Счетчика» в качестве простого ключа нормализация таблицы упрощается. А именно, не нужно будет выполнять второй этап алгоритма нормализации.

3. Субд Access

3.1. Назначение субд Ms Access. Создание запросов

Ms Access – это система управления реляционными базами данных. Эта СУБД является приложением WINDOWS и входит в пакет Ms Office. В частности, это означает, что:

а) Возможен обмен таблицами между Access и Excel; вставка таблиц Access в документ Word.

б) На основе Access можно создавать приложения, то есть специализированные СУБД, являющиеся приложениями WINDOWS. Это делается с помощью языка программирования VBA 5, 6. Приложения создаются для упрощения работы с СУБД. В частности для того, чтобы с БД мог работать пользователь, не владеющий Access.

С помощью этого приложения создаются следующие объекты:

• таблицы со связями между ними,

• формы,

• запросы,

• отчеты,

• макросы,

• приложения 3-6.

Поясним эти термины.

Назначение запросов рассмотрено выше в разделе «2.3.Работа с СУБД».

Отчет – это запрос, дополненный указаниями относительно формата таблицы-результата и параметров ее распечатки (раздел 3.5).

Access-приложение – создаваемая в среде Access на языке программирования VBA-программа, предназначенная для решения конкретных задач (VBA-приложе­ние). Приложения создаются для удобства работа с БД. При этом можно работать как с таблицами БД, так и с таблицами, полученными с помощью запросов.

Форма – это VBA-приложение, имеющее интерфейс в виде диалогового окна с кнопками, флажками, переключателями и так далее. Для упрощения работы с БД пользователь может создать набор форм. Открывая Access, пользователь получает их в свое распоряжение.

Макрос – это наиболее простой вид VBA-программы. Часто макросы получают упрощенным способом, не применяя язык VBA явным образом (не программируя на этом языке). В этом случае, макрос получают с помощи записи операций, выполняемых пользователем в среде Access.

Макросы и более сложные приложения предназначены для «автоматизации» работы в среде СУБД (более подробно это рассмотрено, например, в [4]).

Все указанные выше объекты СУБД запоминаются в одном файле. Имя файла имеет расширение .mdb. Расширение приписывается автоматически, если имя БД дается в среде Access.

В данном пособии будет разобрано создание таблиц и связей между ними, создание запросов и отчетов. Создание форм, перекрестных запросов и другие операции разобраны в упражнениях пособия [7].